Tablas De Retencion Documental

Consulta las diferentes fuentes de información que encontramos en nuestro Centro (Biblioteca, Ambiente virtual, Bases de datos) y resuelve el siguiente taller:

1. Defina con sus palabras que son las TRD.

Es un registro que puede ser en medio físico o magnético donde se establecen las series y sub-series documentales donde nos indica lo tipos documentales producidos o recibidos.

2. ¿Qué importancia tienen las TRD a nivel administrativo y archivístico?

Se pueden hacer transferencias entre los diferentes archivos de una entidad en forma oportuna y correcta de igual manera se pueden controlar documentos y expedientes físicos de una organización y permitir su rápida ubicación tanto en el archivo de gestión como en el archivo central.

3. Mediante un diagrama establece el marco normativo de las TRD.

4. Define los siguientes conceptos para ello elabora de manera creativa un glosario:

• Actividades administrativas

Conjunto de actividades afines a proporcionar a las unidades de una organización los recursos y servicios necesarios para hacer factible la operación institucional.

• Administración de archivos

Coordinación de información producida y recibida por la administración pública o privada en el ejercicio de sus funciones, bajo criterios archivísticos, técnicos, que se basa en el concepto de ciclo vital de la documentación y el principio de conservación selectiva de la información.

• Archivo total

Ciclo vital de los documentos dentro de un proceso integral.

• Asiento

Actividad de los archivos dentro de un conjunto de conocimientos técnicos, su función su progreso y su desarrollo, sus clases su organización personal y servicios al público.

• Asunto

Referencia o tema a tratarse

• Ciclo vital del documento

Todo el proceso por el que pasa un documento desde su producción o radicación, hasta su disposición final

• Clasificación documental

Ordenación de documentos para su respectiva clasificación según su sección sub-sección, serie, sub-serie, de cada organización

• Comité asesor

Personas que asesoran técnicamente y administrativamente respecto a la archivística

• Comité de archivo

Personas que definen normas y políticas y toma de decisiones en temas técnicos y administrativos del archivo.

• Comité evaluador documental

Grupo de personas asesoras que estudian el valor secundario de la documentación y TRD, para el archivo general de la nación.

• Comité evaluador documental departamental

Grupo de personas asesoras que estudian el valor secundario de la documentación y TRD, para el consejo departamental de archivos

• Depuración

Función realizada en la unidad documental donde se retiran los documentos que no son primarios (duplicados, constancias, etc)

• Eliminación de documentos

Actividad que se puede dar en la disposición final de un documento, al ser destruido al no tener ningún tipo importancia

• Documento de apoyo

Es un documento que no pertenece a la serie documental de una oficina y puede ser consultado para incidir en una función o gestión archivística.

• Documento esencial

Es un documento que tiene gran importancia e influye para la funcionalidad de una entidad y sirve también para reconstruir la historia institucional.

• Documento facilitativo

Documento generado por la misma entidad y sirve de apoyo en alguna función o gestión

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