Resumen sobre los pasos a seguir en el proceso de toma de decisiones.

Introducción

La toma de decisiones es el proceso sistemático a través del cual se selecciona entre varias alternativas el curso de acción óptimo. Una de las responsabilidades más importantes del directivo es la toma de decisiones. De la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de la organización.

El objetivo general del desempeño de toda organización es el de Crear Valor Económico, y es por lo tanto el objetivo último global que debe lograr toda decisión gerencial. Las malas decisiones destruyen valor y es más notorio es organizaciones pequeñas que cuentan con menos capacidades acumuladas para soportar un perdida en el valor económico. Los buenos negocios que crean valor son el resultado de buenas decisiones y el uso eficiente y efectivo de los recursos y capacidades.

El análisis de decisiones sustenta todas las funciones directivas. Nada de lo que un directivo hace es más importante que el uso de la mejor información disponible para tomar buenas decisiones. El daño causado a una organización por una decisión básicamente desacertada no puede ser evitado ni por la más cuidadosa planificación ni por una implementación básica.

Para que un gerente puede realizar una decisión es indispensable que sigua rigurosamente las etapas de la toma de decisiones, esto para garantizar que la elección de la alternativa ha sido la correcta. Sin importar si una decisión es programada o no y sin importar si se adopta un determinado modelo, normalmente el proceso de una buena decisión consta de seis pasos, los cuales se abordaran en el presente documento describiéndolas, lo anterior para lograr comprender su enorme relevancia en el proceso administrativo de cualquier empresa.

Como hemos dicho anteriormente el proceso de toma de decisiones, contiene 6 etapas indispensables a seguir para que un gerente pueda tomar la alternativa idónea. Estos pasos se resumen en la siguiente Imagen:

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Reconocimiento de la Necesidad de una Decisión.

A los ejecutivos la necesidad de una decisión se les presenta como un problema o una oportunidad. Un problema surge cuando la organización no está cumpliendo con las metas establecidas. Algún aspecto del desempeño es insatisfactorio. Existe una oportunidad cuando los ejecutivos advierten un logro potencial que rebasa las metas actuales. Ven la posibilidad de elevar el desempeño más allá de los niveles del momento.

Descubrir un problema u oportunidad es el primer paso en el proceso de la decisión y exige observar el ambiente interno y externo en busca de asuntos que ameriten la atención. Los ejecutivos estudian el ambiente en torno suyo para determinar si la organización avanza satisfactoriamente hacia las metas.

Parte del reconocimiento proviene de la información de: informes financieros, de informar sobre el desempeño y de otras fuentes cuyo fin es descubrir los problemas antes de que sean demasiado serios. Los ejecutivos también aprovechan las fuentes informales. Hablan con sus colegas, obtienen opiniones de cómo marchan las cosas y buscan consejo para determinar cuáles problemas u oportunidades merecen su atención.

Es difícil reconocer las necesidades de una decisión, porque a menudo significa integrar de una mera novedosa los trozos de información.

Diagnóstico y Análisis de Causas

Una vez que el gerente se ocupa de un problema u oportunidad, hay que entenderlo más a fondo. El diagnóstico es el paso del proceso en que los gerentes analizan los factores causales relacionados con la situación. Se equivocan si se precipitan.

Kepner y Tregoe, que efectuaron investigaciones exhaustivas sobre la toma de decisiones por parte de los ejecutivos, recomiendan formular una serie de preguntas para especificar las causas:

• ¿Qué estado de desequilibrio no afecta?
• ¿Cuándo ocurrió?
• ¿Dónde ocurrió?
• ¿Cómo ocurrió?
• ¿A quién le ocurrió?
• ¿Es urgente el problema?
• ¿Cómo están interconectados los hechos?
• ¿Qué resultado produjo cada actividad?

Las preguntas anteriores sirven para especificar qué sucedió y por qué.

Desarrollo de Alternativas

Una vez reconocidos y analizados el problema u oportunidad, los decisores empiezan a pensar en intervenir. La siguiente etapa consiste en generar soluciones alternas que respondan a las necesidades de la situación. En un estudio se descubrió que la búsqueda de alternativas es la causa primaria de que las decisiones fracasen en las empresas.

En una decisión programada es fácil identificar las alternativas viables y casi siempre ya están contempladas dentro de las reglas. En cambio las decisiones no programadas requieren idear otras opciones que satisfagan sus necesidades. Tratándose de las que se toman en condiciones de gran incertidumbre, los ejecutivos ´pueden dar con una o dos soluciones especiales que sirvan para atender el problema.

Las alternativas son una herramienta que permite atenuar la diferencia entre el desempeño actual y el deseado.

Selección de la Alternativa Deseada

Una vez desarrolladas las alternativas factibles es preciso seleccionar una. Debe escogerse la más prometedora de todas. Y ésta es aquella cuya solución corresponde a las metas y valores generales de la organización y produzca los resultados deseados con el mínimo de recursos. El gerente trata de elegir la que ofrezca menos incertidumbre y riesgo. Procura evaluar las probabilidades de éxito, pues toda decisión entraña cierto grado de riesgo. En condiciones de incertidumbre quizá deba confiar en su intuición y experiencia para estimar si una alternativa tiene probabilidades de éxito. La selección también puede basarse en las metas y valores generales.

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