Transferencia Y Eliminacion De Documentos

Transferencia y eliminación de documentos

El ciclo de vida de un documento es la transferencia y eliminación. Resulta economía en espacio, de equipo y mano de obra necesario para los archivos inactivos.

Documentos vitales

Incluyen documentos legales, títulos de propiedad, escritura, planos de propiedad, escritura, informes para los cronistas, actas etc.

Estos documentos nunca deben ser destruidos porque son escánciales para la existencia misma de la empresa y son irremplazables.

Documentos importantes

Incluyen cuentas, facturas, registro de ventas, cotizaciones, estados financieros y cierta correspondencia.

Estos documentos facilitan la rutina del negocio y se pueden remplazar incurriendo costos con cierta demora.

Si no se van a utilizar pueden ser trasladados en almacenamientos inactivo y colocarlos en empaques que los conserven en buen estado.

Documentos útiles

Los documentos útiles son aquellos que tienen validez o un uso especifico y frecuente ya sea en una empresa o en un establecimiento.

Equipo, Materiales, y Preparación

1. Elaborar el instrumento descriptivo Lista de Remisión

1.1 Tratamiento previo para la preservación de los documentos.

1.2 Hacer la descripción de cada unidad documental.

1.3 Hacer por triplicado la Lista de Remisión. Original y dos copias.

2. Colocar los documentos en cajas e identificarlas

2.1 Las cajas serán suministradas por el Archivo Nacional.

2.2 Coordinar con el Archivo Nacional el envío de cajas a la oficina productora.

2.3 Armar las cajas con el lado ranura do hacia adentro.

2.4 Colocar las carpetas sobre su lomo dentro de la caja, en el respectivo orden numérico ascendente y de izquierda a derecha.

3. Trasladar los documentos al Archivo Nacional

3.1 Comprobar que no haya faltantes de documentos. Se confronta la lista de remisión con los respectivos documentos.

3.2 Coordinar fecha y hora del traslado.

4. Conservar los documentos no transferidos

4.1 Conservar en la oficina productora los documentos que aparecen en la lista del ANEXO 1. Estos documentos no poseen valor científico-cultural pero tampoco pueden eliminarse.

4.2 Remitir esos documentos al Archivo Central de la entidad productora.

4.3 Cuando no exista Archivo Central se dejarán en la oficina productora.

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