“SERVICIO DE ASESORÍA Y CONSULTORÍA: ANÁLISIS DE TRABAJO Y EVALUACIÓN ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA GLORIA S.A”

CONSULTORA A

PROPUESTA

TÉCNICA  Y ECONÓMICA

“SERVICIO DE ASESORÍA Y CONSULTORÍA: ANÁLISIS DE TRABAJO Y EVALUACIÓN ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA GLORIA S.A”

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Consultoría Empresarial Especializada

Mayo, 2015

PROPUESTA TÉCNICA

1. OBJETIVOS

1. Objetivo general

Analizar la gestión del personal administrativo de compras, importaciones y exportaciones de la empresa Gloria S.A., observando cuellos de botella y/o reproceso y procesos sobrecargados, que permita identificar alternativas de mejora en el desarrollo de las funciones del área aplicando técnicas  como estudio de tiempos y análisis de cargas de trabajo.

También se pueden analizar aquellas actividades que no agreguen valor.

1. Objetivos Específicos 

• Identificar las diferentes actividades y/o procesos realizados por el personal.
• Estimar el tiempo que los empleados invierten en las diferentes actividades que realizan.
• Realizar un estudio de las metodologías, técnicas y herramientas utilizadas para la   gestión de cargas de trabajo y estudios de tiempo.
• Estimar  el porcentaje de carga de trabajo que tienen los empleados.
• Presentar alternativas de mejora para la distribución del personal en el área y optimizar así la gestión que estos realizan.

Se debe considera el impacto en clientes, empleados y otras áreas de la empresa como son los clientes internos ya que esto puede ocasionar daños en la situación económica, la reducción del personal de manera de considerar el impacto que se iría a tener, enfoque estratégico donde se cuestionan todos aquellos elementos que no aporten valor al negocio, el énfasis está en decidir qué hay qué dejar de hacer o qué hay que hacer de manera diferente.

La involucración y alineación de los empleados con las acciones a tomar varían significativamente según el enfoque adoptado.

Se debe considerar que las personas son el elemento clave y que su comportamiento y actitudes tienen a la larga tanto o más impacto en los costos como las mejoras en sistemas y procesos.

Las personas son el mejor valor de las empresas.

Debemos identificar oportunidades como el redimensionamiento de personal y activos, consolidación y centralización de procesos, reingeniería de procesos, renegociación con proveedores, racionalización de productos y clientes, etc.

1. Consideraciones preliminares:

Foco en cuanto a disponibilidad, conocimientos y orientación a objetivos.

1. Focalización: No orientarse a hacer otras tareas.
2. Objetividad: las relaciones personales, la comodidad personal, las asunciones acumuladas a lo largo de años y el cinismo contribuyen a no identificar las oportunidades de ahorro al 100% y al desgaste del equipo en discusiones para evaluar alternativas.
3. Experiencia y metodología orientada a la implantación de cambios con impacto en resultados y sostenibles en el tiempo.  La gestión del cambio para conseguir que las personas asuman nuevas actitudes y comportamientos y asegurar que sean  sostenibles en el tiempo.
4. Velocidad de implantación: las tareas del día a día acaban asumiendo más protagonismo y se pierde el impulso inicial.
5. Programa de implantación de cambios necesarios para garantizar la continuidad del trabajo en un proceso de reestructuración

Para la medición del trabajo se requiere ejecutar un estudio de tiempos para identificar el tiempo que consume una tarea o actividad,  o cuando se generan retrasos o cuellos de botella, es importante evaluar el proceso administrativo para llegar a la  estandarización  de las actividades y así poder implementar mejoras en los procesos.

1. ALCANCE

La consultoría comprenderá las áreas de Compras Locales, Importaciones y Exportaciones, ubicados en la Oficina principal de la Corporación Gloria, San Isidro.

1. Metodología de Evaluación

1. Cargas de trabajo

 Aplicaremos “el estudio de cargas de trabajo”; porque es el conjunto de técnicas que pueden aplicarse para la medición de trabajos administrativos o tiempos de trabajo en oficinas, y determina la cantidad de personal necesario para la eficiente realización de las tareas derivadas de las funciones asignadas a cada organización.

La finalidad es:

•  Realizar modificaciones en la estructura organizacional o en el área de cargos.

•  Reasignar funciones.

•  Asignar personal a un proceso o a un área.

•  Establecer las necesidades de personal del área.

•  Medir la productividad del talento humano

Podemos medir la carga mental de los puestos de trabajo recurriendo al método de la NASA TLX el cual es un procedimiento de valoración multidimensional que da una puntuación global de carga de trabajo, basada en una media ponderada de las puntuaciones en seis sub escalas, cuyo contenido es el resultado de la investigación dirigida a aislar de forma empírica y a definir los factores que son de relevancia en la experiencia subjetiva de carga de trabajo.

El método de la NASA TLX, establece en primer lugar, la necesidad de definir las fuentes de carga y en segundo lugar establece la valoración de los mismos. El objetivo que se perseguía en su diseño era conseguir una escala sensible a las variaciones dentro y entre tareas, con capacidad de diagnóstico sobre las fuentes de carga y relativamente insensible a las variaciones interpersonales.

Medir los tiempos de cada una de las actividades realizadas, determinar los tiempos estándar y estimar a partir de la cantidad de veces que se repiten las actividades, las cargas de trabajo.

Realizar el análisis de la organización y posteriormente se medir los tiempos de trabajo, se determinan tiempos estándar para medir todas las tareas o trabajos y se establece la dimensión óptima en función  de la carga de trabajo.

1. Metodologías para el estudio de tiempo y cargas laborales  

El objetivo es la estandarización y la asignación de tareas de la mejor manera dentro del área con el fin de obtener beneficios en la parametrización de la descripción de los cargos, y la asignación de actividades y de esta manera lograr en un futuro cercano una utilización óptima del talento humano.  Se analizarán los diferentes cargos dentro de los organigramas enviados.

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