Acceso y Consulta de Documentos

Acceso y Consulta de Documentos

Supérate Edu

Gestión Documental

Jeimy D. Oyola

17 de febrero de 2020

Introducción

En este trabajo se desarrollará el concepto de acceso y consulta de documentos fundamentando primordialmente en su definición y características, del mismo modo se tendrá en consideración la relevancia en el marco legal, coincidiendo esto con el aporte y alcance a nivel social o colectivo por medio de distintas fuentes de información las cuales nos indicarán teóricamente datos esenciales con relación al argumento.    

Definición

En primer lugar, “El acceso a los documentos es un derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley” (Universidad Industrial de Santander , s.f., párrafo primero).

Así mismo, es el principal mecanismo de transparencia en las instituciones y con ello una de las herramientas fundamentales del gobierno abierto, de la misma manera es una importante responsabilidad para los poderes públicos y a su vez para las instituciones archivísticas encargadas de reunir, gestionar y conservar el soporte de las acciones y las decisiones de los mismos. (Modelo de Gestión Documental de la RTA, s.f., párrafo segundo)

Por otro lado, la consulta de documentos se refiere al acceso de uno o un grupo de documentos a fin de observar o conocer algún tipo de información que contenga. Para los archivos se pueden encontrar dos tipos de consulta, directa e indirecta. La primera se produce en el momento de que la consulta es hecha sobre el documento original que se desea. La segunda indica cuando no se consulta el documento original, este tipo de consulta por lo general retrasa que el usuario pueda consultar dicho documento.

Características

Para el acceso de documentos se establece que

• “El acceso a la información pública es un derecho fundamental, reconocido por la Convención Americana de Derechos Humanos en el artículo 13” (Secretaría de Transparencia , s.f., p. 5).

• Todos los ciudadanos tienen la potestad de buscar, solicitar, recibir y divulgar aquella información pública, en manos de los órganos, entidades y funcionarios que componen el Estado.
• La información que el Estado posee le pertenece a toda la sociedad por derecho, lo cual permite su exigibilidad.
• De manera más general el derecho de acceso a la información pública se relaciona y conecta internacionalmente con el derecho de libertad de expresión.
• El acceso a la información es un ejercicio diario que los ciudadanos llevan a cabo para acercarse a la administración pública, conocer información general y de interés, y garantizar otros derechos.
• No sólo es fundamental para hacer control social a la administración pública, conociendo sus actuaciones, sino que también es esencial para la realización y ejercicio de otros derechos fundamentales.

Desde otra perspectiva, la consulta de documentos corresponde a

• El proceso de visita, revisión y lectura de un documento, que se encuentre almacenado en un Archivo, a fin de obtener la información que estos contienen.
• La accesibilidad de los usuarios al poder consultar los documentos que reposan en el Archivo Central.
• La responsabilidad de los usuarios en relación con la integridad de la documentación mientras lleven a cabo la consulta de ésta, quedando expresamente prohibida la sustitución, sustracción o incorporación de nuevos documentos.
• La proporción de manera ágil y oportuna, tanto a los usuarios internos como externos la consulta y/o acceso de la documentación que reposa tanto en la dependencia como en el Archivo Central, dando estricto cumplimiento al procedimiento interno que aplica para tal fin.
• La consulta directa la cual normalmente para acceder a ella es necesario un carné de investigador que proporciona la institución en base a su reglamento, haciendo uso de una ficha de pedido por duplicado donde se ubican los datos del individuo para ser localizado por el archivero.
• La consulta indirecta se puede llevar a cabo por medio de teléfono móvil o vía correo, variando así la consulta como tal y el préstamo dado que este tipo de consultas es en muchos casos difíciles de responder; el documento original nunca es prestado, sino que alternativamente se brinda un servicio especial de fotocopias y a su vez el archivero debe llevar un inventario de estas copias.  

Marco Legal

• Ley 594 de 2000, Artículo 27: Que expresa “Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.” 

Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.

• Ley 594 de 2000, Artículo 28: “Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo."
• Ley 594 de 2000, Artículo 29: “Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.” (Isabelaherca, 2012)
• Convención Americana de Derechos Humanos, Artículo 13: “Toda persona tiene derecho a la libertad de pensamiento y de expresión. Este derecho comprende la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones e ideas de toda índole, sin consideración de fronteras, ya sea oralmente, por escrito o en forma impresa o artística, o por cualquier otro procedimiento de su elección.” (Convención Americana sobre Derechos Humanos, s.f.)

Aporte y Alcance a Nivel Social

Dado que lo archivos y/o documentos se encuentran en resguardo y conservación, destaca gran parte el efecto de información y difusión puesto que, no solo respalda los datos en el ámbito personal, familiar o estatal, sino que también en el campo histórico, aspecto fundamental en la sociedad.

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