EJEMPLOS DE SISTEMA ORGANIZACIONAL CERRADO

1. EJEMPLOS DE SISTEMA ORGANIZACIONAL CERRADO:

• Kodak: La compañía Eastman Kodak se fundó a partir de la "Eastman Dry Plate Company", empresa para la fabricación de placas fotográficas fundada por el inventor George Eastman con el mecenazgo del empresario Henry Strong en 1881 en Rochester, Nueva York en los Estados Unidos de América.
• La NASA: (por sus siglas en inglés, National Aeronautics and Space Administration), es la agencia del gobierno estadounidense responsable del programa espacial civil, así como de la investigación aeronáutica y aeroespacial.
• Blockbuster LLC: Antiguamente, Blockbuster Inc., fue la cadena más grande de servicios de alquiler de videojuegos y películas con sede en Estados Unidos. Inicialmente alquilaban a través de tiendas, posteriormente a través de correo y finalmente por streaming, en demanda y con cines.
• Cementos Argos: Es una empresa de industria colombiana, con un 51 por ciento de participación en el mercado, es el cuarto mayor productor de cemento en América Latina, y el único productor de cemento blanco en Colombia.
• Bavaria S.A: Fue creada el 4 de abril de 1889, Bavaria tiene el 99% del mercado colombiano, el 99% del mercado de Perú, el 93% del mercado de Ecuador y el 79% de Panamá.

1. EJEMPLOS DE SISTEMA ORGANIZACIONAL ABIERTO:

• Grupo Bimbo S.A.B. de C.V: es una empresa mexicana con operaciones en América, Asia y Europa. Desde 1980.
• Grupo gloria: El Grupo Gloria es un conglomerado industrial de capitales peruanos con negocios presentes en Perú, como también en Bolivia, Colombia, Ecuador, Argentina y Puerto Rico.
• La Backus: Es una empresa cervecera peruana perteneciente al grupo SABMiller, la segunda corporación cervecera más grande a nivel mundial.
• Nestlé S.A: Es una empresa multinacional suiza de alimentos y bebidas con sede en Vevey, Vaud, Suiza. Ha sido la empresa de alimentos más grande del mundo.
• Bembos: Es una empresa peruana de comida rápida, dedicada principalmente al mercado del consumo de hamburguesas. Sus colores tradicionales son el rojo, azul y amarillo.

1. PROBLEMAS EMPRESARIALES:

1. Problemas en Área de logística:

• Errores documentales.
• No realizar la revisión previa a los documentos de rigor, por parte de las sociedades de intermediación aduanera.
• La barrera de la incomunicación.
• El incumplimiento de los transportadores.
• La inexactitud de los inventarios de la mercancía almacenada.
• Necesidad de un respaldo físico de que la entrega fue realizada.
• No comunicarse a tiempo con su operador logístico.

1. Problemas en Área de producción:

• La producción sobre pedido.
• Integrar maquinaria bajo un sólo operador.
• Insumos de baja calidad.
• Escases de materia prima.
• Mala organización y planificación en la producción.
• Recursos humanos no especializados.
• Falta de inversión en el equipo industrial.

1. Problemas en Área de marketing:

• Invertir en publicidad sólo cuando las ventas bajan.
• No sabes cómo fijar los precios.
• No sabes encontrar tu segmento de mercado.
• Floja participación social.
• Usar sólo las tácticas que conoces.
• Tu prospecto (potencial cliente) no sabe nada acerca de tu negocio, con quien trabajas y el tipo de resultados que produces.
• Tu prospecto sabe algo más acerca de tu negocio, pero no está seguro/a si el mismo es apropiado para sus necesidades.

1. Problemas en Área de sistemas:

• No tener un modelo de mejora y evaluación de procesos.
• Se presenta mayor cantidad de mantenimientos correctivos.
• La información para publicar en el portal web de la institución está centralizada, creando cuellos de botella.
• No existe una herramienta de conocimiento general que permita la publicación de la información correspondiente a cada dependencia y las personas por ende no cuentan con el conocimiento.
• El proceso de registro de materias es complicado, no se ajusta a la normativa institucional, su diseño no es amigable ni comprensible.
• Carecer de actualizaciones en el hardware.
• No realizar copias de seguridad de los archivos.

1. Problemas en Área de ventas:

• No creer que existen factores críticos de éxito comercial.
• Trabajar en terreno infértil.
• Creer que el cliente siempre me comprará a mí.
• Desconocer los deseos del cliente o prospecto.
• Manejar el precio como única herramienta de ventas.
• La falta de motivación por parte de los líderes a los vendedores, en las ventas las motivaciones lo son todo.
• La falta de capacitación de los vendedores en el producto que ofrecen.

1. Problemas en Área de contabilidad:

• Sistemas contables costosos subutilizados y con mucha de información procesada en hojas de cálculo.
• Atraso en la entrega de información y errores en las cifras presentadas.
• El descuido de Impuesto a las Ventas.
• El descuido en el control Gastos Reembolsables.
• Inadecuada o deficiente mantenimiento de registros.
• No tener cuentas bancarias separadas para actividades personales y de negocios puede convertirse en un problema.
•  No hay suficiente dinero al inicio.

1. PRIORIZAR DEL MAYOR AL MENOR PROBLEMA:

1. Área de logística:

1. La barrera de la incomunicación.
2. No comunicarse a tiempo con su operador logístico.
3. No realizar la revisión previa a los documentos de importancia.
4. La inexactitud de los inventarios de la mercancía almacenada.
5. Errores documentales.
6. El incumplimiento de los transportadores.
7. Necesidad de un respaldo físico de que la entrega fue realizada.

1. Área de producción:

1. Mala organización y planificación en la producción.
2. La producción sobre pedido.
3. Insumos de baja calidad.
4. Escases de materia prima.
5. Integrar maquinaria bajo un sólo operador.
6. Falta de inversión en el equipo industrial.
7. Recursos humanos no especializados.

1. Área de marketing:

1. No sabes encontrar tu segmento de mercado.
2. Invertir en publicidad sólo cuando las ventas bajan.
3. Floja participación social.
4. Tu prospecto (potencial cliente) no sabe nada acerca de tu negocio, con quien trabajas y el tipo de resultados que produces.
5. Usar sólo las tácticas que conoces.
6. No sabes cómo fijar los precios.
7. Tu prospecto sabe algo más acerca de tu negocio, pero no está seguro/a si el mismo es apropiado para sus necesidades.

1. Área de sistemas:

1. Carecer de actualizaciones en el hardware.
2. No realizar copias de seguridad de los archivos.
3. No existe una herramienta de conocimiento general que permita la publicación de la información correspondiente a cada dependencia y las personas por ende no cuentan con el conocimiento.
4. La información para publicar en el portal web de la institución está centralizada, creando cuellos de botella.
5. Se presenta mayor cantidad de mantenimientos correctivos.
6. El proceso de registro de materias es complicado, no se ajusta a la normativa institucional, su diseño no es amigable ni comprensible.
7. No tener un modelo de mejora y evaluación de procesos.

1. Área de ventas:

1. Trabajar en terreno infértil.
2. La falta de motivación por parte de los líderes a los vendedores, en las ventas las motivaciones lo son todo.
3. La falta de capacitación de los vendedores en el producto que ofrecen.
4. Desconocer los deseos del cliente o prospecto.
5. No creer que existen factores críticos de éxito comercial.
6. Manejar el precio como única herramienta de ventas.
7. Creer que el cliente siempre me comprará a mí.

1. Área de contabilidad:

1.  No hay suficiente dinero al inicio.
2. Atraso en la entrega de información y errores en las cifras presentadas.
3. Sistemas contables costosos subutilizados y con mucha de información procesada en hojas de cálculo.
4. El descuido en el control Gastos Reembolsables.
5. El descuido de Impuesto a las Ventas.
6. Inadecuada o deficiente mantenimiento de registros.
7. No tener cuentas bancarias separadas para actividades personales y de negocios puede convertirse en un problema.

1. PROBLEMA PRINCIPAL DE CADA ÁREA:

1. Área de logística:

• La barrera de la incomunicación: La falta de comunicación y los objetivos disonantes entre áreas provocarán una descoordinación entre los departamentos de ventas, marketing y gestión logística. También puede provocar distorsiones en cuanto a colocar los productos adecuados (bienes y servicios) en el lugar adecuado, en el momento preciso y en las condiciones deseadas, disminuyendo su rentabilidad del producto.

1. Área de producción:

• La producción sobre pedido: se refiere a la producción no estandarizada de artículos que se fabrican uno por uno, es decir, el fabricante no puede suponer que recibirá nuevos pedidos del mismo producto. Este tipo de producción se caracteriza pues por una amplia gama de productos, pero cada uno en pequeñas cantidades, y por tanto las exigencias en cuanto a la maquinaria utilizada y a los niveles de especialización de la mano de obra son bastante diferentes de los de la producción en cadena.

1. Área de marketing:

• No saber encontrar tu segmento de mercado: No definir tu segmento no sólo te hará gastar más en publicidad, sino que no podrás satisfacer ni fidelizar bien a tus clientes.

1. Área de sistemas:

• No realizar copias de seguridad de los archivos: La documentación de sistemas es el conjunto de información que nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen. Y al no hacer copias de seguridad se corren riesgos de perder datos importantes al haber una falla.

1. Área de ventas:

• Trabajar en terreno infértil: Sucede mucho, vendedores llegan a pensar que lo que les sirvió en uno, le puede servir a todos; esto es un error. Cada cliente es diferente y cada venta también, por ello debes analizar desde el mercado, el perfil y la tecnología.

1. Área de contabilidad:

• Atraso en la entrega de información y errores en las cifras presentadas.

1. 5 SOLUCIONES AL PROBLEMA PRINCIPAL DE CADA ÁREA:

1. Área de logística:

La barrera de la incomunicación:

1. La solución pasa por promover la integración y coordinación entre departamentos, definir y comunicar a todas las áreas los elementos y servicios que presentarán a los clientes.
2. El intercambio de información entre directivos y empleados es fundamental para el esclarecimiento de las conexiones que se presentan en cada nivel.
3. Este flujo de comunicación permitirá una administración más de cerca a fin de evitar problemas, retrasos, retornos de inventario y almacenamiento.
4. Una buena comunicación es sinónimo de enfoque y es un elemento clave en la cadena de valor a fin de promover la participación entre empleados y terceros para llegar a los objetivos de negocio de la compañía. 
5. Invertir en una tecnología capaz de proporcionar un fácil acceso a la información de carga, incluyendo pedidos, productos y facturas relacionadas con la mercancía a entregar.

1. Área de producción:

La producción sobre pedido:

1. Conoce tus gastos de operación y piensa que reducirlos tendrá un beneficio inmediato en tus estados de resultados.
2. Define tus necesidades, es decir, establece qué requiere tu negocio y en qué áreas crees que gastas de más.
3. Observa el mercado. Recuerda que debes satisfacerlo y quizá haya cosas que puedas mejorar del interior hacia afuera.
4. La producción debe darse de acuerdo a los pedidos para que no haya sobrantes y pérdidas para ello se debe llevar un registro desde el inicio.
5. Capacitar al personal para tener mejor salida y producir menos gastos.

1. Área de marketing:

No saber encontrar tu segmento de mercado:

1. Piensa en necesidades y beneficios: La primera pregunta a la que tienes que contestar es: ¿qué necesidad logra cubrir mi producto o servicio? Para analizar a fondo este tipo de cuestiones, te recomiendo que hagas una lista de todas las características y beneficios de cada una.
2. Investiga a la competencia: ¿A qué público o públicos crees que van dirigidas? Una vez hayas logrado establecer quién es el público objetivo de esas empresas, tendrás que averiguar dónde está tu propio hueco.
3.  Es importante que encuentres un nicho personalizado, a pesar de que la audiencia sea muy parecida. Siempre puedes volver a revisar las características y los beneficios que ofrece tu producto para pensar cómo puedes alcanzar un público un poco diferente al que ya tienen tus competidores.
4. Analiza a tu público objetivo: Cuando ya sabes más o menos el público al que te diriges, debes intentar definirlo lo máximo posible con el fin de que tu segmentación sea muy específica.
5. Evalúa tu decisión: Si ya has definido el mercado que vas a necesitar, ¿cómo puedes averiguar si has tomado una buena decisión? Antes de lanzarte sin paracaídas, establece un plan de marketing. Para ello te recomendamos que te hagas las siguientes preguntas: ¿Es mi target demasiado amplio?  Ten claro que es importante que esté definido, pero que aun así el público debe contar con un número de personas interesante para que tu empresa tenga éxito.

1. Área de sistemas:

No realizar copias de seguridad de los archivos:

1. Realice copias de seguridad con regularidad. Cuanto mayor sea la frecuencia de las copias de seguridad, menos posibilidades hay de perder información importante.
2.  Es recomendable configurar una programación de copias de seguridad automática, ya que en ella se suelen incluir los archivos modificados más recientemente. La segunda opción es programar una copia de seguridad semanal.
3. Compruebe con regularidad los resultados de la copia de seguridad generados por el producto Norton a fin de asegurarse de que se estén incluyendo todos los archivos que desea. 
4. Para evitar daños accidentales en los archivos de copia de seguridad, no utilice la unidad de copia de seguridad para otros fines.
5. Cada día hay más servicios que realizan copias de seguridad en la nube. 'Google Drive' También puedes utilizar Dropbox, OneDrive u otros proveedores, una vez hayas comparado y encontrado el que más se adapta a tus necesidades. Guardar en la nube tiene ventajas, como la disponibilidad en cualquier lugar.

1. Área de ventas:

Trabajar en terreno infértil:

1. No se preocupan por ser los mejores en el mercado, sino por dar un buen servicio.
2. Conocen perfectamente cuál es su mercado y cuáles son sus necesidades.
3. Se tiene presente que existen altas y bajas en las ventas y se continúa trabajando para poder progresar.
4. Existencia de producto cuando lo requiera el cliente suficiente para cubrir la demanda
5. Se cuentan con vendedores capacitados para lograr mayores ventas. Existe una buena administración en cuanto planeación, organización, dirección y control.

1. Área de contabilidad:

Atraso en la entrega de información y errores en las cifras presentadas:

1. Determinar la información que vamos a reunir en el área contable, de las diferentes áreas. 
2. Determinar fuentes de información. Determinamos cuáles serán las fuentes a través de las cuáles vamos a obtener la información que requerimos. 
3. Recolección de información una vez determinada las fuentes de información a utilizar, pasamos a realizar la tarea de recolectar o reunir la información, tarea que debería ser realizada por todos los integrantes del área de contabilidad. 
4. Análisis de la información. Una vez recolectada la información, pasamos a evaluarla o analizarla, con el fin de conocer la naturaleza de la información con el fin de ingresarlo de la manera correcta y en el tiempo adecuado. 
5. Tomar decisiones y designar tareas. Y, finalmente, una vez analizada la información, pasamos a establecer los objetivos del área, en base a la capacidad y a las posibilidades del personal. Y a tomar decisiones o formular estrategias que nos permitan potenciar o aprovechar las fortalezas, y neutralizar o eliminar las debilidades; empezando con las fortalezas y debilidades más importantes. 

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