Caso de estudio: Adquisición de computadoras para el Ministerio de Justicia

Caso de estudio: Adquisición de computadoras para el

Ministerio de Justicia

Planteamiento:

José Ramírez recientemente fue nombrado jefe de logística del Ministerio de Justicia y deberá liderar las contrataciones que realiza la entidad. Su grupo deberá evaluar las decisiones de José al interior del Ministerio.

Desarrollo:

Con la finalidad de modernizar los diferentes juzgados al interior del país, el Ministerio de Justicia requiere 10,000 computadoras de escritorio (desktop), se estima que el costo de la adquisición será de 20 millones de soles. Sin embargo, se considera otra alternativa, alquilarlas por un periodo de 3 años por 10 millones de soles. Respecto de esta última opción, si bien el Ministerio no será propietario de las computadoras, no tendrá que asumir el gasto por las reparaciones y mantenimientos. Durante las reuniones de coordinación, un funcionario del área usuaria comenta que en alguna oportunidad escuchó que se podían realizar una adquisición con proveedores no domiciliados y evitar utilizar la normativa de contrataciones, ello con la finalidad de realizar una contratación más expeditiva. Sin embargo, esta última posibilidad es rápidamente descartada. José se inclina por la primera alternativa y aconseja al área usuaria adquirir las computadoras, porque considera que el costo del alquiler es demasiado alto. Se sigue su consejo y se procede a la elaboración de las especificaciones técnicas de las computadoras.

Mientras se elabora el requerimiento se discute si la contratación debe realizarse por paquete, el alcance y el sistema de la contratación. Respecto de lo primero, el área usuaria se pregunta si al tratarse de un equipo que cuenta con varios periféricos (mouse, teclado y monitor) les conviene realizar una contratación agrupando todos los componentes en un ítem-paquete o si les conviene realizar la convocatoria por relación de ítems respecto de cada componente. Se inclinan por lo primero. Respecto de la modalidad de contratación, algunos funcionarios del área de logística señalan que sería conveniente considerar en el contrato el mantenimiento de las computadoras, la reparación y el suministro de los repuestos como prestaciones accesorias por un periodo de 3 tres años contados desde la entrega de las computadoras.

Consideran que la contratación debería realizarse llave en mano. Sin embargo, se generan dudas respecto de que sistema de contratación a utilizar considerando que la cantidad de prestaciones accesorias que se requieren es indeterminada. José propone utilizar el sistema mixto, considerando que, si bien se conoce con claridad la cantidad de computadoras a adquirirse, no se conoce la cantidad de reparaciones y repuestos que se necesiten pues dependerá del uso que tengan las computadoras.

Durante la elaboración de las bases se decide establecer como requisito de calificación la experiencia del postor en la especialidad por 30 millones de soles en bienes iguales o similares al objeto de la convocatoria. Uno de los miembros del Comité de Selección cree que se debe considerar como bienes similares toda clase de computadoras, los que incluye a las computadoras portátiles (laptop), otro menciona que también se debe considerar la experiencia en las prestaciones accesorias, como los mantenimientos. José, que es el presidente del Comité de Selección, los convence que solo se permita la experiencia en ventas de computadoras de escritorio, dejando de lado las propuestas realizadas.

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