Tema 8. Métodos de evaluación

Tema 8. Métodos de evaluación

Introducción

Actualmente existen muchas técnicas de evaluación que ayudan durante el proceso de selección de proveedores, sin embargo, hay un consenso sobre cuál de ellas es mejor que otra o bajo qué circunstancias usarlas. Son muchos los factores que se deben tomar en cuenta al momento de evaluar las diferentes alternativas de proveedores disponibles y cada uno de ellos tiene un peso específico en la decisión final. Es muy difícil que un proveedor cumpla con todos los requisitos solicitados, hay algunos más importantes que otros, unos son negociables y otros no.

Explicación

8.1 Requisitos que debe reunir un proveedor

Para establecer los requisitos que debe reunir un proveedor, primero hay que determinar la situación inicial de la empresa, es decir, si es una nueva o una que ya se encuentra establecida.

Por otro lado, debes considerar también el tipo de compra, que puede ser a largo plazo o de productos que sólo se requieren una vez. Para cualquiera de las situaciones, existen cuatro requisitos básicos que debe reunir un proveedor:

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También hay que tomar en cuenta factores como el lugar de entrega, la capacidad de producción, marca o especificaciones solicitadas, estabilidad financiera, credibilidad en el mercado, información oportuna y respaldo de garantía. De acuerdo a las necesidades de la empresa, la prioridad de los requisitos de los proveedores cambia. Por ejemplo, en los proveedores industriales será más relevante la asistencia técnica y la capacitación que proporciona, así como los costos, la calidad del producto, los plazos de entrega y la posibilidad de financiación comercial.

En los proveedores comerciales es de suma importancia la calidad del producto y la rapidez en el servicio, mientras que en los proveedores de servicios, la calidad del servicio será de vital importancia. Al buscar proveedores siempre se tomarán en cuenta a los que cubran con más requisitos, haciendo énfasis en los requerimientos de mayor peso.

8.2 Análisis de alternativas

Anteriormente la decisión de qué proveedor utilizar se tomaba básicamente por el precio que ofrecía, sin embargo, poco a poco se han añadido más criterios de análisis para este proceso.

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(De Boer, 2001)

Para una evaluación de las necesidades necesitas responder a tres preguntas clave: ¿qué pedir?, ¿cuándo pedir? y ¿cuánto pedir?, deben ser siempre el primer paso al momento de empezar la búsqueda de un proveedor. Al conocer las necesidades de la empresa podrás definir más claramente los requerimientos que deben cubrir los proveedores y la importancia de cada uno de estos requerimientos. Para conocer las necesidades a cubrir principalmente se tomará en cuenta a quien hará uso de los materiales o servicios a adquirir, así como el presupuesto con el que se cuenta y si existen productos sustitutos.

En la realización de la lista de proveedores se deben registrar los datos de identificación de cada uno, así como el tipo de productos o servicios que ofrece, ya que es importante para poder establecer contacto, realizar anotaciones y verificar referencias. Permite tener un mejor control de la información y contar con todos los elementos necesarios al momento de tomar la decisión final.

Para el análisis de ofertas de los proveedores además de las ofertas se obtiene el catálogo de productos de los proveedores. Al solicitar las ofertas es importante especificar los requerimientos de manera muy específica a todos los proveedores, de esta manera puedes asegurar que las condiciones de competencia sean lo más equitativas posibles. Debes estar completamente seguro de que lo que estás comparando tenga las mismas características.

En el establecimiento de criterios de selección se definen aquellos que son clave para la evaluación según la estrategia competitiva de la empresa, de acuerdo a las ofertas recibidas de parte de los proveedores y las necesidades previamente establecidas, se definen los criterios de selección y el peso específico de cada uno de ellos, lo que te permitirá basar la decisión final en los aspectos realmente relevantes.

El objetivo de la certificación de los proveedores es lograr que el proveedor realice su labor de acuerdo a las pautas comúnmente establecidas. Al elegir al proveedor puedes iniciar una certificación del mismo, lo que permitirá que el proceso de compras fluya de manera más rápida y eficiente al estar seguros de que cumplen con todos los estándares y requisitos que la empresa tiene especificados.

Al ser compras una función estratégica dentro de la empresa, el análisis de las alternativas para la adquisición de los materiales o servicios se vuelve trascendental. Por tal motivo, siguiendo el proceso descrito anteriormente, puedes asegurar una buena elección de proveedores y optimización de los recursos.

8.3 Evaluación de proveedores

El problema de selección de un proveedor puede dividirse en cuatro etapas (Boer, 2001):

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Definición del problema

Es de suma importancia determinar la necesidad o problema que deseas solucionar, para poder buscar el producto específico que ayude a cubrir los requerimiento específicos.

Atributos a evaluar

Hay dos tipos de atributos que caracterizan a los proveedores, los cuales son cuantitativos y cualitativos. Los primeros se pueden medir por una dimensión concreta o escala, tales como el costo y el tiempo de abastecimiento; sin embargo, los cualitativos no pueden ser expresados por una unidad o escala de medición y se requiere de la evaluación y experiencia de personas conocedoras en el tema.

Algunas veces se complica la selección de un proveedor debido a que existen muchos atributos, y algunos de ellos pueden estar en conflicto. Por ejemplo, es posible que el proveedor con el mejor precio, no ofrezca la mayor calidad en la parte o material solicitado; además, puede ser que aquel proveedor con la mejor calidad no tenga la capacidad de realizar las entregas y abastos en tiempo. Consecuentemente, es necesario hacer una compensación entre estos atributos en conflicto mediante técnicas compromiso en las que no se optimicen una función, sino que se satisfaga una necesidad.

Evaluación de proveedores mediante una técnica:

Se han propuesto y desarrollado métodos para la selección de proveedores; por ejemplo, se ha creado un sistema experto que cubra múltiples fases en el proceso de selección del proveedor, entre éstas se encuentra la determinación de los mejores atributos. Otros han realizado encuestas y analizado respuestas de gerentes para determinar los principales atributos a evaluar, los cuales pueden ser genéricos y subdividirse en otros más específicos.

Sin embargo, debe decirse que existen otras técnicas menos cuantitativas, tales como comparación del precio, inspección de muestras, visita a fábricas de proveedores, encuestas en el sitio, certificaciones obtenidas (ISO 9000 o QS 9000) y capacidad de proceso. De la misma manera, otros autores recomiendan técnicas de selección de proveedores en situaciones especiales, tales como la incertidumbre en la demanda, donde se sugiere usar la capacidad de proceso del proveedor y el tiempo de respuesta como atributos a integrarse en métodos de selección. Otros autores apuestan por la evaluación multiatributos, ya que integra varias características en la evaluación y no se limita solamente a la capacidad de respuesta del proveedor.

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