ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN ADMINISTRATIVA

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN ADMINISTRATIVA

MARCO JURÍDICO

• ESTATUTO DE COOPERATIVA UPA: El 15 de mayo de 1965, fue fundada la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Progresista Amatitlaneca” R.L., por 31 personas y un capital de Q. 126.00, la Cooperativa jurídicamente nace el 25 de febrero de 1966 publicado en el Diario Oficial el Acuerdo Gubernativo que reconoce la Personalidad Jurídica; las operaciones de la Cooperativa ser rigieron en base al Estatuto.
• LEY GENERAL DE COOPERATIVAS Decreto No. 82-78 y su reglamento.
• FEDERACIÓN NACIONAL DE COOPERATIVAS DE AHORRO Y CREDITO
• LEY DE BANCOS Y GRUPOS FINANCIEROS
• SUPERINTENDENCIA DE BANCOS

PROPOSITO Y OBJETIVO

Procurar el mejoramiento social y económico de sus asociados y asociadas, a través de la realización de proyectos y servicios financieros.

FUNCIONES

Facilitar servicios financieros de excelente calidad en el menor tiempo posible a los asociados. Además de brindar beneficios de ahorro, crédito, seguros, supermercados, educación y otros.

ORGANIGRAMA GENERAL

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN OPERACIONAL DE LA GERENCIA DE MERCADEO-EDUCACIÓN Y RECURSOS HUMANOS

MARCO JURIDICO

• CODIGO DE TRABAJO
• REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO de la  Cooperativa UPA
• ESTATUTO DE COOPERATIVA UPA,  que es la ley interna de observancia general de la Cooperativa, cuyas actividades y operaciones tienen que regirse por él.  

PROPOSITO O FINALIDADES

La Gerencia de Mercadeo-Educación y Recursos Humanos es de carácter administrativo y estratégico que se encarga de planificar, coordinar, dirigir y supervisar el desarrollo de programas y políticas de mercado. Pautar con medios la política de mercado de la Cooperativa. Planificación y seguimiento a políticas de capacitación y contratación de todo el personal de la Cooperativa y el Supermercado.

OBJETIVO

Promover el desarrollo, motivación y entrenamiento del personal y coordinar los programas de capacitación dirigidos a trabajadores, asociados y beneficiarios. Así mismo se encarga de la planificación y seguimiento de políticas para el reclutamiento, selección y contratación del personal del Cooperativa UPA y Supermercado. También coordina las actividades relacionadas con la publicidad y mercadeo.

FUNCIONES

• Planificar, organizar, dirigir y supervisar el desarrollo de programas y políticas de mercado en las cuales se detectaran las oportunidades, satisfacción del cliente, requerimientos de nuevos servicios o mejorar los actuales.

• Planificar, coordinar y dirigir campañas publicitarias y realizar promociones en diferentes medios de los servicios que presta la Cooperativa y mantiene informados constantemente a los asociados.

• Pautar con distintos medios, la política de mercado de la Cooperativa y ser responsable de contratos y alianzas estratégicas con Agencias de Publicidad, medios escritos y de frecuencias en el área.

Organigrama General Actual Propuesto

Cooperativa UPA R.L.

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Elaborado por: Asesores Administrativos Grupo No. 7

Fecha: Abril de 2008

OBJETIVO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

La finalidad de el Manual de Organización de la Cooperativa UPA, R.L. es orientar a los empleados, haciendo que las instrucciones sean definidas, definiendo políticas, fijando responsabilidades. Además que proporciona soluciones rápidas en malos entendidos y aún mostrar cómo pueden contribuir los empleados al logro de los objetivos de la empresa.

Con el manual se definen las relaciones entre empleados, lo cual permite a los miembros de la administración no tener que estar repitiendo información, explicaciones o instrucciones similares.

El manual servirá entonces como medio de comunicación entre la dirección  y los empleados, facilita la delegación de funciones y la autoridad, coordina y controla las actividades, simplifica y ordena el trabajo.

I. IDENTIFICACION                                              

Titulo del puesto: Gerente General

Ubicación Administrativa: Gerencia General

Inmediato Superior: Ninguno

Subalternos: Todo el personal de la Cooperativa

II. DESCRIPCION

Naturaleza del puesto (Descripción genérica del puesto):

Es un puesto de carácter administrativo y corresponde al máximo nivel ejecutivo. Es responsable de fijar y conducir las políticas que conlleva el proceso administrativo dentro de las directrices definidas por el Consejo de Administración y la Asamblea General.  Debe coordinar y supervisar las actividades de las diferentes unidades a su cargo, así como llevar a cabo los planes de trabajo corto, mediano y largo plazo, siendo responsable del resultado de las operaciones. También le corresponde ejercer la representación legal de la cooperativa.

Descripción especifica del puesto:

Atribuciones:

1. Planifica, organiza, dirige y coordina las actividades que integran la función gerencial conforme lo demanda las técnicas modernas de administración, Consejo y Asamblea General.
2. Procura el rendimiento óptimo y aprovechamiento de los recursos de la institución.
3. Cumple y ejecuta las disposiciones del Estatuto de la cooperativa y Reglamentos Internos.
4. ejerce la Representación Legal para la discusión de asuntos jurídicos y ejecución de las operaciones comerciales y de gestión cooperativa.
5. Controla y supervisa el funcionamiento global de la cooperativa, oficinas centrales, agencia Villa Nueva, Tienda de consumo y Escuela UPA, Upa- sur, Upa- norte y otras oficinas.
6. Coordina y ordena acciones correctivas sobre situaciones no satisfactorias presentadas en cualquier fase de las operaciones, tendiente al logro de objetivos y metas fijas.
7. Ejecuta resoluciones, acuerdos y disposiciones distadas por el consejo de Administración e informa oportunamente sobre el cumplimiento de los mismos.
8. Propone la creación de servicios, ejecuta proyectos y establece guías de acción para mejorar el control interno, el funcionamiento y desarrollo de la cooperativa.
9. Elabora la planificación estratégica de corto, mediano y largo plazo para optimizar el funcionamiento integrado de la cooperativa.
10. Revisa y consolida los planes anuales y estrategias de trabajo, los presupuestos específicos, análisis periódicos y los requerimientos de cada unidad para someterlos a consideración.
11. Desarrolla y solicita a las unidades de trabajo correspondientes, políticas de captación de recursos financieros.
12. Elabora conjuntamente con los departamentos de Créditos y Cobros las políticas crediticias y la recuperación de la cartera morosa y depurada.
13. Propone al Consejo de Administración la política salarial.
14. Vigila la actualización de los organigramas estructurales y funcionales de la cooperativa y el supermercado así como de los manuales de funciones.
15. Vigila la actualización y cobertura de los seguros de la institución.
16. Asiste y participa con voz pero sin voto en reuniones del Consejo de Administración y Junta Directiva y cuando así se requiera a reuniones de Comisión de Vigilancia y Comisión Específica.
17. Coordina conjuntamente con la Unidad de Recursos Humanos la Evaluación del Desempeño de los colaboradores de la Cooperativa y el Supermercado.
18. Firma cheques de acuerdo al procedimiento establecido.
19. Cumple y hace cumplir las disposiciones legales, reglamentarias así como políticas y regulaciones establecidas para el sistema administrativo financiero.
20. presenta la evaluación del plan empresarial y estratégico al Consejo de Administración.
21. Analiza y actualiza conjuntamente con su grupo gerencial las tasas activas y pasivas a aplicar en la institución de acuerdo al plazo, forma de pago, equilibrando la tasa efectiva para cada rango conjuntamente con el Gerente Financiero.
22. Vela por invertir los recursos económicos de la cooperativa en servicios o proyectos rentables y de mínimo riesgo y por el buen manejo y cumplimiento de obligaciones institucionales.
23. Resuelve sobre la concesión de prorrogas y esperas de préstamos hasta los límites que establece el reglamento respectivo.
24. Concede créditos dentro de los límites y condiciones que fije el Consejo de Administración a través del reglamento respectivo.
25. Otorga mandatos especiales para representar judicial o extrajudicialmente a la cooperativa.
26. Suministra al consejo de Administración la información regular precisa y completa que sea conveniente para asegurar el buen gobierno de la cooperativa y ejercer las demás funciones y facultad que le corresponde de acuerdo con la ley y los reglamentos de la cooperativa.
27. Entrega a la persona que lo sustituya temporal o definitivamente el mobiliario y equipo descrito en la tarjeta de responsabilidad, los manuales de funciones y de procedimientos, así como cualquier instrucción relacionada con la plaza que desempeña, debiendo dejar constancia de la entrega en el libro de Actas.
28. Cumple con los Estatutos y Reglamentos de la cooperativa, disposiciones generales que dicte el Instituto de cooperativas, y disposiciones de los administradores de la cooperativa, relacionados con la plaza que desempeña.

Relaciones de Trabajo:

Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relaciones estrechas  con todos los departamentos de la Cooperativa; es decir con todos los puestos de la unidad.

Autoridad:

Delegar funciones, actividades o tareas específicas a todos los departamentos  de la cooperativa.

Responsabilidades:

Es responsable ante la Asamblea General u el Consejo de Administración del correcto funcionamiento de la cooperativa, entre sus otras responsabilidades tenemos: Asistir a reuniones periódicas con el Consejo de Administración para llevar a cabo la gestión directiva así como hacer consultas, informes, proyectos y recibir directrices; analizar e interpretar los Estados Financieros a efecto de evaluar la gestión cooperativa; coordinar las actividades del Comité de Planificación y Presupuesto a efecto de elaborar la planificación estratégica; realizar la Evaluación global del rendimiento de los recursos humanos de la cooperativa y el logro de objetivos anuales; realizar otras funciones afines a la gestión gerencial; ejercer el control presupuestario en forma mensual orientando reformas, así como la ejecución de ajustes aprobados por el Consejo de Administración.

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