Digitalizacion_de_archivos-una-aproximacic3b3n-al-tema

Las grandes ventajas que ofrece la tecnología digital

para hacer frente a los retos impuestos a la archivística moderna, se ven como

obvias. La imagen digital es hoy una herramienta alternativa para difundir el contenido

informativo de los archivos, permitiendo que las colecciones documentales

estén “fuera del alcance” físico de las nocivas manipulaciones de que son

objeto, por su razón de ser.

Si bien es cierto cualquier esfuerzo por transformar la realidad que han vivido los

archivos –descuido, desatención, imposibilidad de uso, falta de mecanismos de

preservación– es importante, también lo es el hecho de que una tecnología digital

implementada por fuera del marco de referencia archivístico, puede ser más perjudicial

que beneficiosa para los documentos.

Establecer procedimientos digitales a partir de una política de organización documental

previa, parece ser el único esquema funcional viable de aplicación en los

archivos, salvo contadas excepciones que deben ser analizadas en entornos particulares.

La importancia que cobra la organización archivística en su conjunto,

cuando se pretende realizar implantaciones tecnológicas de imagen digital, es vital

para la garantía de éxito de un proyecto de esta naturaleza. Desde el punto de vista

metodológico, todo archivo que pretenda vincular a su operación imágenes digitales,

debe garantizar documentos preparados previa y suficientemente, con el fin de

encontrar en la tecnología una representación de dicha organización y no por el

contrario, el substituto tecnológico de una administración documental deficiente

y carente de servicio. No es prudente, por tanto, promover la informatización de acervos

desorganizados y carentes de acceso, sin posibilidad de uso de la información.

La presente Guía se relaciona con el acercamiento a los aspectos técnicos de la

digitalización de imágenes, pero resulta necesaria la reiteración marcada sobre entender

la digitalización como un complemento facilitativo al cumplimiento de los

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|GUÍA DE PROCEDIMIENTOS |

objetivos misionales de los archivos y no como un fin último de los mismos. Ha de

persistir la necesidad de que los archivos y sus políticas apliquen procesos y actividades

a sus documentos, para convertirlos como reto, en los nuevos centros de información,

alejados de la condición peyorativa que los identifica como depósitos de

papel. Si un archivo no está en capacidad de dar acceso y controlar la documentación

que custodia, es efectivamente un simple repositorio. El desafío consiste precisamente

en convertir los depósitos de papel en centros de información, haciendo

acopio e integración de la disciplina archivística de la mano de la tecnología digital.

Negar las bondades que la tecnología aporta en cualquier campo de la acción

humana es absurdo; los archivos como disciplina social requieren que esas aportaciones

sean estructuradas de manera engranada, como parte de un programa

metodológico de organización física e intelectual de los documentos. Este es el

principal aporte que pretende rescatar el trabajo que aquí se presenta.

En el primer capítulo se identifican algunos elementos que deberán ser tenidos en

cuenta para priorizar qué, de todo lo análogo, debe convertirse a digital. Los programas

de reproducción documental son costosos en implementación, operación

y sostenibilidad; un archivo que planee su proyecto de digitalización reducirá

no solo la inversión económica, sino que podrá brindar en el corto tiempo un

servicio de consulta optimizado, identificando con criterios de selección los documentos

que en prioridad ingresarán al sistema.

En el capítulo siguiente, Metadatos: la descripción documental, aparecen recapituladas

las tendencias normativas de carácter internacional ante las cuales ningún archivo

puede ser ajeno. Hablar de la descripción parece no tener relación con nuestro

tema digital, sin embargo, es la descripción documental la que se beneficia de la

tecnología digital de imagen; es la descripción documental la que se enriquece

con el valor agregado de las imágenes y no, por el contrario, la imagen la que se ve

beneficiada al contar con unos mecanismos de acceso.

Aparece luego el capítulo denominado Conceptos de interés que enfoca su desarrollo

en la interacción entre bases de datos descriptivas y algunas de las interpretaciones

sobre conceptos archivísticos, que trata de canalizar la forma correcta como

se relacionan con proyectos de imagen digital.

La Política de digitalización centra gran parte de atención de la cartilla y conforma el

capítulo siguiente. Un sistema de referencia general –conceptual y técnica–, pare13

|DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS |

ce ser un vacío institucional que requiere ser evaluado porque muchos proyectos

digitales están siendo dirigidos más por un afán desmedido en el uso de la tecnología,

acompañado lógicamente de un “proveedor de soluciones”, que por una

necesidad archivística de acceso, difusión y preservación de información. Los

análisis documentales que se plantean en este capítulo no son los únicos y muchos

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