TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

TALLER GUIA 7

Analice el decreto 1382 de 1995 (agosto 18) y Exponga con una idea clara el alcance de esta norma y como se ve reflejada en su institución. Máximo una hoja.

El alcance es mejorar en cada institución el buen funcionamiento de la creación de las tablas de retención documental para esto se a creado unas leyes o decretos para que se rijan en el plazo de entrega de estas (TRD) y de acuerdo con la ley 80 de 1989 es promover de la organización el fortalecimiento de los archivos.

Quienes deben de presentar al archivo general de la nación y hacer cumplir todos los criterios establecidos por el archivo general de la nación con todos los manuales y reglamentos existentes.

Aunque hay sanciones disciplinarias se trata de hacer conciencia a la hora de los plazos establecidos para que estas leyes se han cumplidas el archivo general de la nación hace o realiza una inspección en los archivos para verificar si se esta cumpliendo con el objetivo u obligaciones.

La institución que investigamos si está cumpliendo como lo dice la ley esta empresa ya tiene sus tablas de retención y sus tablas de valoración y actualmente estas están vigentes y tienen como fin los tres archivos actualizados ( E:S:E Hospital Santa Clara).

La procuraduría a la ves que el archivo general hace la inspección ellos están en la obligación de que esto sea haci y que se esté cumpliendo con lo establecido en este decreto y que las investigaciones que realizo el (AGN) estén en regla.

Lea y conceptualice el acuerdo 039 (Octubre 31 de 2002),comente si las actuales Tablas de Retención Documental que maneja su Institución, evidencian la conformación de series y subseries de los documentos producidos según sus funciones, las TRD, están actualizadas?, los funcionarios han sido capacitados y sensibilizados en el tema?.

En esta entidad si tienen establecido las leyes que rigen los archivos para esta entidad tienen como importancia el bienestar de la población ciudadana es decir que los archivos o historias clínicas que se manejan son primordiales para ellos no cabe desprestigiar los otros documentos que se generan en esta entidad como en la parte jurídica los contratos de toda índole prestación de servicios, obra labor, planta, arrendamiento y entre otros; se manejan actas de control interno de facturación almacén en fin de todas las oficinas productoras se tiene ordenado la documentación por sus series y sus subseries.

Las tablas de retención documental si están actualizadas con el año del 2011, los funcionarios si han tenido capacitación por el profesional de archivo existente y a la ves a los jefes de cada oficina o dependencia se les recuerda estar en ellas cuando se realiza los comités de archivo para haci ellos promuevan la importancia que tienen los documentos hacia sus colaboradores de cada dependencia.

Tome el acuerdo 042 (Octubre31de 2002), analícelo y describa si en la institución, se aplican los criterios para la organización de los archivos de gestión, conocen y manejan el Inventario Único Documental.

Si en esta institución si se realiza los criterios para la organización en esta, desde que sale la documentación desde la oficina productora los documentos ya vienen organizados y con una hoja de ruta para tener conocimiento desde donde se crea y su terminación hasta llegar al archivo esto esta establecido por un criterio realizado en el comité de archivo que estipula que los documentos deben de salir organizados y archivados en su carpeta correspondiente marcada con sus respectivas codificaciones o títulos, serie y subseries, fechas extremas, unidad de conservación, caja, carpeta, numero de folios, conservación total, microfilmación y eliminación.

Si se maneja el inventario para muchas funciones en esta entidad lo cual es importante por que allí se hacen muchos prestamos en el cual se realiza o se llena un formato que tiene las mismas características que un inventario para saber donde esta el expediente prestado a quien en que oficina la fecha prestada para saber su limite de préstamo en fin son muchas cosas en el cual si sirve tener un inventario y saberlo manejar.

Realice lectura de la ley 594 de 2000 en su título V, artículos 24, explique si lo están aplicando según la norma.

Si para toda entidad es muy importante adoptar las tablas de retención documental. Ya que en ellas podemos tener el tiempo de permanencia de cada documento. En la institución que investigamos si se esta aplicando las TRD según la norma. Porque allí esta bien estipulado los tres archivos y muy importante la permanencia de estos.

Defina que es una Tabla de Retención Documental (TRD), realice un cuadro comparativo y explique la importancia que tienen estas en lo administrativo y en lo archivístico.

Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas:

• Facilitan el manejo de la información.

• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

...