SOLICITUD DE EMPELO

Introducción

Este documento se elabora con la finalidad de que la Organización alcance el nivel y las condiciones más óptimas para lograr las metas y objetivos trazados que nos llevaran a cumplir la visión y misión de nuestra Organización.

Para elaborar este documento se tomó en cuenta algunas necesidades y área de oportunidad que se han detectado, así como las situaciones críticas que se han presentado por la falta de un plan estratégico y práctico, a través de dos puntos clave:

1.- Reestructuración en organigrama y áreas de la organización. Se propone la implementación de las áreas funcionales necesarias para cualquier empresa en este ramo que son generalmente consta de al menos 5 áreas básicas de trabajo.

A. Área de Dirección. Encargada de llevar la dirección de la organización así como la supervisión y autorización de todas las actividades que se lleven a cabo en pro de la organización. Al director será a quien se le rinda cuenta de cada una de las áreas de la organización, estará facultado para realizar los cambios en cualquiera de las área si a su parecer es lo mejor para la organización.

B. Área de Administración y Recursos Humanos.

Encargada de elaborar e implementar políticas y procedimientos para el buen funcionamiento de la organización con previa autorización de la Dirección, estará encargada también de supervisar el estado óptimo de la oficina en cuestiones de insumos de cualquier tipo llámese papelería, limpieza o cafetería. También se encargará de todo lo referente al personal, reclutamiento y selección, contratación, manejo de incidencias, procesos administrativos al personal, inducción y capacitación hasta donde su formación dentro de la empresa se lo permita; control, elaboración y manejo de expedientes, en comunicación con el área correspondiente la elaboración de la nómina.

C. Área de Ventas Encargada de atender y buscar clientes potenciales para nuestros productos, es aquí donde se generan nuestros ingresos por lo tanto es responsable de elaborar la planificación, estrategias y metodología de venta, así como desarrollar una fuerza de venta.

D. Área de Ingeniería y Producción (Karla de la Cruz)

Encargada de proporcionar todos los documentos y herramientas en cuanto a planos e información se refiere para abastecer los pedidos de nuestros clientes, encargada también de la supervisión del trabajo en planta (si así lo requiere) o en obra según sea el caso, así como de la supervisión del personal de producción.

E. Área Contable y Financiera. (Berenice Flores)

Encargada de todo el proceso contable y financiero, preparación del paquete contable para enviar al contador, elaboración de balances, justificación de gastos, elaboración de nómina, proyecciones de ingresos y egresos. Responsable del manejo de caja chica así como de pago de impuestos, banca electrónica, facturación, seguimiento de cobro a clientes.

Es importante mencionar que el hecho de definir las áreas de una empresa no significa que cada una opera de manera autónoma o pueda tomar decisiones sin previa autorización de la dirección, de igual manera por la necesidad de nuestra organización sea carga de trabajo o por vacante es importante que todas las área permanezcan en constante comunicación así como cada uno de quienes la integran este enterado y capacitado para asumir la responsabilidad de cubrir un área que por alguna circunstancia este desprovista de jefe de área o encargado.

Por lo tanto cada uno como Jefe o responsable de área está obligado a transmitir el conocimiento y capacitar a las personas que en su caso son aptas para cubrir el puesto durante su ausencia, siendo conscientes que habrá limitantes en información o privilegios otorgados para aquel que cubre el área en cuestión. También debe considerar que una vez que recibe y entrega el área deberá realizar un reporte de las condiciones en que se entrega y recibe, así como resguardar la información más susceptible del área que cubrió y no usarla para beneficio del área a la que pertenece en realidad.

Es importante reiterar que el personal de un área puede proporcionar apoyo a otra área siempre y cuando esta sea necesaria por carga de trabajo siempre y cuando no descuide su área, mas no porque a su percepción la necesite, cualquier apoyo que se brinde será con previo aviso a dirección.

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