PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO

PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO

FISICO DE ALMACEN

OBJETIVOS

 Planificar la realización del inventario físico en los almacenes de la Empresa.

 Preparar el material necesario para la toma de inventario físico.

 Organizar la toma de inventario físico de almacén de tal manera que el mismo se lleve a cabo utilizando criterios de racionalidad, eficiencia y economía.

FINALIDAD

Determinar la existencia física de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales de propiedad de la Empresa que se encuentren almacenados en los diferentes Almacenes o Depósitos . Dicha verificación deberá ser contrastada con las existencias que figuran en los registros contables de la empresa a la fecha del inventario.

ALCANCE

La presente norma alcanza a los Dpto. de Contabilidad y Logística.

NORMAS

1. Definiciones

Inventario físico de almacén

Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales almacenados, apreciar su estado de conservación y condiciones de seguridad.

Se tienen los siguientes tipos de inventario:

a) Inventario general

Denominado también inventario masivo, incluye a todos los bienes almacenados en los diferentes ambientes o depósitos de la empresa y sirve de sustento a los Estados Financieros de la entidad. Este inventario requiere de un apropiado programa y se realiza por lo menos una vez en cada ejercicio.

El inventario general normalmente se efectúa cerrando las operaciones del almacén por uno o varios días, pudiendo realizarse también en movimiento tomando las precauciones que se señalan en la presente norma.

b) Inventario selectivo

Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se mantienen al día así como para verificar que las existencias físicas concuerden con las tarjetas de control visible de almacén y los registros físico - valorados correspondientes.

Se realiza sin paralizar las actividades de almacén pudiendo o no bloquear temporalmente la documentación y el despacho del grupo de bienes objeto del inventario por el plazo que dure el mismo.

c) Inventario al barrer

Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a efectuar el inventario empezando por un punto determinado del almacén efectuando el conteo de todos los bienes encontrados sin excepción.

2. Normas generales:

a) La Gerencia de Administración y Finanzas es la encargada de disponer la oportunidad en que deba realizarse el Inventario General.

b) El Contador General es el responsable de la toma del Inventario General de existencias de los almacenes de la Empresa.

c) Los jefes de equipo designados por el Contador general para el inventario de cada uno de los Almacenes y/o depósitos son responsables del cumplimiento de las normas y procedimientos de inventario a que se refiere la presente norma.

d) La Gerencia de Administración y Finanzas en los casos que se requiera, podrá disponer se efectúe inventarios selectivos, siguiendo las mismas normas que se señalan para el Inventario General en la parte que le sea aplicable.

PROCEDIMIENTOS:

PROGRAMACION DEL INVENTARIO

Paso 1:

La Gerencia de Administración y Finanzas dispondrá la oportunidad en que deba realizarse el Inventario General, que de preferencia deberá ejecutarse en la segunda quincena del mes de Diciembre de cada año.

Paso 2:

La Gerencia de Administración y Finanzas en función al plazo establecido fijará el cronograma de inventario para todos los almacenes que cuenta la empresa.

PREPARACION DE INVENTARIO

Paso 3:

El Contador General comunicará mediante Memorándum dirigido al Dpto. de Logística la ejecución del inventario con indicación de la fecha, hora y lugar, así como las demás instrucciones que se consideren necesarias.

Paso 4:

El jefe de Logística procederá a:

• Dispondrá se preparan los almacenes para la toma de inventario poniendo especial énfasis en el orden y limpieza.

• Designará al personal que deberá atender al equipo de inventario.

• Adoptará las acciones pertinentes para contar con medios adecuados para la realización eficiente del inventario.

Paso 5:

El Dpto. de Contabilidad, teniendo en cuenta la planificación efectuada sobre los inventarios a realizarse dispondrá:

• El nombramiento de los jefes de equipo por Almacén así como la conformación de los grupos para el proceso de inventario.

• Entregará al personal de inventario la Hoja de Instrucciones para la Toma de Inventario

• Entregará al equipo de inventario las fichas de toma de Inventario

• Coordinará con el Dpto. de Logística la movilidad y la entrega de útiles de inventario y otros elementos necesarios para efectuar la labor.

Paso 6:

El jefe del Dpto. de Contabilidad cursará con la anticipación pertinente, un memorándum de nombramiento y notificación a los jefes de equipo con la finalidad de que estos se encuentren listos para efectuar la labor requerida.

Paso 7:

El jefe de equipo verificará que el proceso mecanizado de información del almacén a su cargo, se encuentre debidamente al día , lo que permitirá verificar la existencia de los ítems de almacén según registros.

Paso 8:

El Contador general y los jefes de equipo se reunirá con el personal que efectuará la toma de inventario y explicará los mecanismos, procedimientos y demás instrucciones necesarias para efectuar la labor debiendo absolver las dudas que pudiera tener el equipo de inventario. En esta reunión previa se designará los grupos de trabajo así como la estrategia y forma de efectuar la labor en el almacén indicado. Se entregará asimismo el material de trabajo necesario para la labor de campo a realizar.

EJECUCION DE INVENTARIO

Paso 9:

En el día, lugar y hora señalados se reunirán el jefe de equipo con el personal a su cargo presentándose ante el titular del almacén por inventariar, con la autorización correspondiente, dejando copia de la misma al encargado de dicho almacén.

Paso 10:

• El jefe de Inventario o el jefe de equipo en su caso dará las instrucciones necesarias sobre el movimiento de almacén al almacenero con el objeto de poder efectuar la labor sin ningún

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