Efectivo y equivalente. EL MANEJO DE EFECTIVO

Empezamos ahora a analizar un poco más a detalle algunos conceptos del activo para su mayor comprensión.

EFECTIVO

CONCEPTO

        El efectivo está constituido por moneda de curso legal o sus equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para la operación, sin ninguna restricción, como son:

1. Monedas de metal o billetes de curso legal
2. Depósitos en los bancos en cuenta de cheques
3. Giros bancarios, giros telegráficos y giros postales
4. Cheques a favor de la empresa
5. Fondos de caja chica
6. Monedas extranjeras

EL MANEJO DE EFECTIVO

REGISTROS

        Para tener un buen manejo del efectivo se debe contar con personal honesto y capacitado, además se tiene que contar con buenos registros y con toda  la documentación que ampare las operaciones que originan las entradas o salidas de dinero.

Para lograr esto se pueden hacer registros de:

• Caja general
• El diario de banco
• Implementar un sistema de  cuentas por cobrar y cuentas por pagar

Esto con objeto de que cada entrada o salida de efectivo esté comprobada con los documentos respectivos y además, debidamente autorizados.

AUXILIARES

        Para controlar el efectivo los auxiliares que nos sirven para lograrlo son las máquinas que sirvan de protección o respaldo a las cifras registradas, por ejemplo:

1. Entradas por ventas al contado, su asiento estaría comprobado no únicamente por las notas expedidas en el mostrador, sino también por la cinta magnética de la caja registradora.  A fin de evitar alteraciones en las cantidades de los cheques que se expidan, pasarán por la protectora de cheques.

1. Los pagos que se hagan a los empleados por concepto de sueldos, para que el total de la nómina sea realmente el correcto en cuanto al tiempo debidamente trabajado, se controlan con los relojes marcadores  donde checan la entrada y salida los empleados, aparte de los demás medios de piso “floor checks” donde se confronta  la nómina con el personal en su área de trabajo.

        De esta manera la empresa hace uso de las máquinas o aparatos que la empresa utiliza de acuerdo con sus necesidades.

INFORME

       ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO.-  Es un informe que incluye las entradas y salidas de efectivo para así determinar el saldo final o el flujo neto de efectivo, factor decisivo para evaluar la liquidez de un negocio.

      Para evaluar la operación de un negocio es necesario analizar conjuntamente los aspectos de rentabilidad (utilidad o pérdida) y la liquidez (excedente o faltante de efectivo) por lo que es necesario elaborar tanto el Estado de Resultados como el Estado de flujo de Efectivo.

     La fórmula para calcular el flujo de efectivo es:

Entradas de efectivo – Salidas de efectivo = Flujo de efectivo (excedente o faltante)

Entradas de efectivo.- Son recursos en efectivo provenientes de transacciones tales como ventas al contado, cobranza de cuentas por cobrar, venta de equipo al contado y aportaciones de los accionistas.

Salidas de efectivo.- Son desembolsos efectuados por un negocio al efectuar transacciones tales como compras de mercancía al contado, pago de cuentas por pagar, adquisición de equipo de contado y pago de gastos y retiro de capital de parte de los accionistas.

FONDOS DE CAJA

          Es el efectivo que se destina para cubrir gastos menores como lo son;  la compra de artículos de escritorio,  pasajes de urbanos, artículos de aseo, etc.

          Es el dinero destinado al pago de gastos menores o urgentes.

TIPOS DE FONDO DE CAJA

1. Fondo Fijo de Caja.- Es aquel en el que se determina una cantidad que permanece estable por periodos más o menos amplios.  Es posible modificar su monto cuando las necesidades de la entidad así lo determinen.

1. Fondo Variable de Caja.- Cuando el monto de los pagos menores varía considerablemente de un día a otro de una semana a otra, se establecen fondos variables de caja, en los cuales el ciclo fondo-gasto-reembolso se repite en lapsos mucho más cortos y siempre por cantidades diferentes.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Ventajas:

1. Permite tener un fondo exclusivo para pagar los gastos menores
2. Nos permite conocer los gastos efectuados por periodos de tiempo

Desventajas:

1. No nos permite pagar gastos mayores del monto del fondo

REEMBOLSOS

Los reembolsos de los fondos de caja chica pueden hacerse semanales, quincenales o mensuales.  Estos permiten conocer en que se distribuyen o se invierten estos recursos.

ARQUEO DE CAJA

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.

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