VENTANILLA UNICA

1. OBJETIVO

Brindar al usuario final lineamientos generales sobre la utilización apropiada de la Ventanilla Única, necesarios para la administración de las comunicaciones oficiales con el fin de facilitar la comunicación entre los usuarios y el Hospital Universitario del Valle E.S.E, mediante la recepción, radicación, trámite y distribución de los documentos internos y externos para obtener un control efectivo y mayores niveles de eficiencia, eficacia y celeridad en la operación interna de la Institución.

El compromiso de la Comunidad Hospitalaria se fundamenta en ajustar las operaciones internas para incluir dentro de su Rutina la metodología del uso de la Ventanilla Única y reconociéndola como la Única Unidad responsable de radicar las Comunicaciones Oficiales del Hospital, tanto las de distribución Interna como las Externas.

Ninguna comunicación Oficial debe llegar a una unidad administrativa o una Entidad Externa, sin que esta pase por la central de Correspondencia- Ventanilla Única.

2.ALCANCE

El alcance de este Instructivo involucra y describe todas las actividades tendientes a administrar las comunicaciones oficiales en la Ventanilla Única, desde su proyección, recepción, radicación, escaneo, digitalización, registro, almacenamiento y distribución de los documentos internos y externos. Y es de aplicabilidad en todas las unidades administrativas del Hospital.

a. Elaboración de Comunicaciones

b. Radicación de Comunicaciones

c. Recepción de comunicaciones radicadas

3.RESPONSABILIDAD

Funcionarios del HUV responsables de elaborar y radicar Comunicaciones Oficiales

Gestión Documental – Ventanilla Única

4.INSTRUCTIVO

1.PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES - INTERNAS Y

EXTERNAS

Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su identificación, . formato y características.

Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento.

b.

Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso.

c.

Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística.

d.Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida.

Protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de

documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones

legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de

registro de información.

Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciarán el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.

Las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental.

El funcionario de la del Hospital Universitario del Valle “Evaristo Garcia”, que elabore una comunicación oficial

deberá seguir las siguientes pautas para dar cumplimiento a las normas establecidas por ------------- así como los requerimientos funcionales necesarios.:

1.1.Comunicaciones Internas

El funcionario (a) responsable de la actividad de elaborar la Comunicación Oficial Interna tendrán en cuenta las siguientes aspectos:

Todas las comunicaciones intraoficiales deben ser proyectadas en la plantilla ya establecida de correspondencia Interna (según REG/SSA/DOC/012),en la cual; al finalizar el documento debe mencionar los anexos, el numero de folios, mencionar las copias, la(s) persona(s) responsable(s) de la proyección y quien revisó el documento; tal como lo muestra la plantilla a continuación.

Toda comunicación deberá ser firmada por el Jefe o Responsable del Area remitente, o por la persona autorizada, .

Las copias deberán ser enviadas vía email, una vez radicadas en Ventanilla Única. Si las copias llevan anexos, deberán ser radicadas en Ventanilla Única la cual se encargará de su respectiva digitalización, escaneo, registro, almacenamiento y distribución. La unidad de correspondencia no recibirá copias físicas que no contengan anexos.

Toda comunicación deberá estar foliada e indicar el numero de folios en la plantilla de correspondencia Interna; de no ser así, el funcionario de Ventanilla Única devolverá dicho documento a su área remitente.

Una vez proyectado el documento, el funcionario responsable de la unidad administrativa registrara dicha comunicación en el formato _________ el cual sera el control de correspondencia de cada área y que se entregara en Ventanilla Única para su radicación. El auxiliar de Ventanilla Única (mensajero Ventanilla Única o Auxiliar Administrativa de Ventanilla Única) firmara el formato de recibido.

1.2.Comunicaciones Externas

El funcionario (a) responsable de la actividad de elaborar la Comunicación Oficial Externa tendrán en cuenta las siguientes aspectos:

todas las comunicaciones oficiales deben ser proyectados en la plantilla de correspondencia Interna (según REG/SSA/DOC/013), en la parte izquierda del documento debe estar el código de oficina, al finalizar el documento, debe mencionar los anexos, el numero de folios que adjunta al oficio, mencionar las copias (las copias serán enviadas vía email una vez radicado e, la(s) persona(s) responsable(s) de la proyección y quien revisó el documento, el código de correspondencia Interna ( REG/SSA/DOC/013 ), fecha de Emisión del documento y la Versión del mismo; tal como se muestra en la plantilla a continuación.

2. PROCEDIMIENTO PARA LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES - INTERNAS Y EXTERNAS

Que

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