Tablas De Retencion Documental

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

¿Qué es una Tabla de Retención Documental

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad o institución, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE

Las T.R.D. son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.

¿Quienes tienen que hacerlas?

Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:

Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

La administración Central: Presidencía, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.

Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:

* Establecimientos Públicos

* Empresas Social del Estado

* Industriales y comerciales del Estado

* Empresas de Economía Mixta.

* Entidades descentralizadas indirectas

* Unidades administrativas especiales

E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales como:

* Comunas

* Corregimientos

Los cuerpos o instituciones Legislativos:

* Senado de la República

* Cámara de Representantes

* Asambleas Departamentales

* Concejos municipales.

Los Organismos de Control:

* Personería

* Contraloría

* Procuraduría

* Veedurías

Los Órganos de administración de Justicia:

* Cortes

* Consejo de la Adjuticatura

* Fiscalía

* Juzgados

Las T.R.D. se basan en:

• La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar las series y subseries.

• Los períodos de retención en cada fase de archivo.

• La presentación, aprobación, difusión, aplicación y actualización.

VENTAJAS

Facilitan el manejo de la información.

Racionalizan la producción documental

Permiten brindar un servicio eficaz y eficiente

Facilitan el control y acceso a los documentos.

Garantizan conservación de documentos históricos.

Regulan transferencias primarias y secundarias

Racionalizan procesos administrativos

...