PROCEDIMIENTOS PARA EL CIERRE DEL EJERCICIO

PROCEDIMIENTOS PARA EL CIERRE DEL EJERCICIO

Paso No. 1: Observar la fecha y hora de cierre

Las entidades están obligadas a observar en forma estricta la fecha y hora de cierre establecida tanto para el aspecto presupuestario como para el contable.

Paso No. 2: Coordinación interna

La Dirección de Administración y Finanzas de cada entidad será la encargada de realizar las coordinaciones necesarias para que las áreas de compras y proveeduría, presupuesto, tesorería y contabilidad, efectúen las acciones que les corresponda para posibilitar el cierre de manera organizada.

Paso No. 3: Revisión de la información presupuestaria y financiera

Es requisito importante e indispensable la revisión de los informes presupuestarios y financieros antes de proceder al cierre para garantizar su integridad y confiabilidad. Incluye la verificación del estado de trámite en que se encuentran los distintos documentos fuente que requieren ser procesados en el mes de diciembre del año vigente. El análisis se centrará en los siguientes aspectos:

• Análisis y revisión de la Información presupuestaria:

- Estado de contratos por ejecutar

- Compromisos pendientes de devengado

- Compromisos devengados pendientes de pago

• Análisis y revisión de la información financiera

- Forma y contenido de los Estados Financieros, según lo establecido en los reglamentos para la preparación de información financiera.

- Movimientos y saldos de las cuentas del mayor general

- Movimientos y saldos de las cuentas auxiliares (tablas relacionadas)

- Revisión de los plazos para la presentación por parte de las dependencias de documentos fuente materia de contabilización (ejemplo: Recepciones de bienes en el Almacén).

- Revisión del registro completo de transferencias recibidas del Tesoro

Nacional

- Revisión del registro de remesas internas de bienes y fondos entre la sede ministerial y sus dependencias

• Inventarios y conciliaciones

- Inventario de bienes en los almacenes

- Inventario de activo fijo

- Conciliación de cuentas corrientes bancarias

- Conciliación de cuentas por cobrar

- Conciliación de cuentas por pagar

- Conciliación de inversiones

- Conciliación de cuentas de enlace: Traspasos y remesas (Conciliación de las gestiones de cobro tramitadas al Tesoro Nacional y pendientes de pago al 31 de diciembre del año vigente)

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