Toma De Inventarios

TOMA FISICA DE INVENTARIOS

La administración de la empresa tiene la responsabilidad de establecer procedimientos para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar los ajustes que surjan del conteo. La finalidad de realizar una auditoria de inventarios es evaluar y observar los procedimientos físicos y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario.

OBJETIVO:

Verificar la existencia y buen estado del inventario que se encuentra registrado en los estados financieros.

BUENAS PRÁCTICAS EN UN INVENTARIO FISICO:

a) Actividades previas al inventario

1. Definición de los equipos de trabajo que participarán en el inventario y de las personas que supervisaran cada equipo.

2. Elaboración y comunicación de las instrucciones del inventario a los equipos de conteo.

3. Ordenamiento previo del inventario.

4. Identificación del inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación.

5. Codificación del inventario.

6. Verificación física de la ubicación del inventario, de acuerdo a su codificación.

7. Impresión de existencia de inventarios.

b) Ejecución del inventario

1. Primer conteo físico.

2. Se llenan las hojas de inventario No 1

3. Segundo conteo físico por personal diferente al primer conteo.

4. Se llenan las hojas de inventario No 2

c) Verificación del conteo físico

1. Comparación de las hojas de inventario 1 y 2

2. Tercer conteo para las diferencias presentadas entre las tarjetas de inventario 1 y 2

3. Comparación del resultado final del inventario físico con el sistema

4. Investigación de las diferencias presentadas

5. Ajuste del sistema por funcionario de nivel adecuado que no tenga a su cargo la custodia del inventario (Gerente Financiero, Contralor. Etc.).

ALGUNAS FORMAS DE CUBRIR FALTANTES:

A continuación se enumeran algunos de los métodos con los que se pueden cubrir faltantes en la toma física, con el fin de tenerlos presentes al momento de realizar el inventario.

1. Incluir cajas vacías o con productos que no corresponden a la referencia.

2. Incluir productos que han sido dados de baja por la compañía por estar, dañados, obsoletos, descontinuados o con lenta rotación.

3. Incluir productos que no corresponden a la referencia.

4. Incluir en el inventario productos que no pertenecen a la compañía. Ejemplo, productos en custodia de la compañía.

5. Intercambiar referencias, es decir, referencia que están sobrando trasladarlas a productos que hacen falta.

6. Manipulación de equipos de medición. Ejemplo: Pesas.

7. Una inadecuada segregación de funciones. Ejemplo: Las personas que realizan el inventario, son las mismas que lo custodian.

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