TIPOS DE INFORMES

Informes

Existen múltiples tipos de reportes e informes; básicamente pueden clasificarse en:

a) Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones

b) Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.

En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un informe, es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones

2. Concentración sobre las excepciones. Deben revelar indicadores importantes, puntos débiles y fuertes más que situaciones comunes.

3. Claridad y concisión. Los informes más largos, detallados y genéricos, originan confusión y desatención por parte de quien los recibe.

4. Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales. De gran ayuda para la presentación de un informe puede ser la utilización de graficas, material audiovisual y explicaciones verbales, lo que evita la monotonía y enriquece la información.

5. Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse constantemente, pero que requieren de revisiones y ajustes periódicos a fin de no caer en la rutina y obsolescencia.

6. Frecuencia de los reportes. El hecho de que para controlar sea necesario contar con información oportuna y periódica, no implica que esta deba ser tan frecuente que origine papeleo innecesario.

7. Evaluación de la información. Es necesario evaluar frecuentemente la utilidad que reditúa la información, es decir, examinar si realmente el sistema proporciona información adecuada, completa y oportuna, y si se justifica su costo.

CLASIFICACION DE LOS INFORMES PARA LA GERENCIA

• Informe de las operaciones:

Informes de control: Usados para el control directo de las operaciones.

Informes de control corriente. Para señalar las desviaciones de la realización planeada según ocurra, de manera que puede actuarse con prontitud para detener las pérdidas.

• Reportes de información. Utilizados para la planeación y determinación de normas.

Informes de tendencias. Basados en comparaciones verticales de los resultados de la misma actividad o grupo de actividades durante un periodo de meses o de años.

Informes analíticos. Basados en comparaciones horizontales o de sección transversales de los resultados durante un periodo dado en actividades diferentes o de actividades similares, o en comparaciones de los resultados reales con alguna norma formal o informal, estándar u objetiva.

Informes sobre la apreciación de renglones:

Informes de actividad individual. Coincidiendo el renglón y la responsabilidad.

Informes de actividad conjunta. Renglones bajo responsabilidad

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