APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

En el presente ensayo se da a conocer sobre la importancia que tiene la aplicación de tablas de retención documental para las corporaciones, empresas, entidades públicas y privadas, primero conoceremos el concepto, se presentaran los beneficios de su aplicación, los pasos para la elaboración de la tabla de retención documental (TRD), la importancia y finalizamos con las conclusiones.

Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico que fortalecen y apoyan las estrategias de gestión documental al interior de las empresas ya sea de carácter público o privado, su aplicación se convierte en una necesidad para las empresas para contar con archivos organizados, y en cumplimiento de la Ley General de Archivos Ley 594 de 2000, definido por la norma ISADG (Norma Internacional de Descripción Archivística) esta norma sirve para determinar el valor del documento, la información que estos contienen, la categorización, optimización de los procesos y permite controlar el ciclo de vida de los documentos en cada una de las organizaciones, las Tablas de Retención Documental (TRD) es una de las herramientas que le brinda gran ayuda a la gestión documental, estas permiten por medio de la identificación serial y su respectiva tipificación, establecer los tiempos de permanencia y su disposición final de los mismos.

Algunos beneficios que ofrece la aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) es la optimización de tiempos, automatizar tareas y mejorar la eficacia y eficiencia, cada empresa está en la capacidad de producir en su propio ritmo diferentes tipos de documentos, llevar un correcto manejo de la gestión documental permite a las empresas mantener un control adecuado sobre los documentos producidos. Esto se ve reflejado directamente proporcional al costo relacionado al manejo de documental, así como el tiempo empleado en la búsqueda, archivo y modificación de los documentos.

Las funciones más importantes que cumplen las Tablas de Retención Documental (TRD) como parte de las herramientas utilizadas en la gestión documental en las entidades productoras son: Identificar las funciones de la institución productora de los documentos, visibilizar y transparentar la producción documental de la institución mediante la presentación y manejo de un listado de series y subseries documentales, facilitar el proceso de organización documental en las distintas fases del ciclo de vida de los documentos, documentar los tiempos en que los documentos deben permanecer en los diferentes archivos, facilitar la toma de decisiones en lo que se refiere a disposición final de los documentos, previo análisis y determinación de sus valores, regular las transferencias desde las instituciones productoras al Archivo Nacional como consecuencia de su aplicación, otorgar seguridad a los procesos de valoración y eliminación de los documentos

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