Teoria Racionalizacion

ADMINISTRACION DE OFICINA

DEFINICIÓN DE OFICINA:

Es el lugar de trabajo, donde se registra la información, se procesa y se utiliza dicha información. Estas tres actividades constituyen el ciclo de la labor en toda oficina y permite la planificación, organización y control de las actividades. Se debe reconocer a la oficina como una reserva de memoria para la organización o la empresa. La correspondencia, los registros de producción, los inventarios de existencias, la toma de decisiones, son todos datos que se registran, procesa y utilizan dentro de la organización.

En una oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor aún, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestra oficina en una plataforma para la acción efectiva.

Una oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que se desempeñan. El equipo y los materiales que utilizan con frecuencia deben estar cerca de uno. La comodidad física y la satisfacción estética son factores importantes. Hay personas que no toman en cuenta como se encuentra su oficina es mas ni se dan cuenta por que el tiempo se le va tan rápido creando en ellos una gran fatiga, y muchas veces es el desorden como: grandes pilas de papeles, tazas de café sin lavar, polvo y basura, mala iluminación, etc. Es sorprendente lo mejor que se sienten todos cuando la oficina se encuentra arreglada y en orden.

La buena iluminación es especialmente importante para evitar el cansancio ocular y los dolores de cabeza.

El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo específico que se tenga entre las manos. Eso nos invita a pensar en una sola cosa a la vez. La concentración es una gran ahorradora de tiempo.

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

DEFINICIONES

 Organizar el fondo de un archivo consiste en dotarlo de una estructura que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados. Pero además, atendiendo a la función primordial: la informativa, debe facilitar la localización de los documentos, proporcionando con su estructura organizativa la información suficiente para orientar las búsquedas con acierto, con exclusividad, sin ambigüedades de ningún género; es decir, todas y cada una de las unidades archivísticas, todas y cada una de las series que lo integran, tienen asignada una ubicación conceptual posible y no otra, de manera que la interrogación al esquema organizativo de un fondo documental siempre encontrará respuesta cabal, siguiendo un camino lógico dentro del mismo y solo uno, sin dar lugar a la ambigüedad ni la disyuntiva.

 La organización de documentos archivísticos, consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones o procedimientos orientados a la clasificación, la ordenación y la signatura o codificación de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original. Es la forma como se disponen los documentos para su localización y recuperación inmediata de la información.

La Organización Documental comprende: La Clasificación, el Ordenamiento y la Signatura.

 EN LA CLASIFICACIÓN: Se identificarán las series documentales y se establecerán criterios uniformes. Entiéndase por serie documental al conjunto de documentos que tienen características comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad.

 EL ORDENAMIENTO: De las series documentales se efectuará aplicando el sistema más conveniente para la institución (numérico, cronológico, alfabético o una combinación de ellos).

 SIGNACIÓN: Signar un documento es un procedimiento en la que se determina un código que identifique en forma precisa y breve las secciones (unidades orgánicas) y las series documentales.

 LA SIGNATURA: Consiste en asignar símbolos particulares a los documentos para su identificación. Dichos símbolos reemplazan a los nombres o títulos, representándolos, lo que permite su inmediata localización.

 EL CÓDIGO: Se estructura en base a letras, números o la combinación de ambos. De esta manera se tiene una identificación alfabética, numérica o alfa-numérica.

Al hablar de la organización de documentos es hablar de archivos, ya que en las empresas este es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos. Por ello hablaremos de titos de archivo:

TIPOS DE ARCHIVOS.

Para la adecuada conservación del material, documentación que se debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrónico que utilice una unidad principal. En la medida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el propósito para el cual han sido creados, serán más cualificados como sistemas de almacenamiento de información. Además la eficiencia del archivo dependerá también de la vigencia de los registros que se conserven. De allí que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos:

ARCHIVO VERTICAL: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.

ARCHIVO LATERAL: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

ARCHIVO HORIZONTAL: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.

Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos.

ARCHIVOS ACTIVOS: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal,

...