INSTRUCTIVO DE READH

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR INSTRUMENTO READH(p)

(Propuesta piloto para enriquecer con los grupos de trabajo territoriales)

FORMA NORMALIZADA DE DILIGENCIAR TÉRMINOS Y PALABRAS

En cada uno de los elementos pertenecientes a cada una de las áreas de descripción, y cuando es pertinente, se especifica las formas de escritura. Las reglas consignadas en este instructivo son las mismas para diligenciar el inventario en Access, cuando corresponda.

Observaciones generales. Se debe diligenciar un Registro por cada uno de los fondos hallados. Esto incluye la circunstancia en la cual una entidad pueda tener bajo su custodia varios fondos.

1.  AREA DE IDENTIFICACION

Definición. Este componente incluye la información relativa para identificar de forma única cada Entidad (persona natural o jurídica, pública o privada) que posee y custodia documentos de Derechos Humanos.

1. Elementos de Identificación

• Identificador 

Objetivo

Proporcionar un código numérico o alfanumérico que de manera unívoca permita identificar la Entidad (persona natural o jurídica, pública o privada) que custodia documentos de Derechos Humanos. Identificador es espacio exclusivo de la DADDHH. Elemento obligatorio

Regla

Anteponer el literal “Co” para identificar el primer componente del Identificador, que significa “Colombia”. Aplicar códigos DANE para registrar Departamento, Municipio y Centro Poblado (dos dígitos para el Departamento, tres dígitos para el municipio y tres dígitos para el centro poblado). Adicionar un número consecutivo de cinco dígitos, que defina el número de Registro de Entidad, para todo el País. Finalmente, se añade un número de dos dígitos que indica el número de fondos registrados por entidad.

Los componentes deberán estar separados entre sí, por un signo punto “.Hasta aquí área exclusiva DADHH:

Ejemplo

Co.52001000.00004.02

Este caso corresponde al departamento de Nariño, el municipio de Pasto y el centro poblado de San Juan de Pasto. Se identifican que es el fondo número 2 de la entidad número 4 registrada.

• Código de diligenciamiento elemento obligatorio

Ingresar el código consecutivo según la región y responsable del levantamiento de información, según las indicaciones de la siguiente tabla:

Ejemplo:

ANSR01-1

Este código de diligenciamiento está compuesto por los siguientes elementos:

AN= Antioquia

SR= iniciales del nombre y apellido de la persona que diligenció el instrumento (en este caso corresponde a Sorani Rico)

01= corresponde al consecutivo de instrumentos diligenciados por Sorani Rico. Esto quiere decir que cada uno de los integrantes de los equipos regionales tendrá su consecutivo único.

-1= hace referencia al consecutivo asignado a cada uno de los fondos de una entidad, organización o persona. En caso de que alguna de estas tenga más de un fondo se diligenciará un instrumento para cada uno de los fondos y se pondrá en tal caso -2, -3. Etc.

• Municipio
• Departamento

Formas de escritura:

Para nombre de departamento y municipio:

En municipio seguir el siguiente ejemplo:

Apartadó, Turbo, Bucaramanga, etc.

En departamento, seguir el siguiente ejemplo:

Nariño, Boyacá, Córdoba

1.2        Poblaciones Específicas

Objetivo

Proporcionar una expresión característica del enfoque diferencial de documentos de Derechos Humanos para el Centro Nacional de Memoria Histórica. Elemento obligatorio.  

Regla

Señalar, en el listado normalizado de expresiones, la(s) que apliquen a la Entidad tenedora de los documentos de Derechos Humanos.  

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