Vocabulario

SIGNIFICADO:

* Administración documental: Son aquellas actividades y tareas que se realizan a través del soporte papel aunque actualmente se complementan con los soportes electrónicos.

* Casillero: Mueble con varios senos o divisiones, para tener clasificados papeles u otros objetos.

* Clasificación: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección) de acuerdo a la estructura de la entidad.

* Conservación: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos.

* Cronológico: Organización realizada teniendo en cuenta la fecha y/o el orden de la expedición del documento.

* Documentación: Es la recolección, almacenamiento, clasificación y selección, difusión y utilización de todos los tipos de información

* Documento: Registro de información recibida o producida por una entidad o persona en razón de sus funciones o de sus actividades que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico, cultural y técnico.

* Epistolar: carta o misiva que se escribe a una persona

* Estructura funcional: Organización basada en la idea de agrupar las especialidades ocupacionales que son similares o relacionadas.

* Expediente: Es la forma documental de mayor uso en la administración pública. Se inicia a instancias de personas interesadas o por resoluciones administrativas. Si es un particular lo hace a través de un escrito y si es una institución pública, lo inicia de oficio. De acuerdo al tiempo de gestión, puede ser de trámite normal, urgente, o muy urgente, eso lo determina la autoridad competente.

* Facsímil: Es un sistema de telecomunicaciones, que permite enviar copias de documentos a la distancia, utilizando por lo general las líneas telefónicas. El nombre viene del latín fac simile, que quiere decir hacer igual; con ello, se identifica de excelente manera, lo que es este aparato. Una máquina que envía a distancia, la copia de un texto o imagen.

* Filatelia: Es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales.

* Flujo: Abundancia excesiva de información.

* Flujo grama: gráficos que indican el movimiento del trabajo tales como tramite de un formulario la confesión o transformación de un objeto de un objeto a los pasos de un procedimiento.

* Foliación: Es la numeración de todas y cada una de las hojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo. Los errores pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.

* Folio: Hoja

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