APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Enviado por dianarami • 15 de Septiembre de 2021 • Informe • 672 Palabras (3 Páginas) • 464 Visitas
APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DIANA LORENA RAMIREZ MORERA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJE (SENA)
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
2021
APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.
El objetivo central de las Tablas de Retención Documental es la realización optimizada de las categorías archivísticas de los documentos
La Tabla de Retención Documental, es donde se registra un listado de series documentales con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se les asigna su tiempo de permanencia en las diferentes fases del archivo: archivo de gestión, archivo central o archivo histórico.
Las Tablas de Retención Documental revisten gran importancia desde la perspectiva administrativa, ya que su instauración como parte valida del proceso institucional, facilita el manejo de la información al contribuir con la racionalización de la producción documental, además de ayudar a la administración a la prestación de un servicio efectivo, mediante la facilidad de control y acceso a los documentos generados durante los tiempos de retención estipulados; igualmente las TRD garantizan que los documentos seleccionados para su conservación, tengan un carácter de permanencia y fidelidad en la información recabada, sin deterioro de la regulación de transferencia que debe asistir a cada fase de archivo documental.
Para la Aplicación de la Tabla de Retención Documental se debe tener
en cuenta:
- Hacer difusión de lo plasmado en la Tabla de Retención Documental.
- Fechar el inicio procedimental, a partir del cual son de obligatorio cumplimiento.
- Elaborar instructivo, de cómo aplicar la Tabla de Retención Documental.
Funciones de las Tablas de Retención Documental
Manejo de la información:
Para llevar a cabo la ejecución de una Tabla de Retención Documental se exige el total reconcomiendo de los documentos, su clasificación y su relevancia empresarial. En este punto de desarrollo, empezarás a notar como el manejo de la información se hace más fluido y estandarizado, lo que hace que el reconocimiento de la estructura organizacional sea más enfático y útil.
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