RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DE LA EMPRESA PANIFICADORA “MAXI PAN”

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

DE LA EMPRESA PANIFICADORA “MAXI PAN”

En fecha 27 de marzo del presente se realizó la visita al señor Marco Cuevas Bustamante Gerente Propietario de la empresa panificadora “MAXI PAN” para tener un primer contacto para explicar el propósito de nuestro trabajo. En esta primera reunión se le pidió que llenase el Formulario de Solicitud de Sistema de Información, requisito básico para poder iniciar con nuestro proyecto, luego del llenado del formulario nos informó que por ser una empresa de reciente creación los problemas que tienen en su empresa son muchos y variados, dentro de los muchos problemas que nos señaló, uno en particular sería el más imperativo de atender, ese era el del control de sus almacenes, los cuales nos mencionó que se encontraba muy desorganizados. Tras esa primera reunión y haber recabado esa información se coordinó para tener una segunda reunión una semana después, para poder profundizar en los detalles de los problemas que tenía con la información de sus almacenes. Con el primer contacto y el llenado del formulario dimos por terminando la primera fase del proyecto.

La semana siguiente en fecha 4 de abril y cumpliendo con nuestro cronograma se realizó la segunda visita a la empresa “MAXI PAN”, donde el Gerente Propietario nos brindó mayor información, en parte respondiendo a preguntas prediseñadas por nosotros y en parte en una charla informal, pudimos recabar la siguiente información con relación al área de almacenes:

• El registro de la materia prima que reciben de sus proveedores lo hacen en una Nota de Ingreso que está impresa y el llenado es de manera manuscrita, además de esta Nota se hace un respaldo de estos ingresos en un Cuaderno que se lo llena en simultaneo con la nota antes descrita para que luego la materia prima sea almacenada en un almacén. (Ver Documentos Anexos).
• Para el registro de su producto terminado se lo realiza en base a una Hoja de Control de Producción, la cual también es llenada de forma manuscrita, esta hoja contiene la cantidad de producto que se elabora en los tres turnos que cumplen, además de la cantidad de material que se da para elaborar cada producto según cada receta y también la cantidad de producto finalizado. (Ver Documentos Anexos).
• Se observó también que tienen un Registro que se lo hace una vez el producto este embolsado para posteriormente llevarlo al almacén de Producto Finalizado, esta demás decir que este registro también lo hacen en forma manuscrita. (Ver Documentos Anexos).
• La empresa cuenta con una Planilla de Entrega, la cual también es llenada de forma manuscrita, esta planilla la utilizan para registrar la cantidad de producto que sale de almacén y es entregado a las movilidades de los vendedores (choferes). (Ver Documentos Anexos).
• Toda esta documentación no cuenta con numeración para un registro apropiado, y menos aún un archivo de todas las hojas manuscritas.

Para finalizar, nos mostró el “sistema” que actualmente usa la empresa para controlar su producción, dicho sistema está elaborado en Hojas de Cálculo Excel, por lo que el sistema es de aspecto y funcionamiento rustico el cual provoca perdida de información, nos comentó también que le generaba muchos errores, razón por la cual no era actualizada la información que contenían estas hojas, y que solo las usaban para generar cálculos rápidos de los ingredientes en las recetas y para algunos cálculos de las salidas de sus productos.

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