METODOLOGIA DEL PROYECTO DE ELABORACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD COMBUSTIBLES LIQUIDOS DE COLOMBIA

METODOLOGIA DEL PROYECTO DE ELABORACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD COMBUSTIBLES LIQUIDOS DE COLOMBIA

De conformidad con lo requerido por la SIC, se presenta a continuación  el Plan de Trabajo para la elaboración de las Tablas de Retención documental en el cual se describen las actividades a ejecutar durante el desarrollo del proyecto.

CONTENIDO

1. Objetivo
2. Alcance
3. Estructura etapas del proyecto
4. Plan de comunicaciones del proyecto
5. Control y seguimiento del proyecto
6. Entregables
7. Glosario

1. OBJETIVO

Elaborar las Tablas de Retención documental para Combustibles Líquidos de Colombia S.A., para documentos físicos y electrónicos, con el fin de proporcionar a los funcionarios, encargados de la producción, manejo y organización de la documentación emanada de sus labores, un instrumento funcional, practico y orientador que permita la organización de los archivos de gestión de documentos físicos y electrónicos, de una manera eficaz, eficiente y uniforme y generar los parámetros para la implementación adecuada de la metodología  de aplicación de Tablas de Retención Documental.

1. ALCANCE

Elaboración de las Tablas de Retención documental para Combustibles Líquidos de Colombia S.A. en la ciudad de Bogotá para la organización y disposición de los documentos físicos y electrónicos, de acuerdo al organigrama vigente para la compañía.

1. ESTRUCTURA DE LAS ETAPAS DEL PROYECTO

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El proyecto se ejecutara de acuerdo a las siguientes actividades que componen la estructura metodológica a cumplir parte del área de  Gestión documental:

• Inicio del proyecto: Se realizara una reunión inicial con el objetivo de presentar el plan de trabajo para el desarrollo del proyecto. En esta reunión se presentara el cronograma de actividades con las fechas correspondientes para cada actividad.

• Sensibilización y campaña de expectativa: Como parte de la divulgación del proyecto se comunicara a los funcionarios la continuidad de la operación, entendiéndose que lo desarrollado anteriormente se hizo como prueba piloto y a partir de ahora  se decidió dar continuidad a una nueva metodología, adicionalmente  se realizara una charla de sensibilización presentando las actividades a desarrollar.

•  Investigación preliminar y revisión de fuentes documentales:  Esta actividad identificara los procesos de la compañía, la información institucional contenida en las disposiciones legales relativas a la creación  y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o  actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

Se aplicara una encuesta a los productores  de los documentos  con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan  tanto en medio físico como electrónico.

Comprende las siguientes actividades:

• Recopilación de información institucional y de los requisitos del sector
• Verificación del formato de TRD a utilizar

• Entrevistas a los productores de la documentación: Teniendo en cuenta el organigrama de Combustibles líquidos de Colombia se concretara el cronograma de entrevistas a realizar cada una con duración de 1 a 3 horas.

• Análisis de la información recopilada: Comprende los procesos de identificación, clasificación, valoración para conformar la propuesta de TRD.

• Validación de las tablas de retención documental: Actividad donde el líder del proceso o del área verifica la TRD. Corroborando series, subseries, tiempos de retención y disposición final de los documentos para su aval.

• Presentación al comité de archivo o gestión documental:  Para fortalecer las políticas y procedimientos organizacionales para las administración de información, recomiendo la conformación de un comité de gestión documental con el fin de aprobar en primera instancia las TRD y posteriormente realizar su difusión a nivel corporativo, lo anterior además de consolidarse y posicionarse como ente rector de la compañía.

• Capacitación a los funcionarios: En la búsqueda de generar una excelente cultura de manejo de la información, se propone un seminario teórico- práctico donde se realiza la transferencia de conocimiento sobre la adecuada aplicación de esta herramienta para el fondo documental de la empresa.

• Reunión de cierre de proyecto: Al finalizar el ejercicio se realiza el cierre del proyecto entregando las Tablas de Retención documental con sus correspondientes anexos y se suscribe el acta de finalización.

1. PLAN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

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No se consideran mensajes electrónicos^[a] validos aquellos que no provengan o sean emitidos desde dominios corporativos distintos plenamente identificados, con el fin de evitar fraude en la información.  

1. CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Se realizará la presentación de los entregables  de las actividades desarrolladas en la ejecución del proyecto, de acuerdo a cada fase propuesta, finalizadas las actividades se presentara un acta de cierre recopilando los avances y aquellas situaciones que se presenten en la ejecución.

1. ENTREGABLES

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1. GLOSARIO

Administración de Archivos: Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos de una Institución.

Archivo De Gestión: Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometido a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que lo soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.

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