Resumen Cartilla De Ordenacion

RESUMEN:

“Ordenación Documental, Foliación en Archivos, Formato Único de Inventarios Documental”

Tabla de contenido

Página

Introducción 3

I. Los Procesos de Ordenación Documental 4

¿Hasta dónde llega la clasificación? 4

¿Dónde comienza la ordenación? 5

El Proceso de Ordenación 5

1. El Principio de Orden Original 5

Los Manuales de Procedimientos 6

2. Sistemas de Ordenación 6

Sistemas de ordenación numéricos 7

Sistemas de ordenación alfabéticos 7 La Serie Documental 9

Series con unidades documentales 9

Series con unidades documentales complejas 10

Subseries documentales 10

Unidad documental – Tipo documental 11

El Expediente 11

Ordenación del expediente 11

3. Foliación 14

II. Foliación en Archivos 14

Definiciones 14

Requisitos 14

Materiales 15

Procedimientos 15

III. Formato Único de Inventario Documental 18

Conclusiones 21

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene como propósito dar a conocer en forma resumida los diferentes procesos de ordenación documental dentro del marco de la organización archivística.

El trabajo aborda dos capítulos en el primer capítulo se revisara los “procesos de organización archivísticos” y dentro de este tema se revisara la importancia que tiene el “proceso de ordenación” en su relación con el “proceso de clasificación” que le antecede y con el “proceso de descripción” que le precede; también veremos el principio de Orden Original en el cual se enmarcaran y se reflexionara la incidencia que tienen los Manuales de Procedimientos. Dentro de la s instituciones, también veremos Los diferentes sistemas de ordenación que existen dentro de la archivística y seguidamente hare énfasis en el tema de la Serie documental, con unidades documentales simples y las complejas.

En el segundo capítulo revisaremos el proceso de foliación desde el punto de vista como instrumento indispensable en el control y para dar algunas recomendaciones generales sobre la foliciación de los diferentes documentos de un archivo.

Y ya para finalizar en el tercer capítulo encontraremos el formato único de inventario documental, sus instrucciones para el diligenciamiento de este.

I. LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN

Se clasifican en tres:

1. Clasificación: Es la operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización.

2. Ordenación: Es la operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación.

3. Descripción: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permiten su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión y para la investigación

Se puede decir que la organización es un resultado, producto de realizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificación y, en seguida, la ordenación. Si no se dan los procesos de manera complementaria se debe afirmar que no hay una adecuada organización, pues se pueden tener o custodiar archivos bien clasificados pero mal ordenados.

No solo se comprueba examinando físicamente los documentos, ésta también se puede y se debe- observar o representar en instrumentos de control (Inventarios, Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental) o en instrumentos de consulta (Guías, Catálogos). En tales instrumentos se puede apreciar la coherencia y confiabilidad de los procesos de organización.

¿Hasta dónde llega la clasificación?

Este proceso comienza determinando la agrupación documental más grande “fondo” y finaliza determinando las más pequeñas “series documentales con los tipos documentales que la conforman”. Para lograr la conformación de series, el proceso de clasificación procede determinando, en primer lugar, las unidades administrativas y, en segundo lugar, las funciones que éstas deben cumplir. En este orden de ideas, el final del proceso de clasificación es la conformación de las series o subseries si es el caso, las cuales pertenecen a una unidad administrativa ubicada en una estructura institucional, que a su vez ejecuta funciones asignadas.

La clasificación no determina cómo deben arreglarse los documentos dentro de cada una de las agrupaciones documentales, sencillamente dice cuáles son los de cada unidad administrativa, cada función y cada serie.

¿Dónde comienza la ordenación?

Se puede decir que la ordenación comienza donde ha terminado la clasificación, es decir, se aplica a las series documentales. Es cierto que se pueden tener series bien clasificadas, también es cierto que ellas pueden estar desorganizadas internamente, es decir, sin una secuencia determinada, sin una relación recíproca de sus partes. Es como tener todas las piezas necesarias de un mecanismo, pero sin ensamblar, sin conexiones.

la clasificación relaciona grupos documentales entre sí en tanto que la ordenación relaciona las unidades documentales simples o complejas entre si y pertenecientes a una misma serie.

Si la clasificación hace referencia a la estructura documental, la ordenación hace referencia a la secuencia, a las relaciones de causa-efecto, continuidad e interdependencia entre los documentos en una serie.

EL PROCESO DE ORDENACIÓN

La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos, y no solo es una disposición física coherente de documentos, también es el testimonio de la gestión, de los trámites que dieron origen a tales documentos, pues refleja la dinámica administrativa (movimientos en el tiempo).

Con este proceso archivístico se contribuye en primer lugar, a la organización

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