Toma de inventario de existencias

Toma de inventario de existencias

DEFINICIÓN

La toma de Inventario de existencias es una estadística física o conteo de los bienes existentes en una organización para identificarla y confrontarla contra la existencia registrada en los libros.

Este proceso requiere de una verificación periódica de las existencias del Activo Fijo con que cuenta una organización a efecto de comprobar el grado de eficacia en la administración y control de sus bienes.
El inventario es importante por las siguientes razones:

Permite verificar las diferencias entre los registros en libros y la existencia física. 

Permite verificar las diferencias entre existencias físicas contables en valores monetarios.

Proporciona la aproximación de valores totales de las existencias contables para efectos de balances.

FINALIDAD

Verificar que los importes y unidades que se muestran en los estados financieros como inventarios de: Materias Primas, Materiales de Envase y Empaque, Producción en Proceso, Productos Semi-terminados, Productos Terminados, Productos en Recuperación, Herramientas, Refacciones y Accesorios e Inventarios en Poder de Terceros, estén efectivamente representados por las existencias físicas que se encuentran en los almacenes. Dicha verificación deberá ser contrastada con las existencias que figuran en los registros contables de la empresa a la fecha del inventario.

OBJETIVOS

1. Que los artículos existan físicamente.
2. Que las cantidades registradas coincidan con las cantidades en existencia a la fecha del inventario.
3. Que los artículos que componen el inventario se encuentren en condiciones aptas para su venta. 

ALCANCE

Alcanza a los Dpto. de Contabilidad y Logística (Dirección de materiales y producción).

PROCEDIMIENTOS

PROGRAMACION DEL INVENTARIO

1. La Gerencia de Administración y Finanzas dispondrá la oportunidad en que deba realizarse el Inventario General, que de preferencia deberá ejecutarse en la segunda quincena del mes de Diciembre de cada año.

1. La Gerencia de Administración y Finanzas en función al plazo establecido fijará el cronograma de inventario para todos los almacenes que cuenta la empresa.

PREPARACION DE INVENTARIO

1. El Contador General comunicará mediante Memorándum dirigido al Dpto. de Logística la ejecución del inventario con indicación de la fecha, hora y lugar , así como las demás instrucciones que se consideren necesarias.

1. El jefe de Logística procederá a :

• Preparará los almacenes para la toma de inventario poniendo especial énfasis en el orden y limpieza.
• Designará al personal que deberá atender al equipo de inventario.
• Adoptará las acciones pertinentes para contar con medios adecuados para la realización eficiente del inventario.

1. El Dpto. de Contabilidad, teniendo en cuenta la planificación efectuada sobre los inventarios a realizarse dispondrá:

• El nombramiento de los jefes de equipo por Almacén así como la conformación de los grupos para el proceso de inventario.
• Entregará al personal de inventario la Hoja de Instrucciones para la Toma de Inventario
• Entregará al equipo de inventario las fichas de toma de Inventario
• Coordinará con el Dpto. de Logística la movilidad y la entrega de útiles de inventario y otros elementos necesarios para efectuar la labor.

1. El jefe del Dpto. de Contabilidad cursará con la anticipación pertinente, un memorándum de nombramiento y notificación a los jefes de equipo con la finalidad de que estos se encuentren listos para efectuar la labor requerida.

1.  El jefe de equipo verificará que el proceso mecanizado de información del almacén a su cargo, se encuentre debidamente al día, lo que permitirá verificar la existencia de los ítems de almacén según registros.

1.  El Contador general y los jefes de equipo se reunirán con el personal que efectuará la toma de inventario y explicará los mecanismos, procedimientos y demás instrucciones necesarias para efectuar la labor debiendo absolver las dudas que pudiera tener el equipo de inventario. En esta reunión previa se designará los grupos de trabajo así como la estrategia y forma de efectuar la labor en el almacén indicado. Se entregará asimismo el material de trabajo necesario para la labor de campo a realizar

EJECUCIÓN DE INVENTARIO

1. En el día, lugar y hora señalados se reunirán el jefe de equipo con el personal a su cargo presentándose ante el titular del almacén por inventariar, con la autorización correspondiente, dejando copia de la misma al encargado de dicho almacén.

1. El jefe de Inventario o el jefe de equipo en su caso dará las instrucciones necesarias sobre el movimiento de almacén al almacenero con el objeto de poder efectuar la labor sin ningún tipo de complicaciones. En este paso el almacenero deberá transportar los materiales pendientes de entrega a la zona de despacho debiendo estos corresponder a los de las notas de salida del corte documentario. En el caso de los materiales pendientes de ingreso a la fecha del corte documentario, deberán ser internados y ubicados en el lugar que les corresponda. En caso de que el inventario se efectúe en movimiento antes de proceder al ingreso o salida de un material, el almacenero deberá comunicar al jefe de equipo para que este proceda a controlar e inventariar los materiales que se procesan, debiendo este, en todos los casos anotar su visto en los documentos de almacén y anexo de corte documentario. El almacenero y su personal intervendrán en el inventario solo para indicar el lugar donde se encuentran ubicados los bienes y para aclarar aspectos requeridos por el equipo inventariador.

1. Seguidamente se procederá a efectuar el corte documentario debiendo firmar el jefe de equipo todas las notas de ingreso y salida que se encontrasen en proceso de trámite anotando en un documento denominado Corte de Inventario la relación de los documentos antes señalados y demás ocurrencias necesarias previas al inicio de la labor de conteo. Dicho documento será suscrito por el Contador general, jefe de equipo y encargado del almacén.

1. Una vez concluido el corte documentario, el encargado del almacén procederá a ingresar al sistema mecanizado las notas de ingreso y salida de almacén por tramitar que figuran el en documento Corte de Inventario. El jefe de equipo procederá a verificar el ingreso de esta información en el aplicativo de inventario, procediéndose a imprimir el listado oficial de toma de inventario el cual será emitido en los siguientes ejemplares:

• Original: Jefe de equipo
• Copia: Encargado de cada Almacén.

Los listados en mención serán desglosados una vez concluido el proceso físico de inventario.

1. Una vez concluido el corte documentario físico el personal inventariador procederá a ubicarse en los stands o zonas asignadas procediendo el conteo de los materiales de acuerdo a lo indicado en el instructivo recibido.

1. El inventario será al “ barrer “ y se realizará por parejas, donde uno contará y otro apuntará en las hojas de trabajo en filas debidamente ordenadas consignando los nombres de los inventariadores y la fecha en cada una de las hojas. El proceso de anotación deberá contener el código del ítem, la cantidad encontrada y el código de ubicación de ser el caso. Seguidamente la persona que cuenta anotará en la tarjeta de control visible la fecha de inventario, el término inventario en la descripción, la cantidad inventariada y un visto que evidencie la labor efectuada. En el caso de no existir o encontrarse deteriorada la tarjeta de control visible, recomendará al almacenero para que la sustituya. Al término del día se entregarán las hojas de trabajo al jefe de equipo quien las custodiará hasta el día siguiente.

1. Una vez concluida la labor de conteo de los materiales el personal inventariador suscribirá todas las hojas de trabajo procediendo a entregar el jefe de equipo dichos documentos. El jefe de equipo podrá ir requiriendo hojas de trabajo terminadas a medida que transcurre el inventario con la finalidad de ir adelantando su trabajo de centralización de datos.

1. El jefe de inventario o el jefe de equipo en su caso procederán al traslado de los datos contenidos en las hojas de trabajo al listado de control de inventario en original y copia siguiendo el procedimiento que se detalla:

• A. Se verificará la cantidad inventariada con el saldo que figura en el listado.
• B. En caso de encontrarse diferencia, inmediatamente se efectuará el reconteo en presencia del jefe de inventario y el jefe de almacén.
• C. De persistir la diferencia esta será refrendada por el jefe de inventario y el almacenero en la línea correspondiente del listado.

1. Terminada la labor de verificación, al final de los listados deberán suscribirlos necesariamente el encargado del Almacén y el jefe de equipo haciendo un resumen de los faltantes y sobrantes. Se procederá seguidamente a desglosar el listado en original y copia entregando al encargado del almacén el ejemplar que le corresponde.

1. Al finalizar el proceso de inventario físico el equipo de inventariadores entregarán al jefe de equipo el material de trabajo, quien a su vez lo entregará al Contador General. Toda la documentación de trabajo, base de constatación del inventario será archivada.

RESULTADO DE INVENTARIO  

El Estado de Resultados mostrara los ingresos derivados de las ventas logradas por la empresa y, los costos y gastos que se requirieron para generar los ingresos. La diferencia entre estos rubros (Ingresos por ventas menos costos y gastos) determinará la utilidad o la pérdida del ejercicio.

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