PLAN DE TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS

PLAN DE TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS

1.0.- OBJETIVO

• Planificar la realización del inventario físico en los almacenes de la Empresa y en los Consignatarios al mismo tiempo.

• Preparar el material necesario para la toma de inventario físico.

• Organizar la toma de inventario físico de los almacenes de tal manera que el mismo se lleve a cabo utilizando criterios de racionalidad, eficiencia y economía.

2.0.- ALCANCE

• La presente norma la alcanza el Jefe del Área de Logística.

3.0.- BASE LEGAL

− Decreto Supremo Nº154–2001-EF Reglamento General de Procedimientos

Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal del 17 de julio del 2001.

− Resolución de Contraloría General de la República N°072-98-CG

4.0.- APROBACIÓN, ADMINISTRACION Y DIVULGACIÓN

- Aprobación : Gerencia General.

- Administración y seguimiento : División Contabilidad.

- Divulgación y actualización : Departamento Organización y Métodos e Información.

4.0.- NORMAS GENERALES

La Gerencia Genera es la encargada de disponer la oportunidad en que deba realizarse el Inventario Masivo.

El Jefe de Logística es el responsable de la toma del Inventario Masivo de existencias de los almacenes de la Empresa y de los almacenes de los consignatarios.

Los jefes de equipo designados por el Jefe de Logística para el inventario de cada uno de los Almacenes y/o depósitos son responsables del cumplimiento de las normas y procedimientos de inventario a que se refiere la presente norma.

La Gerencia General en los casos que se requiera, podrá disponer se efectúe inventarios selectivos , siguiendo las mismas normas que se señalan para el Inventario General en la parte que le sea aplicable.

5.2.- NORMAS ESPECÍFICAS

5.2.1 La Gerencia General es la encargada de disponer la oportunidad en que deba realizarse el inventario general de activos fijos y bienes menores.

5.2.2 La Gerencia General en los casos que se requiera, podrá disponer se efectúe inventarios selectivos, siguiendo las mismas normas que se señalan para el Inventario General o rotativo según corresponda y en la parte que le sea aplicable.

5.2.3 La jefatura de Logistica es la responsable de la planificación y ejecución de la toma del inventario general de activos fijos y bienes menores.

5.2.4 El Jefe de Control de Inventarios es designado por la jefatura de Logística y es el responsable del cumplimiento de lo establecido en la presente norma y de la supervisión de la acción de toma de inventarios y sus resultados.

5.2.5 Es obligación de todo trabajador a quien se le haya asignado individualmente un bien, el firmar la Ficha de Verificación del Inventario, una vez concluida la toma del inventario de los bienes a su cargo, salvo que pueda evidenciar alguna situación de no conformidad en dicho documento.

5.2.6 Es obligación de todo jefe de una dependencia, el firmar la Ficha de Verificación del Inventario, una vez concluida la toma del inventario de los bienes de uso común o que no hayan sido asignados individualmente a ningún trabajador y que estén ubicados en el ámbito de su jurisdicción, salvo que pueda evidenciar alguna situación de no conformidad en dicho documento.

5.2.7 Cada trabajador responsable directo de la existencia, permanencia y custodia de bienes en uso, deberá tomar las providencias del caso para presentar todos los bienes al equipo inventariador facilitando su trabajo.

5.2.8 Los jefes de cada oficina o planta sujeta a inventario, supervisarán la labor del equipo inventariador a fin de que se lleve adelante el proceso de inventario en la forma más adecuada y ágil posible, facilitando a dicho equipo toda la información pertinente así como las características técnicas especiales de los bienes de ser el caso.

5.2.9 Los informes y base de datos presentados como resultado final del inventario deberán llevar el V°B° de la Jefatura de Logística, como responsable del proceso de la toma de inventarios de activos fijos, a efectos de validar todos los actos posteriores derivados de dicha acción.

5.3.- NORMAS PARA LA PREPARACION DEL INVENTARIO.-

5.3.1.- Secuencia del inventario: El inventario se efectuará por Sede y dentro de ella siguiendo el ordenamiento del Plan Contable General de la Empresa de acuerdo al tipo de inventario o bien como sigue:

SEDE:

Almacen Principal - Tienda de Venta - Pequeña

Local - Lima La Victoria

Local - Trujillo

Local - Piura

Local - Arequipa

Local - Cuzco

Local - Huancayo

Local - Iquitos

Local - Trujillo

Local - Piura

Local - Arequipa

Local - Cuzco

Local - Huancayo

Local - Iquitos

5.3.2.- Cronograma de trabajo: El inventario se realizará a partir del mes de Diciembre y contara con 3 días útiles para inventarios o activos transitorios, y 5 días útiles para activos fijos.

5.3.3.- Equipo inventariador: En todos los casos el equipo inventariador estará conformado por:

- Coordinador General (Jefe de Logística).

- Coordinador de Inventarios (Jefe de control de inventarios)

- Coordinador de Gerencia (Auditor)

- Jefe de equipo

- Personal de inventariadores (asignados por Jefe de persona)

5.3.4.- Materiales de inventario: Los Equipos de Inventario contarán con el material proporcionados por COFISA, los que se detallan a continuación:

- Base de Datos: En forma impresa y en medio magnético, conteniendo el total de los bienes del activo fijo y bienes menores de propiedad de la empresa

- Fichas de Verificación del Inventario: En base al registro del Activo Fijo se emitirán las fichas técnicas

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