Una primera mirada a los sistemas de costeo

CAPÍTULO I Una primera mirada a los sistemas de costeo

 Describir la relación entre la contabilidad financiera, la contabilidad administrativa y la contabilidad de costos.

 Explicar el modelo de planificación y control

 Detallar los conceptos, definiciones y clasificaciones de costos

 Describir la información de costos

 Explicar el punto de equilibrio y su relación con los costos

Sección 1.1 Contabilidad financiera, administrativa y de costos

La contabilidad empresarial comprende amplias áreas de captación de información, medición, valoración y representación de las fuentes (acreedores y socios) y recursos (bienes) que integran una compañía. Comprende además diferentes contextos de estudio de una entidad económica separada de sus propietarios e inmersa en un ambiente interno y externo que afecta estos recursos y fuentes. Una parte de la contabilidad empresarial la constituye la contabilidad financiera y otra la contabilidad de costos, semejantes en un aspecto: ambas se refieren a condiciones internas de la empresa. Se distinguen sin embargo en el fin que persiguen y en los usuarios finales de esta información. La contabilidad financiera tiene como meta principal representar objetivamente la situación financiera de la empresa de acuerdo a parámetros fijados por las normas y prinicpios contables, y está dirigida a los usuarios externos como bancos, el gobierno, inversionistas, etc. La contabilidad de costos enfoca su atención en la acumulación de los costos de materiales, mano de obra y otros cargos indirectos a través del proceso de fabricación para el cálculo de los costos unitarios y totales de los productos elaborados o los servicios prestados. La contabilidad de costos es utilizada por los gerentes en la fijación de precios de venta, políticas de reducción de costos, y otras decisiones inherentes a la administración de los negocios.

La contabilidad financiera se ocupa principalmente de los estados financieros para uso externo de quienes proveen fondos a la entidad y de otras personas que puedan tener intereses creados en las operaciones financieras de la empresa porque poseen inversiones en ella, porque forman parte de sus acreedores, etc.. Los principios contables utilizados por las personas que elaboran los estados financieros son los "principios contables generalmente aceptados" (PCGA). Actualmente se conocen como Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) que rigen en algunos países como Costa Rica y los de la Unión Europea o los GAAP para Estados Unidos.

La contabilidad gerencial o administrativa se encarga principalmente de la acumulación y del análisis de la información relevante para uso interno de los gerentes en la planificación, el control y la toma de decisiones.

Las principales diferencias entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa son que la primera es de uso externo y se basa en Normas que tratan de asegurar la imparcialidad de la información, además se refiere a hechos del pasado que se expresan en términos monetarios. Por otro lado, la contabilidad administrativa es de uso interno, puede representar proyecciones, presupuestos o también referirse a cifras del presente o pasado, es flexible en cuanto a sus procedimientos de acumulación y puede o no presentarse en términos monetarios.

Las características de la contabilidad administrativa son las siguientes:

 Es analítica, puesto que se planea sobre segmentos de una empresa, y no sobre su total.

 Pronostica el futuro, a la vez que registra los hechos ocurridos.

 Los movimientos de las cuentas principales son en unidades.

 Sólo registra operaciones internas.

 Refleja la unión de una serie de elementos: materia prima, mano de obra directa y cargas fabriles.

 Determina el costo de los materiales usados por los distintos sectores, el costo de la mercadería vendida y el de las existencias.

 Sus períodos son mensuales y no anuales como los de la contabilidad general.

 Su idea implícita es la minimización de los costos, mejoramiento de la calidad, uso eficiente de los recursos, minimización del desperdicio y similares..

La contabilidad de costos es parte importante de la contabilidad administrativa, y trata de medir de eficiencia con que se utilizan los recursos dentro de la compañía. La contabilidad de costos comenzó como una herramienta útil en la determinación del rendimiento por producto o por línea de productos, sin embargo en los últimos años se ha introducido como una guía en el control presupuestario y en la evaluación del desempeño de gerentes y departamentos.

Originalmente los sistemas de costos se basaron en los costos históricos, o sea afectando las cuentas y por los montos que se indicaban en los documentos de respaldo. Sin embargo, las variaciones en los precios de materiales, mano de obra y de capacidad de producción aprovechada eran absorbidos sin detallar los costos unitarios, los niveles de desperdicio y las desviaciones de los presupuestos. Más tarde nació el costeo por órdenes específicas o por procesos que presupuestaba y asignaba los costos indirectos de fabricación más apropiadamente. Luego el sistema de costos estándar se convirtió en un instrumento mucho más efectivo para detectar las áreas improductivas o problemas de fabricación, pues registraba las transacciones a los costos “que debían de ser” y las desviaciones de los históricos con respecto a estos estándares. Actualmente el costeo por actividades ha desarrollado estrategias para detectar ineficiencias no sólo en los procesos de producción, sino también en los administrativos y ventas. En el pasado, con los sistemas de costeo histórico, la información contable se enfocaba en calcular los costos de producir un artículo, pero las nuevas tendencias buscan evaluar el costo de cada una de las actividades donde se agrega valor en la empresa a través de sistemas más complejos como el costeo por actividades y el costeo estándar (figura 1.1). Estos sistemas incluyen no solo el área productiva de la compañía, sino todas las fases en que se agrega valor al producto o servicio desde la compra de materiales a los proveedores, el diseño de los productos, su fabricación y venta hasta los servicios posteriores a la venta.

La importancia de adaptar la contabilidad de costos para satisfacer las necesidades de nuevos ambientes comerciales es clara a partir del actual desafío que enfrentan los contadores de costos.

Figura 1.1 Cadena de valor

Ejercicio 1.1.1: La administración de empresas, ética y normas

a) Ingrese a http://www.durman.com/qgente.php y revise los valores sobre los que descansa la administración de la compañía costarricense Durman Esquivel, compare con otras compañías.

b) Busque en la red la definición de contabilidad administrativa, contabilidad financiera y contabilidad de costos.

c) Ingrese a los sitios de la Comisión de Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y de Instituto de Contadores Administrativos (IMA por sus siglas en inglés) y busque los objetivos de ambas instituciones, su organización y países donde se aplican sus regulaciones.

Con la información recopilada presente un resumen sobre los valores y objetivos empresariales, los sistemas de información contable que los apoyan y los organismos que regulan y estandarizan los registros.

Sección 1.2 Modelo de planificación y control

La definición de contabilidad gerencial o administrativa y la lista de objetivos en que se basa proporcionan una estructura conceptual sobre la cual pueden fundamentarse los conceptos y las aplicaciones del costeo del producto, la evaluación del desempeño y la toma de decisiones gerenciales.

La gerencia debe trabajar dentro de las restricciones impuestas por el tamaño de la planta, los productos manufacturados, las habilidades y la instrucción de sus trabajadores y la naturaleza de la industria. Podría desarrollarse una cantidad inmensa de planes detallados, teóricamente perfectos, pero muchos son inútiles a no ser que su implementación sea práctica y posible dentro de las limitaciones existentes.

Para cumplir con los objetivos planteados, la compañía se organiza de manera tal que cada una de sus partes aporte o coopere con algunas de las tareas requeridas para el logro del fin como se muestra en la figura 1.2.

Figura 1.2. Estructura Organizacional

En el sistema o estructura creados hay entonces una integridad de objetivos que a su vez se desglosan en sub-tareas o sub-objetivos que deben ser asignadas a los diferentes departamentos o centros de responsabilidad.

La estructura organizacional que adopte la compañía pretende así facilitar la comunicación entre las partes del sistema, dividir de responsabilidades y establecer el flujo de la autoridad para la toma de decisiones.

La principal tarea de las gerencias es decidir ante cursos alternos de acción y hacer la mejor selección para el logro de los fines comunes.

Ejercicio 1.2.1: estructura organizacional

Con los siguientes datos dibuje un organigrama:

Tesorería Gerencia

...