Tablas De Retencion

GLOSARIO

La actividad Archivística, Implica el conocimiento claro de términos Fundamentales en esta área, que son interpretados de distintas formas según Las necesidades de las instituciones o la práctica corriente de las personas que Tienen bajo su responsabilidad el manejo de los Archivos. Dentro del amplio bagaje de términos archivísticos, es indispensable hacer Mención, entre otros, a los siguientes:

DOCUMENTO: Se entiende por un documento cualquier soporte que contiene Registrada información.

SERIAN DOCUMENTOS: Libros, revistas, fotografías, Partituras, mapas, Medios Magnéticos, Etc. Sin embargo, con el fin de precisar el concepto de documento de archivo, Nos remitiremos a la definición adoptada en el reglamento general de Archivos:

“Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en Razón a sus actividades o funciones que tiene valor administrativo, fiscal o legal, O valor científico, económico, histórico y cultural y que debe ser objeto de Conservación”.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a Continúa utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas Productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se hace a través de Canales y causes normales en busca de respuestas o soluciones a los asuntos Iniciados.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO: En él se agrupan los documentos transferidos De los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite, Pero que siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los particulares en General.

ARCHIVO PERMANENTE O HISTÓRICO: A este se transfiere desde el archivo central La documentación que, por decisión del Comité de Archivo, debe conservarse Permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia o la Cultura.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los Documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación Temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

TIPO DOCUMENTAL: Unidad Mínima que reúne todas las características Necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas Documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.

UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y Caracterizaron documental. La unidad documental pude ser simple cuando está Constituida por un solo documento o compleja cuando la constituyen varios, Formando un expediente.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y Contenido homogéneo, emanado de un mismo órgano o sujeto productor Como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Ejemplo Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores Primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su Permanencia en las diferentes fases de Archivo.

COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo de asesores de la alta dirección, responsables de Definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los Procesos administrativos y técnicos de los archivos. Los términos que a continuación se desarrollan, son aquellos que en el Transcurso del programa fueron utilizados para describir las características de Los documentos.

EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que Constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto De documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina Productora en la resolución de un mismo asunto.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifica y Establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, Sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánica-funcional de la Entidad.

DEPURACIÓN: Operación por la cual se preparan los documentos que tienen Valor permanente de los que no la tienen.

DOCUMENTOS ESENCIALES: Es aquel documento necesario, para el Funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y Testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo Aun después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la Historia institucional.

DOCUMENTO INACTIVO: Documento que ha dejado de emplearse con fines Administrativos y legales.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Es la destrucción de los documentos que han Perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen Valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

MUESTREO: Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter Representativo o especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios Alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Unidad técnico-operativa de una institución.

VALOR PRIMARIO: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la Institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir a los involucrados en el tema o en el asunto.

VALOR SECUNDARIO: Es el que interesa a los investigadores de información Retrospectiva, surge una vez agotado el valor inmediatamente anterior o Primario. Los documentos que tienen este tipo de valor se conservan Permanentemente.

RETENCIÓN: Plazo en términos de tiempo que debe permanecer un documento En el archivo de gestión o en el archivo central.

ORIGINAL: Documento producido y/o archivado directamente por su autor.

COPIA: Ejemplar de un documento que se reproduce puntualmente del texto Original.

SOPORTE: Material donde se registra la información (papel, Microfilmación, Cinta Magnética, entre otros).

ORDENACIÓN: Forma en la cual están organizados los documentos en una Oficina o dependencia bajo el principio del orden original, que consiste en la Ordenación que debe llevar el expediente al interior de la unidad de Conservación de acuerdo a como se dio en el tiempo la producción.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos de una Institución.

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

TABLAS DE RETENCIÓN: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

CLASIFICACIÓN

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