Conducción Eficaz de Reuniones

Considerando los conceptos vistos para la Conducción Eficaz de Reuniones de trabajo, lea el siguiente caso y conteste las preguntas del final.

“Regularmente hay unas reuniones de gestión a las que asisten diferentes personas de todos los departamentos de la empresa.

Más o menos, los asuntos a tratar son, a menudo, conocidos por todos y casi siempre participan las mismas personas.

La finalidad de la reunión es conocer la situación de la gestión de la empresa y a veces, asisten nuevos participantes desde el inicio de la reunión.

Situación

Por la mañana, Juana al abrir su Lotus Notes se entera –un tanto sorprendida- que mañana a las 8:00 h. hay una reunión. Lo sabe gracias a un compañero suyo –Emilio- que le ha reenviado un correo electrónico en el que se indicaba la fecha de esa reunión tan importante (iba con acuse de recibo)

La hora, las 8:00 h. Está previsto que acabe a la 13:00 h.

Sorprendida por la noticia, llama a su compañero Emilio y le comenta si sabe algo más de esa reunión tan importante.

Emilio, le dice que es la famosa reunión de gestión, que no se preocupe tanto porque se trataran los asuntos de siempre; los del día a día y lo que quedó pendiente.

La respuesta de Emilio no tranquiliza a Juana que le reclama un mayor detalle. Por ejemplo, donde será, quien va a asistir, por qué no se lo han dicho antes,…

Ante la petición, Emilio le contesta que asistirán los de siempre más dos o tres de “Ingeniería” para un asunto nuevo que ya nos dirán. Del lugar de la reunión supone que lo sabrá la secretaria. Y al hecho que no le hayan avisado le responde que seguramente se le habrá olvido decírselo.

Juana hace memoria y empieza a recordar. ¡Ya está! (se alegra) ya recuerda aunque vagamente la pasada reunión de gestión de hace tres meses, pero se cuestiona si tiene que ir ella.

Vuelve a llamar a Emilio y le pregunta si de lo pendiente está el asunto de los “embalajes”. Éste le contesta que puede, que, en todo caso, intente sacar ese tema en la reunión. Puede que haya tiempo o que al jefe le interese ya que hace poco hubo bronca con los del almacén.

No sabe qué hacer. Tiene asuntos (para ella de importancia) y no sabe si se tienen que tratar o no en dicha reunión. Además no sabe si ir o no ya que “oficialmente” ella no sabe nada. También piensa que si asiste a la reunión a qué hora. ¿A primera y estar toda la mañana o …?”

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