Qué es un documento?

P1. ¿Qué es un documento?

Un documento es la Información y su medio de soporte ya sea papel, disco magnético o electrónico, fotografía, etc. Donde se describen información fundamental del sistema.

P2. ¿Por qué crees que se necesita un sistema documentado?

Debido a que el sistema colabora al orden y desarrollo continuo de la compañía, además de brindarle una imagen ideal frente a sus clientes actuales y futuros clientes, dándole soporte a los productos y servicios que se ejecuten.

P3. ¿Cuántos documentos crees que se necesitan en un Sistema?

1. Manual del SGA: Es el documento que describe al sistema, otorga una visión general y es capaz de guiar a la documentación que se va a manejar. Normalmente su contenido lo compone:

• Descripción de la organización y de su actividad

• Normas y documentación de referencia

• Términos y definiciones de interés

• Alcance del sistema

• Política ambiental

• Descripción del SGA

2. Procedimientos: Es el documento que se encarga de determinar las directrices a seguir en el manejo del sistema. Su fin es establecer el objeto y el alcance del proceso dando las indicaciones para llevarlos a cabo.

3. Instrucciones técnicas: Su origen nace de la elaboración de procedimientos, que tienen como fin brindar información de forma detallada para realizar una actividad.

4. Formatos: Son formularios o si es pertinente tablas que se van ejecutando y realizando mientras se desarrolla las actividad, su enfoque se limita con lo propuesto en los procedimientos.

5. Registros: Este documento tiene como fin mostrar los resultados que se obtienen además de dar información referente al grado en el que se encuentra SGA.

6. Documentación auxiliar: Documentación extra que brinda información importante para el SGA y se puede encontrar en documentos como manuales de buenas prácticas, planos, organigramas y diagramas de flujo, etc.

P4. ¿Qué forma deben tener los documentos?

Los documentos pueden estar elaborados en cualquier tipo de formato ya sea papel, medio electrónico, fotografías, carteles, estos documentos se pueden integrar con otro tipo de documentación de otros sistemas. Su extensión puede variar dependiendo de la organización donde se maneje

P5. ¿Cómo deberían controlarse los documentos?

Tanto los documentos que la norma ISO 14001 requiere como los que maneja el SGA, se controlan mediante un procedimiento, esto se especifica en el apartado 4.4.5 Control de documentos. Haciendo salvedad a que los registros normalmente se controlan mediante un procedimiento de gestión específica, el cual se delimita en el punto 4.5.4 Control delos registros.

Se pueden manejar métodos como elaborar un modelo para cada documento que este conformado por:

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