Técnico en Asistencia en Organización de Archivos

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE # 6

PROGRAMA: Técnico en Asistencia en Organización de Archivos

CÓDIGO DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN: 134401

NOMBRE DEL PROYECTO: APOYO EN LA GESTIÓN  DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA BASE DE ENTRENAMIENTO DE INFANTERIA DE MARINA COVEÑAS- SUCRE

FASE DEL PROYECTO: Análisis

ACTIVIDAD DEL PROYECTO: Implementar estrategias didácticas de formación que permitan el desarrollo de competencias en el programa de formación.  Asignar puestos de trabajo. Investigar manual de funciones y procedimientos para cada cargo

COMPETENCIA: Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política institucional.

RESULTADOS DE APRENDIZAJE:

Recibir la correspondencia y los documentos producidos por la empresa, teniendo en cuenta el manual de gestión documental, las normas técnicas y las de gestión de la calidad; la legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible.

Despachar los documentos y la correspondencia generados por la empresa, teniendo en cuenta las políticas de la organización, las normas técnicas, las de gestión de la calidad, la legislación vigente, y la tecnología disponible.

Verificar los registros de recibo, despacho y control de los documentos de la organización, de acuerdo con la política institucional y la legislación vigente.

Verificar la aplicación de las normas técnicas colombianas, gramaticales, de sintaxis, la política institucional, y la legislación vigente en los documentos producidos, despachados y en los procedimientos de recibo de documentos

DURACION DE LA GUIA: 30 Horas

2. PRESENTACION

Con el desarrollo de esta guía consolidara sus conocimientos sobre el proceso sistemático para la gestión documental y tendrá una visión general en cuanto al recibo, radicación, registro y despacho de los documentos.

Recuerde que la conservación y preservación de los documentos de gestión son vital importancia a nivel organizacional y por lo tanto es un deber generar estrategias para su correcto diligenciamiento.

Le invitamos asumir con responsabilidad y compromiso su proceso de aprendizaje y desarrollar con entusiasmo y dedicación de las actividades propuestas para adquirir los conocimientos que le permitirán proponer y argumentar los cambios necesarios para el efectivo manejo de los documentos de la entidad.

 ACTIVIDAD DE CONOCIMIENTO

ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA LABOR DE RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

GANCHOS LEGAJADOR PLÁSTICO:

Son ganchos que van en las carpetas de cartón o plastificadas, sosteniendo documentos.

GANCHOS DE COSEDORA

                                                                     RESALTADORES 




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TIJERAS

[pic 4]                                LAPICEROS




BORRADOR








COSEDORA

[pic 5]                    SCANNER




PERFORADORA

[pic 6]                            FORMATO DVD




SELLOS
                                                                                                     
[pic 7]                                                SOBRES MANILA

SOBRE BLANCO

[pic 8]                       HUELLERO



COMPUTADOR

[pic 9]                  IMPRESORA

FAX

[pic 10]                     TELEFONO




FOTOCOPIADORA

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Actividad de Reflexión Inicial:

De acuerdo al material de apoyo que se encuentra adjunto a la plataforma blackboard, preparar en una cartelera un mapa de ideas que socializara ante el grupo en el siguiente orden, el instructor tendrá una lista de chequeo que luego conservara en su carpeta de evidencias.

 Al final de la socialización de los temas anteriores el instructor realizara una evaluación como complemento del aprendizaje previo y fortalecer lo aprendido  

Actividad de contextualización e identificación de conocimientos

ACTIVIDAD 1

ACTIVIDAD COMPRENSIÓN  PROGRAMA  DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Lea compresivamente el material de apoyo sobre Implementación de un programa de gestión documental. Conteste las siguientes preguntas y guárdelas en una carpeta de evidencia (puede hacerlo en un documento en Word impresas o escritas en hojas de block)

• ¿Para qué se debe implementar un Programa de Gestión Documental de una entidad pública o privada?
• ¿Qué recursos se deben asegurar para su eficaz aplicación?
• ¿Cuáles son los objetivos del PGD?
• ¿La Gestión Documental comprende procesos que integran el concepto de archivo total ¿Por qué es conveniente contemplar en ellos el uso de nuevas tecnologías?
• ¿Qué medidas se deben implementar para lograr el control efectivo de los documentos externos recibidos?
• ¿Qué procedimiento seguiría usted para el desempaque de la correspondencia que llega en sobre?
• ¿Qué medidas se deben implementar para lograr el control efectivo de los documentos externos recibidos?

ACTIVIDAD DE DESEMPEÑO 2

La entidad donde laboras, ha aumentado sus recursos físicos, técnicos y humanos, pero no ha implementado el Manual de Correspondencia y Archivo. La distribución poco efectiva de los documentos ha regenerado retraso y equivocaciones en la entrega y hasta la perdida de documentos valiosos  ¿Qué medidas implementaría para solucionar esta situación?

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