RELATORIA Manual para la creación de empresas.

RELATORIA

En el capítulo cinco “Estructura Organizacional”, del libro Manual para la creación de empresas, el autor Carlos Julio Galindo Ruiz, manifiesta y deja clara  la importancia de las organizaciones, ya que la administración gira entorno a ellas y se interrelaciona y depende directamente de los otros elementos que enmarcan el proceso administrativo (planeación, control y dirección). Según Strategor: (1988) La estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad (Champagnat, 2002) y Mintzberg (1984) La estructura organizacional es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas (Champagnat, 2002). Por ello, Galindo hace énfasis en el aspecto del ambiente organizacional, el cual es uno de los grandes pilares de este concepto. Las personas que componen estas estructuras son las encargadas de llevar a cabo la consecución de los objetivos y metas, cada persona cumple un papel sustancial, acompañados de una serie de responsabilidades y funciones, que se dividen en cargos y se posicionan en un organigrama, donde se especifican tareas, atribuciones y funciones de cada empleado.  Como lo define Jack Fleitman, el organigrama es la “representación gráfica de la estructura orgánica que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que integran la empresa, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y de asesoría" (Thompson, 2007)

Cada organización posee un modelo para poder funcionar, el cual está ligado al modo de vida, a la relación diaria de los empleados entre sí, que se enmarca en los valores, creencias, necesidades, deseos y ambiciones; por esto, el autor nombra cuatro importantes cambios que optimizaran y volverán más eficaz a una organización, como lo son los cambios estructurales, están directamente relacionados con los niveles jerárquicos, el cambio tecnológico, el cual afecta el nivel productivo, por otro lado el cambio de productos o servicios que se vincula al volumen y calidad del producto, y por último el cambio cultural ligado al comportamiento; todos estos cambios no son aislados y se afectan entre sí.

Como Galindo Ruiz explica, “ es necesario que las personas que pertenecen a una organización, interactúen con el fin de lograr los objetivos propuestos” (Ruiz, 2006) Por ello el proceso de contratación de personal es primordial y se debe tener sumo cuidado, y se deben seguir unos pasos necesarios, como lo son el reclutamiento que puede ser interno o externo, la selección de personal donde se filtra por perfil, la contratación donde el trabajador se debe adaptar para obtener beneficios. A esto va estrechamente ligado la descripción del cargo, donde se especifican tareas o funciones, periodicidad, métodos y objetivos que se deben cumplir; para ello se implementa el manual de funciones, el cual como dice Graham Kellog, “El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo.” (Andrew, 2008), aquí se expresaran todas aquellas actividades que debe desarrollar el trabajador, sus responsabilidades y nivel de interacción, aquí se estudian las capacidades sociológicas, físicas y aptitudes para un cargo.

Para cerrar este ciclo, se debe realizar una evaluación de desempeño, que según Galindo “Es un sistema de evaluación que se emplea para medir el grado de eficiencia, eficacia y efectividad que tiene un trabajador en el desempeño de un cargo” (Ruiz, 2006), esto también permite evaluar comportamiento, roles, actitudes, motivación, desaprovechamiento etc. Para realizar esta evaluación se tendrán en cuenta algunos aspectos como son la producción, la calidad, los conocimientos de su trabajo, la colaboración, la creatividad y la asimilación de situaciones inesperadas.

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