PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR UN INVENTARIO

PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR UN INVENTARIO

INTRODUCCION

El inventario es quizá el activo más valioso con que cuenta una empresa. Sin embargo, muchas empresas no reconocen la importancia que éste tiene. Su manejo se encuentra en manos de personas que no cuentan con todas las herramientas necesarias para lograr resultados óptimos.

Para administrar eficientemente y lograr un adecuado manejo de los inventarios de una empresa, es necesario responder a dos preguntas básicas:

¿Cuánto se debe pedir cada vez que se va a renovar el inventario de un producto?

¿Cuándo se debe renovar el inventario de un producto?

El modelo cuantitativo de la Cantidad Económica de Pedido, conocido como CEP, permite encontrar la respuesta a estas dos interrogantes.

PERCO, empresa dedicada a la distribución de perfumes y cosméticos en Guatemala, desea implementar la política de administración de inventarios que mejor se ajuste a sus necesidades, y que al mismo tiempo le permita optimizar sus recursos.

Para poder ayudar a la empresa a alcanzar este importante objetivo fue necesario investigar todo lo referente al concepto de la "Administración de Inventarios". Después se hizo un estudio de la empresa: sus objetivos y su situación actual. Por último, se aplicó el modelo cuantitativo de la Cantidad Económica de Pedido.

Mediante un análisis de los resultados obtenidos fue posible recomendar a la empresa sobre los cambios que debe implementar para lograr un óptimo manejo de sus inventarios.

CAPITULO 1

LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

1. Definiciones

El inventario consta de aquellos bienes tangibles, propiedad de una entidad, que se tienen para la venta y/o para usarse en la producción de bienes y servicios.

La mercancía que una empresa tiene disponible para la venta normalmente se convierte en efectivo dentro de un período menor de un año, por lo que se considera como un activo corriente o circulante. Cuando se tienen cantidades excesivas que no se esperan vender o usar dentro del ciclo normal del negocio, dichas existencias pueden considerarse como activos no circulantes.

La administración de inventarios comprende la determinación de los procedimientos óptimos de adquisición de existencias de artículos para satisfacer la demanda futura.

2. Base de Valuación

La base primaria de valuación de los inventarios es el costo. En el costo se deben incluir todos los desembolsos de adquisición, de conversión, y otros desembolsos directos e indirectos en que sea necesario incurrir para que un artículo esté listo para venderse.

3. Métodos para determinar el costo

1. Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)

Este método se basa en el supuesto de que los productos son consumidos o vendidos en el orden en que ingresan al inventario. La característica de este método es que el inventario final queda valuado al costo de las compras más recientes y al costo de ventas se le aplican los costos más antiguos. Es aconsejable usar este método cuando existe una tendencia decreciente en los precios de compra.

2. Ultimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)

Este método se basa en el supuesto de que los últimos productos ingresados al inventario son los que primero se consumen o venden. El inventario final queda valuado a costos antiguos de compra o producción y al costo de ventas se aplican los costos más recientes. Es aconsejable utilizarlo en épocas de alza de los precios de compra.

3. Promedio Móvil o Promedio Ponderado

Este método se basa en el supuesto de que los productos en el inventario llegan a mezclarse de tal manera que las unidades usadas o vendidas se toman tanto del inventario inicial como de las compras del período.

Se calcula un promedio ponderado, utilizando el número total de unidades. El promedio resultante es el costo unitario de las unidades del inventario y de las unidades vendidas o consumidas.

4. Identificación Específica

Para valuar el inventario se utiliza el costo específico de compra o producción de cada artículo. Es aplicable en empresas donde es factible distinguir plenamente un artículo de otro. Se puede utilizar para valuar vehículos, joyas, pinturas, esculturas, vestidos de diseños exclusivos, etc.

5. Al detalle o por menor

Es un método en que se establecen los precios de venta al detalle o por menor de los artículos adquiridos, con base en la aplicación de porcentajes predeterminados de márgenes sobre los costos. Se registran y controlan las existencias a ese precio de venta al detalle.

La aplicación de este método es adecuada en aquellos negocios que manejan dentro de sus inventarios una gran cantidad de artículos, tales como los supermercados, cadenas de almacenes, etc.

Puede utilizarse una combinación de los métodos mencionados anteriormente, para diferentes grupos o clasificaciones de inventarios en una empresa en particular. Sin embargo, es preferible usar un solo método.

Los cambios en los niveles de precio o demanda, la obsolescencia y deterioro físico pueden provocar que el precio de un activo sea menor que el costo registrado contablemente. En este caso, la base de contabilización del inventario debe apartarse del principio de costo, reduciendo el inventario a su valor de mercado.

4. Características

1.4.1 Cantidad

La cantidad de artículos en un inventario se determina contando, midiendo o pesando dichos artículos.

1.4.2 Calidad

En un mismo inventario pueden existir artículos que no son igualmente vendibles ya que difieren en el grado de calidad. Esto puede darse cuando los artículos son obsoletos, o cuando se encuentran dañados o fuera de uso. Es indispensable determinar la calidad y el estado del inventario.

1.4.3 Propiedad

La propiedad de los artículos de un inventario se puede determinar de las siguientes formas:

a. Artículos comprados, por los que se tiene un título de propiedad, aunque no se hayan recibido: mercadería en camino.

b. Artículos comprados, por los que se tiene un título de propiedad, y que se encuentran disponibles en la bodega.

c. Artículos enviados a consignación a terceras personas: se incluyen en el inventario.

d. Artículos recibidos en consignación: se excluyen del inventario.

1.4.4 Valor

El valor consiste en la asignación de los costos reales a cada uno de los artículos que componen un inventario.

1. Razones principales para mantener un inventario

Los inventarios agregan al producto utilidad de tiempo, lugar y cantidad. Aquel producto que no está en

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