Procedimiento cierre de inventario

PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DEL 31.12.2003

Con relación al objeto de cuadrar la existencia de fin de mes de los centros Belloto, Coquimbo (Balmaceda),Ovalle y Copiapó es que por ser un Inventario Auditado se debe tener en cuenta un mayor cuidado con la existencia, para lo cual se han destinado procedimientos para el cierre.

OBJETIVO

Primero que todo, se debe aclarar que el móvil básico es llegar a fin de mes con datos exactos de cuanto es la diferencia entre el físico y el dato de existencia de SAP.

Para este inventario se efectuara el dia 02 de Enero 2004 a las 06:00 hrs en Belloto y a las 07:00 hrs en los centros del Norte.

 Realización en etapas

A: Centro Belloto 

1. Se toma como base  para el inventario que el dia 01 de Enero no se trabaje , y que los móviles vengan a liquidar a la planta Belloto con las cargas que salieron el dia 31 de Diciembre. Si por necesidad se llegara a disponer que algún móvil este de emergencia, para el dia primero, este deberá quedar lleno con las guías con fecha Diciembre (Francisco Elgueta)

1. Para los camiones de granel se dejara uno lleno por si saliera alguna emergencia de algún cliente que tenga problema de quedar sin gas. De todas maneras sé esta gestionando con los clientes granel de llenar los estanques antes de fin de mes (Caroline Arancibia)

1. La Srta. Maritza Córdova será la persona que deberá entregar corte documentario de la ultima guía de Rampa hacia la zona norte y de los móviles, también se esta gestionando con ella de no hacer traspaso de cilindros en los últimos días de mes ,teniendo cuidado de no dejar Guías en traspaso de centros, se gestiona con las personas encargadas de las zonales de no pedir Rampla en los últimos días de Diciembre.

1. La Srta. Sandra Quezada será la persona encargada de informar de las liquidaciones como corte documentario, y del estado de proceso.

1. En planta no se trabajará el día primero, esto quiere decir que los movimientos del dia 31  de Diciembre serán el mismo del dia 02 de Enero

1. Para el inventario se contara con Juan Rivas encargado operacional de la toma inventario, mas las personas asignada por Auditoria externa y Contabilidad.

B: Centro Valparaíso 

1. Para el centro Valparaíso en acuerdo con Alexis Saint Laurence se liquidara los    móviles con fecha 31 hasta 17:00 hrs, se dejaran cargado con el Mix correspondiente a cada móvil (20 en total), posteriormente Alexis entregara el total de Mix al Departamento Contabilidad, donde esta existencia corresponde al 31 de Diciembre como centro Valparaíso, si hay venta posterior a las 17:00 hrs se liquidaran con fecha 2004

C: Centro Coquimbo

1. Para el centro Coquimbo-Baquedano se designa al Sr.Cesar Herrera como el encargado que certificará el Inventario y el Sr. Sergio Vásquez en centro Ovalle, la Srta. Jessica Gómez será la encargada de dar el corte documentario de las liquidaciones del centro Ovalle y Coquimbo (Granel, envasado, autoventa.)

1. Se dejara establecido que para las Rampla no se estén abasteciendo en los últimos días del mes, Cesar será la persona encargada de coordinar el abastecimiento para los dos centros a su cargo.

D Centro Copiapó

1. Para este centro se designa a Víctor Fuentes como la persona que supervisara el Inventario , también se tendrá cuidado de no pedir gas en los últimos días.

1. La Srta. Yanira Villalobos será la persona que entregara a Víctor Fuentes hasta que día tiene liquidado, junto con el corte documentario de la última guía recibida y despachada.

1. Este inventario se realizara al las 07:00 hrs entre la persona que supervisa y el personal de Bodega,

Conclusiones

• Primero se debe resaltar que al analizar  las distintas etapas no debiera haber problemas, también se conversa en forma individual con cada una de las personas involucradas.

• De lo anterior se puede concluir que el resultado de los inventarios stock Físico de fin de mes, es el resultado de la cuadratura del sistema Sap al día 31 de Diciembre.

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