Ciclo Vital Y Tablas De Retencion Documental

CASO N° 1 – EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes Contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos Acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que él pueda realizar sus funciones y Desempeñarse de manera correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los criterios Archivísticos para la organización de archivos de gestión e implementación el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la información documental, permitiendo el fácil acceso a la información. El Guía de Aprendizaje Tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los Empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr Mejorías frente a las diferentes problemáticas.

Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

1. ¿CÓMO DEBE DE COMENZAR A ORGANIZAR EL ARCHIVO ARNULFO?

Es necesario habilitar un lugar dónde depositar todos los documentos que llegan. La idea es que no se pierda ninguno y que estén todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados, archivados o eliminados.

Para organizar un archivo, lo primero que se necesita es tener espacio y disponer de tantos archivadores como se requieran, hace falta un archivador para cada cosa ya sea con identificación:

 Uno para proveedores (facturas )

 Para clientes

 para faxes recibidos

 nominas

 papeles legales de la empresa

Una buena sugerencia, es que en el lomo de cada archivador debe tener escrito de qué se trata o debe tener un color de fácil recordación para cada grupo: facturas de proveedores, facturas de clientes, impuestos, nóminas, seguros sociales, etc. Al final de cada año, se retiran los documentos de estos archivadores temporales, que se quedan vacíos para iniciar el nuevo año, y se pasan a unos archivadores definitivos donde se guardarán por separado y perfectamente rotuladas.

2. ¿CUÁLES SON LAS CAUSAS QUE ORIGINARON ESTA SITUACIÓN?

Las causas que originaron el problema a la empresa pueden ser algunos de los siguientes:

 no tuvo personal calificado para dicha función.

 No pudieron diferenciar los documentos importantes y los documentos innecesarios.

 Inexistencia de adecuados sistemas de archivo.

 Malos hábitos a la hora de organizar los documentos.

 Falta de conocimiento en el tema.

3. ¿DEBE APLICAR EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Y COMO GESTIONARLO?

Claro que debe aplicar las técnicas del ciclo vital, ya que los documentos deben relacionarse en las tres etapas (archivo de gestión, archivo central o archivo histórico) que debe tener la entidad en las diferentes dependencias, y esto está definido por las tablas de retención documental ya que esta técnica es indispensable para ver los documentos desde su inicio y disposición concluyente y permite la elaboración documental de cada organización.

4. ARNULFO ENCUENTRA EN LOS FONDOS ACUMULADOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO. ¿CÓMO DEBE SER ARCHIVADOS ESOS DOCUMENTOS?

Entre los requisitos de un archivo electrónico de documentos está que el proceso de archivado de documentos sea seguro y de confianza, de modo que se pueda demostrar que los documentos no han sido alterados desde su entrada

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