Instructivo Toma de Inventario Físico de las Agencias

Instructivo Toma de Inventario Físico de las Agencias

Finalidad: Determinar la existencia física de las mercancías de la Empresa que se encuentra almacenadas en las diferentes bodegas. Dicha información será conciliada con las existencias que se registran en los saldos contables de la Empresa a la fecha del inventario.

Objetivos: Planificar la realización del inventarío físico en las bodegas de la Empresa.

Organizar la toma física de manera que se realice en términos de eficiencia y racionabilidad.

Alcance: Agencias de Agromilenio, Departamento de Contabilidad y Control Interno

Procedimiento:

Programación del Inventario. La Gerencia Comercial determinará la fecha en que deba realizarse el inventario general, de preferencia deberá ejecutarse a más tardar el primer día hábil del mes (2 de mayo’19).

Preparación del Inventario.

El Coordinador de Zona.

• Designará el personal que deberá acompañar el inventario.
• Adoptará las acciones pertinentes para contar con los medios y recursos para la realización eficiente del inventario.

El Jefe de Bodega.

• Deberá preparar físicamente las condiciones de almacenamiento, organización e identificación de las existencias de la mercancía (tanto de Disponible y No Disponible).

El área de Control Interno.

• Enviará por correo (lunes 29 de abril’19) a los Jefes de Bodega, la plantilla para la realización del inventario, en la cual incluirá el código del producto y la descripción del ítem. Las columnas de lote, fecha de creación, fecha de vencimiento y código de barras, así como la cantidad, será la información que diligenciará el Jefe de Bodega en esa plantilla.
• Atenderá todas las inquietudes que puedan presentarse para efectuar la labor.

Ejecución de inventario

• El inventario se realizará el día y la hora programada, en el cual de preferencia NO deben realizarse movimientos de mercancías.
• El Jefe de Bodega, deberá tener el conocimiento de mercancías pendientes tanto de ingreso como de salida, debidamente identificada y ubicada, para aclarar cualquier aspecto que sea requerido en la conciliación por parte del equipo de control interno.
• El Jefe de Bodega, debe tener claridad del corte de inventario o corte documental, relacionando los documentos que se encuentran en proceso de trámite o inconclusos, con el fin de que estas novedades no afecten la información del sistema contable. La Asistente Administrativa debe apoyar esta labor dado los documentos que maneja y tiene a cargo.
• El inventario debe hacerse en su totalidad, se deben diligenciar las planillas con la información requerida, se deben consignar los nombres de las personas que efectuaron la labor, documento que debe estar debidamente firmado por las partes.
• Terminado los conteos, el Jefe de Bodega, digitalizará los datos consignados en la(s) planillas de conteo y enviará el mismo día por correo electrónico, el archivo en Excel, al área de control interno. En la plantilla se podrán realizar adiciones de filas y/o columnas, teniendo en cuenta el número de lotes existentes por cada producto, no obstante, se debe asegurar el esquema y la uniformidad de la información.
• El Jefe de Bodega al finalizar el proceso, conservará toda la documentación de trabajo, base de constatación del inventario general realizado en la bodega a cargo.

Resultados del Inventario.

• El área de control interno, con la información recibida procederá a realizar las conciliaciones con el sistema de información y a revisar y analizar las diferencias que corresponda.
• En caso de persistir la diferencia (sobrantes y/o faltantes) y no determinar su origen y/o causa, se procederá a devolver la información al Jefe de bodega, Asistente Administrativa y Coordinador de Zona para la revisión desde el Centro de Operación.
• El área de Control Interno deberá entregar a más tardar el día sábado 4 de mayo’19, los resultados consolidados al Dpto de Contabilidad. En caso de no recibirse respuesta por parte de las Agencias, se entenderá que los resultados entregados son consistentes.
• La Gerencia Comercial teniendo en cuenta los resultados del inventario, determinará las medidas que el caso amerite y el destino de las diferencias para que se proceda a su contabilización, garantizando la calidad de información a incorporar al nuevo ERP.

Final del instructivo.

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