IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS EN EL DEPARTAMENTO DEL HUILA

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PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: TECNOLOGO GESTION DOCUMENTAL
• Código del Programa de Formación: 122901 - V1
• Nombre del Proyecto: IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS EN EL DEPARTAMENTO DEL HUILA
• Fase del Proyecto:  ANÁLISIS
• Actividad de Proyecto: ANALIZAR LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ORGANIZACIÓN
• Competencia:  ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON NORMATIVA
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar:  02 CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO EN SOPORTE FÍSICO Y ELECTRÓNICO TENIENDO EN CUENTA LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL, EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y LAS NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

2. PRESENTACIÓN

El propósito de esta guía es orientar al aprendiz sobre las actividades a desarrollar durante el proceso de organización de archivos administrativos; labor importante para el desarrollo de habilidades y destrezas en este ámbito laboral.

Es necesario adquirir las habilidades y competencias que permitan un adecuado trabajo en equipo, responsable y comprometido de todos aquellos que conforman el grupo, siendo necesario para esto un liderazgo y un ambiente en el que haya armonía, responsabilidad, creatividad, voluntad, organización y cooperación entre todos los miembros.

Es importante que el producto de cada una de sus evidencias de aprendizaje (actividades) sea coordinado y verificado con el instructor y se entreguen las evidencias de aprendizaje.

Para el desarrollo de la formación se realizarán sesiones de clase presencial en el ambiente de aprendizaje asignado, para hacer el acompañamiento al proceso formativo.

3.  FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

1. Actividad de Reflexión inicial

Técnica Didáctica: Reflexión

Estrategia Didáctica: Observación.

Indicaciones: 

1. De manera individual observa la gráfica.

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-Si claro jefe tengo su documento.

-si claro en 5 minutos se lo entrego.

a. Describe la situación que observas en la gráfica.  ¿Qué Cres que está pasando?

b. Responde las preguntas planteadas y justifica tu respuesta.

1. ¿Por qué los archivos son vitales y más que necesarios?
2. ¿Los archivos son esenciales para proteger los derechos de los ciudadanos?
3. ¿Los documentos evidencian los eventos del pasado para la toma de decisiones en el presente?

1. Cada aprendiz socializará sus respuestas.

Materiales para esta actividad: Computador, conectividad a internet, lector de documentos pdf o Word, plataforma de comunicación Territorium

Resultado esperado de esta actividad: Texto escrito de la descripción de la situación de la gráfica y respuesta a las preguntas planteadas.

Tiempo sugerido para la actividad: 30 minutos

1. Actividad Reconocimiento de Saberes previos

Técnica Didáctica: Reflexión

Estrategia Didáctica: Test de relacionamiento conceptos.

Pon a prueba tus conocimientos con del desarrollo de un sencillo test de cuánto sabes sobre archivo y comparte tus resultados en la sección de comentarios, Territorium

1. Indicaciones: Para realizar la actividad descargue el taller adjunto de Test básico de ¿Cuánto sabes?, y resuelva la actividad de relacionamiento, lea la definición y relaciónela con la palabra correcta. Indique en el cuadro de la mitad el número que corresponda. Una vez terminado imprima la pantalla y publíquela en el muro de Territorium.

Materiales para esta actividad: Computador, conectividad a internet, lector de documentos pdf o Word, plataforma de comunicación Territorium.

Resultado esperado de esta actividad: Diligenciamiento del Test básico de ¿Cuánto sabes?, de relacionamiento con la palabra correcta.

Tiempo sugerido para la actividad: 30 minutos

1. Actividad Conocer la aplicación de procesos técnicos que se derivan de la organización de un archivo central en las oficinas o dependencias, para mantener criterios de calidad y eficacia en el acceso a la documentación independiente de su soporte y teniendo en cuenta una normalización adecuada para el tipo de documento almacenado.

Técnica Didáctica: Discusión guiada

Estrategia Didáctica: Aprendizaje autónomo y colaborativo

Indicaciones:

1. El instructor realizará una explicación magistral sobre los elementos básicos de la organización de archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales; que nos darán la oportunidad de saber reconocer las herramientas con las que contamos y que facilitan o dificultan nuestras actividades diarias y que aunadas a los conocimientos que adquiriremos con el desarrollo del taller, darán como resultado el mejor rendimiento en nuestros diferentes ámbitos, tales como: trabajo diario, entorno personal e institucional etc. Explicará mediante ejemplos como desarrollar la actividad propuesta.

1. Desarrolle los taller de Legislación documental y Conceptos básicos de gestión documental para apropiar los conocimientos en los temas propuestos.

Descargue los documentos que encuentra en la plataforma de territorium y el Drive dispuesto para las clases. Enlace ingreso Drive:

https://drive.google.com/drive/folders/1pvvriN3K29ascBoDjlubQJw6SOQTpsea?usp=sharing

Envíalo a tu instructor en, en un archivo llamado Talleres de Legislación documental y Conceptos básicos de gestión documental.

Realice consulta de textos y referencias bibliográficas para complementar sobre los temas específicos relacionados.

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