Taller De Legislación Comercial

1. Requisitos de carácter general.

R/ ART. 125. — Libros Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones,

se deben llevar los libros necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:

a. Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global;

b. Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;

c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y otras;

d. Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos, y

e. Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.

5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

2. Registro de libros.

R/Carta firmada por el representante legal o persona natural, solicitando la inscripción de los libros; cuando se trata de un establecimiento en sociedad de hecho, la carta podrá ser firmada por cualquiera de los socios. Si es un establecimiento en copropiedad, la carta debe estar firmada por todos los copropietarios.

La carta debe incluir el nombre completo de la sociedad o persona natural propietaria de los libros; si el libro se refiere a un establecimiento de comercio, se debe indicar el nombre completo del propietario y a continuación el nombre completo de establecimiento de comercio; nombre o destino del libro; número de hojas útiles del libro; los libros de formas continuas, hojas removibles o series continuas de tarjetas, deben contener un código que los identifique, el cual se debe indicar en la carta. El código es un distintivo de máximo seis caracteres, conformado por letras o números, o números y letras, escogido libremente por el comerciante. Este distintivo debe colocarse en cada una de las hojas de los libros junto con la numeración consecutiva; no puede usarse como código la misma distinción de los libros.

El libro debe traerse en blanco, numerados, codificados y si es el caso rotulados. En el rotulo se debe indicar el nombre del propietario, el destino del libro y el número telefónico. Cuando se ha terminado un libro y se va a registrar uno nuevo, debe cumplirse con uno de los siguientes requisitos:

Traer el libro anterior, si al libro anterior le faltan hojas por terminar el revisor fiscal o contador debe manifestarlo por escrito a la Cámara de Comercio de la jurisdicción, indicando el nombre del libro y el número de registro en la Cámara de Comercio.

Presentar certificación del revisor fiscal, cuando exista el cargo, o de contador público que indique la terminación de los libros, el destino del libro y el número de registro en la Cámara de Comercio.

En caso de pérdida de los libros, debe anexarse copia autentica de la denuncia respectiva la cual debe contener como mínimo los datos del libro extraviado, como son el destino del libro y el número de registro en la Cámara de Comercio.

3. Clases de libros.

LIBRO DIARIO

Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.

LIBRO MAYOR O LIBRO MAYOR Y BALANCES. Se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del período respectivo. Partiendo de los saldos del período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.

Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios.

LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES

Se trata de un libro con fines fiscales exclusivo de los comerciantes que comercialicen bienes o presten servicios gravados, que pertenezcan al régimen simplificado. En dicho libro se debe identificar el contribuyente registrando en forma diaria, de manera global o discriminada, las operaciones realizadas por cada establecimiento, debiendo estar debidamente foliado.

No reemplaza los libros de contabilidad a los que está obligado todo comerciante.

Además, se trata de un libro que no requiere ser registrado.

4. Prohibiciones en los libros contables.

R/ Mira los libros de contabilidad sirven de medio probatorio en juicio, además de que son exigidos por ley y es por ello que está prohibido:

1.- Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.

2.- Dejar espacios que faciliten intercalaciones

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