Toma Inventarios
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PROCEDIMIENTO N° 003 - EGASA
PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO
FISICO DE ALMACEN
1.0.- FINALIDAD
Determinar la existencia física de los suministros, insumos , repuestos y otros
bienes o materiales de propiedad de la Empresa que se encuentren
almacenados en los diferentes Almacenes o Depósitos . Dicha verificación
deberá ser contrastada con las existencias que figuran en los registros
contables de la empresa a la fecha del inventario.
2.0.- OBJETIVOS
a) Planificar la realización del inventario físico en los almacenes de la
Empresa.
b) Preparar el material necesario para la toma de inventario físico.
c) Organizar la toma de inventario físico de almacén de tal manera que el
mismo se lleve a cabo utilizando criterios de racionalidad, eficiencia y
economía.
3.0.- ALCANCE
La presente norma alcanza a los Dpto. de Contabilidad y Logística.
4.0.- BASE LEGAL
R.J. Nº 335-90-INAP/DNA
5.0.- APROBACION Y DIVULGACION
- Aprobación : Por Gerencia General
- Divulgación y actualización : Por Dpto. de Gestión e Información.
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6.0.- NORMAS
6.1.-DEFINICIONES
a) Inventario físico de almacén
Es una forma de verificación física que consiste en constatar la
existencia o presencia real de los suministros, insumos , repuestos y
otros bienes o materiales almacenados, apreciar su estado de
conservación y condiciones de seguridad.
Se tienen los siguientes tipos de inventario :
• Inventario general
Denominado también inventario masivo, incluye a todos los bienes
almacenados en los diferentes ambientes o depósitos de la empresa y
sirve de sustento a los Estados Financieros de la entidad. Este
inventario requiere de un apropiado programa y se realiza por lo
menos una vez en cada ejercicio.
El inventario general normalmente se efectúa cerrando las operaciones
del almacén por uno o varios días, pudiendo realizarse también en
movimiento tomando las precauciones que se señalan en la presente
norma.
• Inventario selectivo .-
Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se
realiza periódicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los
registros de stock se mantienen al día así como para verificar que las
existencias físicas concuerden con las tarjetas de control visible de
almacén y los registros físico - valorados correspondientes.
Se realiza sin paralizar las actividades de almacén pudiendo o no
bloquear temporalmente la documentación y el despacho del grupo de
bienes objeto del inventario por el plazo que dure el mismo.
• Inventario al barrer
Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a
efectuar el inventario empezando por un punto determinado del
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almacén efectuando el conteo de todos los bienes encontrados sin
excepción.
6.2.- NORMAS GENERALES
6.2.1 La Gerencia de Administración y Finanzas es la encargada de disponer
la oportunidad en que deba realizarse el Inventario General.
6.2.2 El Contador General es el responsable de la toma del Inventario
General de existencias de los almacenes de la Empresa .
6.2.3 Los jefes de equipo designados por el Contador general para el
inventario de cada uno de los Almacenes y/o depósitos son responsables del
cumplimiento de las normas y procedimientos de inventario a que se refiere la
presente norma .
6.2.4 La Gerencia de Administración y Finanzas en los casos que se requiera,
podrá disponer se efectúe inventarios selectivos , siguiendo las mismas
normas que se señalan para el Inventario General en la parte que le sea
aplicable.
7.0.- PROCEDIMIENTOS
7.1 PROGRAMACION DEL INVENTARIO
Paso 1-. La Gerencia de Administración y Finanzas dispondrá la
oportunidad en que deba realizarse el Inventario General , que de preferencia
deberá ejecutarse en la segunda quincena del mes de Diciembre de cada año.
Paso 2.- La Gerencia de Administración y Finanzas en función al plazo
establecido fijará el cronograma de inventario para todos los almacenes que
cuenta la empresa.
7.2 PREPARACION DE INVENTARIO
Paso 3.- El Contador General comunicará mediante Memorándum dirigido
al Dpto. de Logística la ejecución del inventario con indicación de la fecha,
hora y lugar , así como las demás instrucciones que se consideren
necesarias.
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Paso 4.- El jefe de Logística procederá a :
• Dispondrá se preparan los almacenes para la toma de inventario
poniendo especial énfasis en el orden y limpieza.
• Designará al personal que deberá atender al equipo de inventario.
• Adoptara las acciones pertinentes para contar con medios adecuados
para la realización eficiente del inventario.
Paso 5-. El Dpto. de Contabilidad, teniendo en cuenta la planificación
efectuada sobre los inventarios a realizarse dispondrá :
• El nombramiento de los jefes de equipo por Almacén así como la
conformación de los grupos para el proceso de inventario.
• Entregará al personal de inventario la Hoja de Instrucciones para la Toma
de Inventario (Ver anexo 1 )
• Entregará al equipo de inventario las fichas de toma de Inventario (Ver
anexo 2)
• Coordinará con el Dpto. de Logística la movilidad y la entrega de útiles
de inventario y otros elementos necesarios para efectuar la labor.
Paso 6.- El jefe del Dpto. de Contabilidad cursará con la anticipación
pertinente, un memorándum de nombramiento y notificación a los jefes de
equipo con la finalidad de que estos se encuentren listos para efectuar la
labor requerida.
Paso 7.- El jefe de equipo verificará que el proceso mecanizado de
información del almacén a su cargo, se encuentre debidamente al día , lo que
permitirá verificar la existencia de los ítems de almacén según registros.
Paso 8.- El Contador general y los jefes de equipo se reunirá con el personal
que efectuará la toma de inventario y explicará los mecanismos,
procedimientos y demás instrucciones necesarias para efectuar la labor
debiendo absolver las dudas que pudiera tener el equipo de inventario. En
esta reunión previa se designará los grupos de trabajo así como la estrategia
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