UNA REUNION EFICAZ

REUNION EFICAZ

Las reuniones se realizan para facilitar la comunicación entre sus miembros permitiendo compartir información, presentar nuevas ideas, discutir problemas, buscar soluciones y coordinar esfuerzos.

No siempre quedamos satisfechos con las reuniones que convocamos o a las que asistimos: convocatorias que no nos llegan, falta de puntualidad, objetivos poco claros, discusiones ajenas al tema de la reunión (mal organizadas y mal dirigidas.

Cuando solo somos participantes en una reunión, podemos ayudar mucho con nuestro esfuerzo a que esta sea más eficaz.

Cuando decidimos convocar una reunión tenemos que asumir y ser conscientes de alguna diferencia entre los resultados que obtenemos cuando trabajamos individualmente y los que obtenemos al hacerlo en grupo.

Si el grupo se compone de pocos participantes, homogéneos entre sí, se rinde más en presencia de otras personas y se sienten más motivados para mejorar su rendimiento.

Los grupos producen más y mejores soluciones a los problemas al combinarse las aportaciones de diferentes personas; puede dividirse el trabajo, se crean más ideas, se recauda más información, los errores individuales se descubren y corrigen por los otros componentes del grupo.

El análisis de los problemas realizados en grupo son superiores a los individuales debido al mayor número de juicios que se formulan, la mayor gama de conocimientos.

La toma de decisiones en grupo son más arriesgadas ya que se diluye la responsabilidad.

En tareas que se pueden realizar por una sola persona, los grupos necesitan más tiempo, ya que el tiempo invertido por cada una de las personas que conforman el grupo es mayor que si se hubiese trabajado en solitario.

Por tanto, al convocar una reunión hay que tener presente que nos interesa más el coste o la eficiencia. (Los individuos son preferible a los grupos cuando se trata de resolver problemas).

Hay tres razones para celebrar una reunión:

A) Compartir información.

El mensaje que se desea comunicar se normaliza al conocerse la reacción del grupo y proponer mejoras.

Ayuda a las personas a entender no solo lo que se espera que haga sino también lo que van a hacer los demás, donde las reuniones posteriores se informara de los logros alcanzados.

B) Resolver problemas .

C) Tomar decisiones.

La responsabilidad de la decisión no es delegable en un grupo, aunque si se puede hacer participar a la gente en la toma de decisiones.

Cuando la resolución de un problema es urgente, la decisión hay que tomarla con la menor participación posible, ya que el tiempo es crucial.

Hay que consultar al grupo para que este acepte la puesta en práctica de la decisión.

Una reunión no se debe celebrar si:

- El asunto puede solucionarse con una llamada telefónica o facilitando un informe.

- Si no está suficientemente preparado.

- Si las personas que deben tomar la decisión no pueden asistir.

- Si el asunto hay que tratarlo individualmente.

- Si no existe una proporción entre el gasto de la reunión y los resultados que de ella se esperan.

Eficacia de las reuniones:

- Fijar claramente los objetivos que se pretenden.

- Solo deben asistir aquellas personas que necesitan saber o pueden contribuir con sus conocimientos. “ cuantas más peor “.

- La sala elegida debe estar acorde al número de asistentes.

- La convocatoria hay que recibirla con antelación suficiente y la hora de la misma debe ser prudencial (no se puede convocar una reunión a las 6 de la tarde un viernes).

- Los medios visuales y el material tienen que estar preparados a tiempo y en perfecto funcionamiento.

Toda reunión debe ser dirigida por aquella persona que conozca las técnicas de dirección de reuniones: ceñirse a lo establecido en la agenda; en el tiempo; en los temas; asignar la responsabilidad de las tareas; establecer fechas de ejecución; fomentar que todas las aportaciones de los asistentes vayan dirigidas a lograr el objetivo y al finalizar, resumir los acuerdos.

El director de la reunión tiene que fomentar que las responsabilidades asignadas se cumplan dentro de la fecha prevista.

Los asistentes a la reunión deben conocer cuáles son los objetivos perseguidos, que se espera de ellos, que reglas van a seguir, el orden del día y sus prioridades y con qué metodología se va a trabajar,

dejando claro quien dirige la reunión y quien escribirá el acta, ya que esta debe estar en poder de los asistentes con la mayor prontitud, detallando los acuerdos tomados.

LOGISTICA.

El tamaño de la audiencia responderá directamente a la evaluación de las necesidades a cubrir convocando siempre a los responsables de tomar una decisión; quienes la van a ejecutar y aquellos que son los responsables del proyecto.

La agenda de la reunión es fundamental, ya que determina quién debe asistir, permitiendo a los asistentes preparar el material adecuado, facilitando a su vez el calendario que permita la cobertura de cada tema.

Una agenda debe ser concisa y clara en la que se detalle la fecha, hora de comienzo y hora de cierre, el lugar de la celebración, que se va a discutir, describiendo brevemente los temas a tratar y el tiempo que se va a dedicar a cada uno de ellos.

En toda convocatoria de una reunión hay que evitar las primeras horas de la mañana, después de comer y la última hora de la tarde.

La duración de una reunión viene condicionada por el número de asistentes, por el objetivo de la misma y por los temas a tratar.

El orden de exposición de los temas influye en el tiempo; es conveniente comenzar con los temas de dificultad media, continuar con los de máxima complejidad y terminar con los de contenido más fáciles.

La elección de una sala de reuniones debe tener en cuenta la ubicación, comodidad y de tamaño apropiado al tamaño del grupo. No obstante, en caso de necesidad, psicológicamente, es mejor hacinar a la gente en una habitación pequeña a que estén dispersos por la sala.

Un elemento que influye en el control sobre los participantes es la distribución de la sala.

Las mesas en forma de “ U “ son ideales para grupos de más de 20 personas y son optimas para personas que se espera un elevado grado de discusión y para la comunicación “cara a cara”; es útil para cuando durante la reunión se van a utilizar medios audiovisuales.

Para grupos numerosos y sesiones largas se utiliza una sala en forma de aula; la reunión con una distribución de

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