ÁREAS FUNCIONALES

INTRODUCCIÓN.

El presente manual, tiene como finalidad, mostrar la estructura organizacional de nuestra empresa especificando áreas de responsabilidad, actividades y funciones de todos y cada uno de los profesionales que laboran en nuestra institución.

Muestra la jerarquización de las áreas en cuestión; recursos humanos, producción, venta, compras y al mismo tiempo delimita todas y cada una de sus funciones, todo ello partiendo de la estructura de la organización.

Además, detalla las funciones y actividades por áreas de responsabilidad de nuestros profesionales, las relaciones interdepartamentales y funciones asociadas.

Cada área de responsabilidad, contiene su propio manual de actividades y funcionamiento para clarificar en la medida de lo posible, las actividades por área.

ORGANIGRAMA “EL AMARANTIN”

MANUAL DE OPERACIÓN: COMPRAS

Visón

Llegar a ser líderes de compras será percibido en el mercado como líder debido a las metodologías y herramientas de gestión más avanzadas.

Además nos convierte en un referente interno, contribuimos y mejoramos la rentabilidad de AMARANTIN, colaborando con todas las áreas en le gestión y negociación del gasto contable de la compañía mediante aportación continua de oportunidades validas de reducción de coste, productos/servicios innovadores y procesos internos eficientes.

Disponemos de un equipo altamente cualificado y motivado que fomentara día con día la transparencia.

Misión

Contribuir a la obtención de los resultados y objetivos de AMARANTIN maximizando la aportación de:

Valor de los mercados de suministro:

 Liderando el proceso de relación con proveedores definiendo las mejores estrategias

 Siendo expertos del mercado y sus tendencias

 Colaborando con los socios internos desde una visión global de las necesidades

 Apoyándose en las más eficaces metodologías y soluciones tecnológicas

Introducción

El presente manual de organización tiene como propósito dar a conocer de una manera clara y objetiva la estructura orgánica, los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta entidad económica, permitir identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran y evitar duplicidad de funciones, conocer las líneas de comunicación y mando, y proporcionar los elementos para alcanzar la experiencia en el desarrollo de sus funciones, elementos indispensables que le permitirán la actualización administrativa.

Por ser un documento de consulta frecuente este manual deberá ser actualizado cada año, o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional al interior de esta empresa, por lo que cada una de las áreas que la integran, deberán aportar la información necesaria para este propósito.

Siempre ha existido la conveniencia del departamento de compras de una empresa, por pequeña que sea, tenga su manual de compras. Actualmente, con la presión de establecer sistemas de calidad en las empresas y de aseguramiento de calidad, es mucho más importante que el departamento de compras desarrolle su manual.

La necesidad de un manual de compras para la empresa es importante, ya que sienta las bases para el control del departamento y de la empresa, tenerlos es de ayuda para que el departamento de compras este controlado, y realizar mejor las labores diarias, además de evitar problemas que pueden surgir en un futuro.

Integración

GERENTE DE COMPRAS: Su objetivo es realizar las mejores compras posibles para la empresa. Además es el encargado de vigilar que el departamento de compras esté trabajando como debe y así alcanzar los objetivos del departamento y de la empresa. Da prioridad a los asuntos más importantes a tratar y los resuelve, pide asesoría al gerente administrativo cuando se requiera, revisa periódicamente que no falte mercancía en la empresa.

JEFE DE COMPRAS: El puesto suministra bienes materiales y servicios a diferentes departamentos, para garantizar su buen funcionamiento, Recibe y controla requisiciones, elabora cotizaciones.

SUPERVISOR DE COMPRAS: Verifica que las órdenes de compra se realicen en tiempo preciso y que sean correctas que las cotizaciones tengan mínimo a tres proveedores.

COMPRADOR: Conocimiento de las necesidades de cada uno de los artículos que se tienen en el almacén de materia prima, Conocer y comprar los artículos perecederos en base a las especificaciones estándares de compra. Tener los proveedores adecuados para surtir los productos necesarios, Lograr los mejores convenios y condiciones con los proveedores. Disponer de un directorio con los datos, productos, precios, conocimientos de pago y entrega de por lo menos tres proveedores por producto, Visita centros de abasto, Fabricas y empacadoras para conocer y estar al tanto de calidades, ofertas y nuevos productos, Deberá avisar a las personas correspondientes de bajas y altas de proveedores, cambios de precios y condiciones de pago o crédito, Mantiene los almacenes surtidos y con inventarios justos, Programa compras a volumen, Elabora las órdenes de compra.

INGENIERO EN CALIDAD DE PROVEEDORES: Generar y mantener el reporte mensual de auditorías internas y archivo de documentos, mantener los registros y documentación para asegurar que la información adecuada se mantiene para revisión y seguimiento en el desempeño y participación de las actividades claves regulatorias del sistema de calidad. Auditar los sistemas de calidad a proveedores además de mantener contacto con proveedores en asuntos relacionados con calidad de componentes.

ANALISTA DE COMPRAS: Atender a proveedores, checar y verificar que la materia prima esté asegurado, realizar cualquier reclamación a las compañías de existir inconvenientes con la compra realizada.

Políticas de Compra:

POLITICA DE PRODUCCTO:

 Comprar referencias de mercado y no productos a medida.

 Comprar bajo especificación funcional y no por marca comercial.

 Estandarización de referencias.

 Comprar por coste total (TCO).

POLITICA DE PROVEEDORES:

 Proveedores de mercado: Empresas de las que AMARANTIN ha recibido información sobre sus productos, y están pendientes de una posible homologación.

 Proveedores homologados: Proveedores de mercado que les ha solicitado el cumplimiento del formulario de homologación y ha sido

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