¿Qué es ERP, como ha evolucionado y cuáles son las razones para utilizarlo?

1. ¿Qué es ERP, como ha evolucionado y cuáles son las razones para utilizarlo?

La tendencia en la implantación de sistemas ERP en las organizaciones ha ido en aumento, por lo que el Knou'-hoiv referente al este proceso se considera un elemento valioso y de gran demanda en el mercado. Debido a esto el conocimiento que fluye y se construye en la implementación de estos sistemas se puede considerar como un activo para la empresa.

Ramesh (1998) citado por Alejandra Recio (1998) define un ERP como una "solución de software que trata las necesidades de la empresa tomando el punto de vista de proceso de la organización para alcanzar sus objetivos integrando todas las funciones de la misma". Recio menciona además que un sistema ERP facilita la integración de los sistemas de información de la empresa, ya que cubre todas las áreas funcionales. Los sistemas que integra son bases de datos, aplicaciones, interfaces, herramientas y el Business Process Redesign (BPR).

Entre las razones que menciona Recio de porqué se utilizan estos sistemas están:

a) Lograr la completa integración del negocio a través de los departamentos de una compañía al igual que a través de toda la empresa como un todo.

b) Dar un mejor servicio al cliente.

c) Ser la única solución para mejorar la administración de proyectos.

d) Proporcionar la introducción automática de tecnología de punta.

e) Obtener el Expertise de bases de datos.

f) Brindar versatilidad para apoyar diversos ambientes de manufactura de la industria.

g) Soportar escenarios discretos y de manufactura de procesos.

h) Generar la confianza hacia la empresa que adopta este tipo de sistemas, ya que el sistema ERP está preparado para el cambio de siglo Y2K y es más atractivo que desarrollar una herramienta que cubra con estas demandas.

2. ¿Cuál es su estructura básica y sus características?

El proceso de implantar un sistema se define como la instalación de un sistema físico y las actividades que involucra, tales como el entrenamiento de los operadores del sistema, los desarrolladores y personal de sistemas y los usuarios. (Recio, 1998). El proceso de comunicación, entrenamiento, acuerdos, juntas, minutas y todas las actividades relacionadas con la implantación representan entradas, intercambio, generación y en ocasiones salidas de conocimiento.

Para la implantación de un ERP se requiere:

a) Obtener el compromiso de la administración

b) Formar una fuerza de trabajo con personal de todas las áreas funcionales

c) Tomar en cuenta los requerimientos de hardware

d) Introducir el ERP paso a paso.

e) Tener paciencia, ya que la implantación de un ERP toma tiempo.

3. ¿Cuáles son los beneficios y las desventajas de implantar un sistema ERP?

Para cumplir con una implantación exitosa de un proyecto ERP, se debe lograr que las diferentes áreas o departamentos participen y trabajen de modo colaborativo en la consecución de fines comunes. Por ejemplo, para introducir el módulo de distribución se requiere de la comunicación entre la planta de producción, el almacén y el área de contabilidad. Conseguir el trabajo en conjunto 47 requiere de un cambio de cultura y es en este cambio donde los factores emocionales y de actitudes (aunados a los valores, percepciones, comunicación, reuniones informales y comportamiento normativo) adquieren gran importancia.

En las actividades para el cumplimiento de estos objetivos se encuentran diversos flujos de conocimiento, ya que para lograr la integración se requiere de un proceso de intercambio y construcción de conocimiento. Por ejemplo:

• La integración del negocio a través de los departamentos de la empresa muestra como el conocimiento de cada uno de los departamentos se transmite y comparte hacia los demás departamentos.

• Al obtener el experto se de las bases de datos, el conocimiento almacenado en éstas fluye hacia dentro de la empresa.

4. ¿Cuáles son los factores de éxito y estrategias en la implantación?

Para cumplir con una implantación exitosa de un proyecto ERP, se debe lograr que las diferentes áreas o departamentos participen y trabajen de modo colaborativo en la consecución de fines comunes. Por ejemplo, para introducir el módulo de distribución se requiere de la comunicación entre la planta de producción, el almacén y el área de contabilidad. Conseguir el trabajo en conjunto requiere de un cambio de cultura y es en este cambio donde los factores emocionales y de actitudes (aunados a los valores, percepciones, comunicación, reuniones informales y comportamiento normativo) adquieren gran importancia.

(Plant (1991); Stoner (1995) y Stewart (1992) citados por Treviño (1997) citado por Recio (1998)).

5. Análisis de la información de casos nacionales.

De un universo de cerca de noventa empresas que han implementado sistemas del tipo ERP se extrajo una muestra aleatoria simple formada por 11 empresas, el criterio de elección fue “conveniencia”. Como hipótesis de estudio se plantea si las empresas al implementar sistemas ERP maximizan la integración de áreas funcionales a través de la integración de este software con otras TIC disponibles y si dicha implementación modifican la estructura organizacional. El estudio de la hipótesis de trabajo permite conocer cuál es el nivel presencial de módulos relativos a Contabilidad, Control y Finanzas.

6. ¿Qué variables determinan la decisión de compra?

Se observa que 9 empresas consideran la calidad y los servicios, tanto de soporte y mantención, como las variables definitorias al momento de elegir un sistema ERP. Por el contrario, el precio y los proveedores existentes en el mercado son aspectos poco relevantes para efectos de elegir dónde invertir, las empresas consideran que es necesaria la alta inversión, sin importar cuánto deban pagar por el sistema.

7. ¿Cuáles son los principales objetivos que se persiguen al momento de implantar ERP?

De lograr después de la implementación del ERP, estos grupos son: Objetivos al nivel de toma de decisiones entendida esta como una administración eficiente de la información contable, financiera y de sus operaciones, (Acceso a información confiable, precisa, oportuna, posibilidad de compartir información, integridad de los datos y mejorar el proceso de toma de decisiones). Objetivos al nivel de procesos (Optimización, reducciones de tiempo y de costo y mejorar productividad) y Objetivos al nivel de clientes mejorando el servicio al mismo.

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