SISTEMAS DE INFORMACIÓN 3 GESTIÓN DE EVENTOS Y ACTIVIDADES EXTRACURRICULARES

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TRABAJO FINAL

SISTEMAS DE INFORMACIÓN 3

GESTIÓN DE EVENTOS Y ACTIVIDADES EXTRACURRICULARES

Integrantes:

Aranguren, Roberto

Budiel, Paolo

Chirinos, Sergio

Malca, Sandro

Romero, Gerson

Rosas, Zack

LA MOLINA - 2016

ÍNDICE

Especificación del proceso Elegido………………………………………………..3

• Facultad de Ingeniería y Arquitectura……………………………………..3
• Misión y Visión……………………………………………………………….3

Proceso Asignado…………………………………………………………………...4

Áreas Involucradas……………………………………………………………….....5

Tabla de Jerarquía del Proceso……………………………………………………6

Mapa de Proceso nivel 1……………………………………………………………6

Primer diagrama de flujo (perteneciente al Avance 1)…………………………..7

Diagrama de flujo Final (diagrama de flujo mejorado)…………………………..9

Fichas de Procesos…………………………………………………………………11

• Gestión de Asistentes………………………………………………………11
• Elaborar Horarios……………………………………………………………12
• Modificar Horarios…………………………………………………………...13
• Gestión de expositores……………………………………………………..14
• Comprar Material……………………………………………………………15
• Entregar Material…………………………………………………………….16
• Gestión de seguimiento y control del evento……………………………..18

Propuesta de Automatización……………………………………………………...19

ESPECIFICACIÓN DEL PROCESO ELEGIDO

Facultad de Ingeniería y Arquitectura

Comienza su historia el 19 de agosto de 1983 con la creación del programa de Ingeniería de Computación y Sistemas en el centro de Lima teniendo su propia sede en La Molina posteriormente en 1989.

La facultad está centrada en la búsqueda y preparación de nuevos profesionales que sean competitivos en el mundo actual con cultura, principios y conocimientos de acorde a sus carreras.

Además de enfocarse en la ciencia y la tecnología que constituye una parte importante para la universidad pues da recursos para la enseñanza y las investigaciones que se puedan realizar.

Misión

"Nos dedicamos a la formación de profesionales competitivos con sólidos valores humanísticos, éticos y morales. Contribuimos a la promoción, desarrollo y difusión de la ciencia, la tecnología y la cultura. Proyectamos nuestra acción a la comunidad, propiciando la construcción de una sociedad moderna, justa y equitativa".

Visión

"Somos una Facultad de la USMP, dedicada a la generación y trasmisión del conocimiento y a la formación de profesionales emprendedores y altamente competitivos en las especialidades de Ingeniería y Arquitectura, capacitados para ser exitosos en la sociedad global y dotados de sólidos valores éticos y humanísticos, promoviendo la investigación aplicada a la solución de los problemas sociales y contribuyendo al desarrollo del País".

PROCESO ASIGNADO

En este trabajo se informará acerca de la “Gestión de Eventos y actividades extracurriculares” de la facultad de Ingeniería y Arquitectura.

Este proceso tiene como alcance a todas las conferencias que se realizan en la facultad, ya sea por invitación de alguna empresa o individuo para algún tema específico o por medio de la solicitud de la empresa que desee exponer y pida la facultad como su medio de exposición. Además debemos mencionar que se incluye al Congreso de tecnología y Arquiforo que se realiza cada año, VISIÓN.

Para definir este proceso se debe mencionar que es un proceso que añadirá un valor agregado a la enseñanza que se da en la facultad por sus docentes, es decir, brindan una oportunidad de obtención de conocimientos mediante conferencias y laboratorios especializados para el interés de sus estudiantes. No puede trabajar solo, pues necesita de recurso como: conferencistas, espacios, alumnado, etc. No proporciona recursos a algún cliente específico ni se encarga de ninguna relación con la gestión del personal, además de que no evalúa ni mide otros procesos, y por último, no formula ni revisa estrategias; con lo que podemos decir certeramente que el tipo de proceso a estudiar es del tipo Operativo.

En este caso, sus límites son internacionales o interdepartamentales, pues la facultad en conjunto trabaja para poder sobrellevar esta gestión, es decir, cada involucrado no está centrado en un solo proceso específico ni una sola función, quizá deba prestarle más atención a una sola actividad, pero puede desenvolverse en otras para mantener un buen desempeño en conjunto.

Si debemos jerarquizarlo estamos hablando de un conjunto de procesos que se llevan a cabo y que deben ser gestionados para un correcto desarrollo de los eventos o actividades extracurriculares que se realicen, con lo que las diversas actividades desempeñadas deben estar englobadas en un proceso general, es decir, la gestión de eventos y actividades extracurriculares vendría a ser un Macroproceso.

Dentro de la “Gestión de eventos y actividades extracurriculares” se realizan eventos, actividades o conferencias ideados por la facultad, por ejemplo VISIÓN, que tiene los siguientes pasos:

1. Se determina en qué día se llevará a cabo el evento.
2. Determinar que empresas o instituciones son las que serán invitadas al evento para que puedan dar conferencias o laboratorios.
3. Comunicar a cada empresa que se desea contar con su presencia el (los) día(s) del evento, se llegará a un acuerdo de palabra.
4. Los representantes de las diversas escuelas indican sus horarios disponibles también para sus presentaciones en el evento.
5. Se indica a grafimedia realizar las invitaciones correspondientes para cada empresa o institución.
6. Coordinar las ceremonias de inauguración y de clausura.
7. Se comienzan a elaborar los horarios según las disponibilidades de los representantes de las escuelas y las empresas o instituciones.
8. Se envía para confirmar los horarios
9. Al estar de acuerdo en los horarios, se procede a publicar el evento en las redes sociales y a la vez por medio de afiches.
10. Se procede a la inscripción del alumnado y otros asistentes.
11. El área de base de Datos se encarga del mantenimiento de los datos de los inscritos.
12. Se genera la lista de los asistentes.
13. Comprar los materiales necesarios para cada asistente al evento. A la vez, se elabora un informe de los materiales comprados.
14.  Se compagina y prepara el material.
15. Se coordina el ambiente para poder entregar los materiales.
16. Coordinar los avisos y señales para indicar el ambiente que se ha habilitado para la entrega de los materiales.
17. Al momento de entregar los materiales se verifica los documentos de identidad (o carné universitario)
18. Luego de la entrega de materiales, se elabora un informe del material entregado.
19. Se coordina con servidesk para el soporte técnico, las revisiones de conexiones eléctricas y la conectividad de la red. Además de ver si los equipos multimedia están operativos.
20. Se elaboran los certificados y folders para los expositores.
21. Revisar avance hasta el momento de todas las actividades.
22. Se coordina el ingreso de los organizadores, expositores e invitados.
23. Se hace un seguimiento de cada exposición.
24. Clausurar el evento.

ÁREAS INVOLUCRADAS

• EPU
• Comité Organizador
• Grafimedia
• Representantes de Escuelas
• Servidesk
• Comité de anfitriones
• Comité de control y entrega de materiales
• Mesa de Partes
• Área de base de datos
• Comité de Personal

TABLA DE JERARQUÍA DEL PROCESO

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