INSTRUCTIVO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS

INSTRUCTIVO SUGERIDO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS FISICOS DEL ÁREA

DE ALMACEN.

1. Labores previas a la toma física de inventario

Como parte de los procedimientos necesarios para lograr el éxito en una toma física de inventarios, es necesario coordinar previamente a la ejecución del mismo, entre otros, los siguientes aspectos:

1.1 Divulgación y sensibilización del instructivo

Divulgación y socialización de los instructivos a todo el personal que intervendrá en la toma física de los inventarios, con el fin de lograr una sensibilización por parte del personal involucrado sobre sus roles y responsabilidades y al mismo tiempo lograr un alto grado de empoderamiento para el desarrollo a cabalidad de las funciones asignadas.

1.2 Programación del inventario

Se debe preparar y enviar, días previos al inventario físico, un memorando a las personas que van a participar como coordinadores en el inventario, más no a los encargados de las áreas en las cuales se efectuará el inventario, el cual debería incluir una definición clara de los siguientes puntos:

9 Áreas a inventariar.

9 Fecha del inventario y fecha de corte.

9 Personal encargado del conteo, detallando las parejas y los funcionarios encargados de la mesa de control.

9 Horario del inventario.

9 Fecha de cierre de operaciones y despachos.

1.3 Distribución de la bodega o almacén

Es necesario que previa las realizaciones del inventario, la bodega o el almacén se encuentre en condiciones óptimas para la ejecución de la toma física, verificando entre otros los siguientes aspectos:

Verificación de la disposición del almacén para la ejecución de la toma física deinventario mediante recorrido previo por las diferentes áreas a ser inventariadas.

Verificación de la adecuada ubicación de cada una de las referencias en formahomóloga por cada una de las estanterías.

9 Evaluación de las condiciones de aseo y seguridad para la ejecución del inventario.

9 Disposición de materiales, herramientas y equipos requeridos para la ejecución de la toma física del inventario, tales como guantes, cinturones de seguridad gafas, cascos, grúas, escaleras, montacargas. Entre estos se incluyen los materiales para la adecuada ejecución de la toma física, tales como tablas de apoyo, lapiceros, hojas adicionales, y demás papelería necesaria para su realización.

9 Se debe efectuar un reconocimiento y verificación de la implementación de las medidas de protección y conservación no solo del inventario físico depositado en el almacén sino también de las medidas de protección y seguridad industrial para los empleados que intervienen en la administración del inventario.

9 Es necesario igualmente que se realice la verificación de la eliminación de marcas que den indicación de las cantidades existentes en forma previa a la ejecución de la toma física del inventario, tales como la eliminación de marcaciones anteriores, etiquetas u cualquier otro método empleado.

1.4 Registro total de movimientos de inventario

Es indispensable que la Compañía garantice antes de efectuar el inventario el registro íntegro y exacto de la totalidad de documentos que representen movimientos de existencia del inventario, tales como ventas o compras, traslados de bodega, devoluciones y ajustes y cualquier otro documento que represente movimientos de inventarios de almacén.

1.5 Recepción y entrega de repuestos y accesorios

Como parte de los procedimientos de control necesarios para la adecuada realización de los procedimientos de toma física de inventarios, es necesario realizar una clasificación del inventario que corresponde a:

9 Ítems facturados o despachados a clientes y no entregados en forma oportuna

9 Bienes recibidos de proveedores y no ingresados en el sistema o desempacados para ubicación en estanterías.

9 Bienes en consignación recibidos de proveedores o clientes.

9 Ítems en garantía o pendientes de reclamación.

Sobre estos conceptos es necesario que se realice la separación física del resto del inventario de almacén propiedad de la Compañía. Una vez efectuada su separación se deberá anexar copia de factura de venta o factura de compra al proveedor.

1.6 Movimientos de mercancía

Es importante establecer los mecanismos de control necesarios para evitar la realización de movimientos de inventario (ventas, compras, traslados, despachos y recepciones de mercancías) durante la ejecución de los procedimientos de conteo físico de inventarios y control de existencias.

Entre los procedimientos de control se podrá realizar el establecimiento de fechas límite por parte del almacén para ventas al público y realización de despachos de repuestos a taller o recepción de mercancías a proveedores.

1.7 Inventario obsoleto, deteriorado y de baja rotación

Es indispensable que previo a la realización de la toma física del inventario, se realice la identificación de aquellos ítems que presentan condiciones de deterioro, obsolescencia y baja rotación, de acuerdo a los criterios definidos por parte de la dirección de la Compañía, con el fin de poseer un control especifico de estos ítems, logrando su valoración par la toma de decisiones sobre disposición de los mismos.

Es recomendable que sobre aquellos ítems en los cuales el grado de deterioro y obsolescencia dificulten la gestión de comercialización y se haya determinado la posibilidad de dar de baja, deberá ser retirado del inventario y contabilizado en forma aislada, generando planillas de control independiente.

1.8 Coordinación del inventario

La coordinación del inventario estará en cabeza de la revisoría fiscal, la administración facilitará los recursos y deberá:

9 Obtener con anticipación un listado que contenga la descripción y el respectivo código de los inventarios en el almacén debidamente actualizado a la fecha de la toma física, con el fin de elaborar adecuadamente los tiquetes o planillas de inventario. Dichas planillas no deben incluir las cantidades del kardex y deben estar clasificadas por estantes.

9 Seleccionar parejas de conteo, teniendo en cuenta que sean personas responsables, idóneas y con algún nivel de conocimiento en las áreas a inventariar,

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