PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO

1.0 FINALIDAD

Determinar la existencia física de los bienes y materiales propiedad de la Empresa que se encuentren en los diferentes Almacenes o Depósitos.

Dicha verificación deberá ser contrastada con las existencias que figuran en los registros contables de la empresa a la fecha del Inventario.

2.0 OBJETIVOS

a) Planificar la realización del inventario físico en los almacenes de la Empresa

b) Preparar el material necesario para la toma de inventario físico

c) Organizar la toma de inventario físico de almacén de tal manera que el mismo se lleve a cabo utilizando criterios de Racionalidad, Eficiencia y Economía

3.0 ALCANCE

La presente circular alcanza a los Departamentos de Contabilidad y Logística

4.0 BASE LEGAL

Artículo 86 Fracción V de la Ley del Impuesto Sobre la Renta

5.0 APROBACIÓN Y DIVULGACIÓN

- Aprobación: Por Gerencia General

- Divulgación: Por Contraloría

6.0 NORMAS

6.1 DEFINICIONES

a) Inventario físico de almacén

Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real de los productos y materiales almacenados, apreciar su estado de conservación y condiciones de seguridad

Se tienen los siguientes tipos de inventarios:

* Inventario General

Denominado también inventario masivo, incluye Todos los Bienes almacenados en los diferentes ambientes o depósitos de la Empresa y sirve de sustento a los Estados Financieros de la Entidad.

Este inventario requiere de un programa apropiado y se realiza por lo menos una vez en cada ejercicio.

El inventario general normalmente se efectúa cerrando las operaciones de almacén por uno o varios días, pudiendo realizarce tambien en movimiento tomado las precauciones que se señalan en la presente Norma.

* Inventario Selectivo

Comprende un grupo de bienes previamente seleccionados.

Se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se mantienen al día así como para verificar que las existencias físicas concuerden con las tarjetas de control visible de almacén y los registros físicos -valorados- correspondientes.

Se realiza sin parar actividades de almacén pudiendo o no bloquear temporalmente la documentación y el despacho del grupo de bienes objeto del inventario por el plazo que dure el mismo.

* Inventario al Barrer

Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a efectuar el inventario empezando por un punto determinado del Almacén efectuando el conteo de todos los bienes encontrados sin excepción.

6.2 NORMAS GENERALES

6.2.1 La Gerencia General es la encargada de disponer la oportunidad en que deba realizarce el Inventario General

6.2.2 El Contador General es el responsable de la toma del Inventario General de existencias de los Almacenes de la Empresa.

6.2.3 Los Jefes de Equipo designados por el Contador general para el inventario de cada uno de los Almacenes y/o depósitos son responsables del cumplimiento de las normas y procedimientos de inventarios a que se refiere la presente Circular.

6.2.4 La Gerencia General en los casos que se requiera, podrá disponer se efectúen inventarios selectivos, siguiendo las mismas normas que se señalan para el inventario general en la parte que le sea aplicable.

7.0 PROCEDIMIENTOS

7.1 PROGRAMACION DEL INVENTARIO

Paso 1 La Gerencia General dispondrá la oportunidad en que debe realizarce el Inventario General, que de preferencia deberá ejecutarse en la Segunda Quincena del mes de Diciembre de cada año.

Paso 2 La Gerencia General en función al plazo establecido fijará el programa de Inventario para todo el Almacén

7.2 PREPARACION DE INVENTARIO

Paso 3 El Contador General comunicará mediante Memorándum dirigido al Encargado de la Logística la ejecución del Inventario con indicación de la fecha, hora y lugar, así como las demás instrucciones que se consideren necesarias.

Paso 4 El encargado de la Logística procederá a:

* Disponer se prepare el Almacén para la toma de Inventario poniendo especial énfasis en el orden y limpieza.

* Designar al personal que deberá atender al equipo de inventario

* Adoptar las acciones pertinentes para contar con medios adecuados para la realización eficiente del inventario.

Paso 5 El departamento de Contabilidad, teniendo en cuenta la planificación efectuada sobre los inventarios a realizarce dispondrá:

* El nombramiento de los Jefes de Equipo por Área de Almacén así como la conformación de los grupos para el proceso de inventario.

* Entregará al personal del Inventario la Hoja de Instrucciones para la Toma del Inventario

* Entregará al equipo de inventario las formas de toma de inventario

* Coordinará con el Encargado de Logística la movilidad y la entrega de útiles de inventario y otros elementos necesarios para efectuar la labor.

Paso 6 El Jefe de Contabilidad cursará con la anticipación pertienente, un memorándum de nombramiento y notificación a los jefes de Equipo con la finalidad de que éstos se encuentren listos para efectuar la labor requerida.

Paso 7 El jefe del Equipo verificará que el proceso mecanizado de información del Área a su cargo, se encuentre debidamente al día, lo que permitirá verificar la existencia de los items de almacén según registros.

Paso 8 El Contador General y los Jefes de Equipo se reunirán con el personal que efectuará la toma de Inventario y explicará los mecanismos, procedimientos y demás instrucciones necesarias para efectuar la labor debiendo absolver las dudas que puediera tener el equipo de Inventario.

En ésta reunión previa se designará los grupos de trabajo así como la estrategia y forma de efectuar la labor en el Área del Almacén indicada.

Se entregará así mismo el material de trabajo necesario para la labor de campo a realizar.

7.3 EJECUCIÓN DEL INVENTARIO

Paso 9 En el día, lugar y fecha señalados se reunirán el jefe de equipo con el personal a su cargo preséntándose ante el titular del almacén por inventariar, con la autorización correspondiente, dejando copia de la misma al encargado del Almacén.

Paso 10 El Jefe de Inventario o el Jefe de Equipo en su caso dará las Instrucciones necesarias sobre el movimiento de almacén al Encargado del mismo con el objeto de poder efectuar la labor sin ningún

...