TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

APLICACIÓN DE LA NIA 500, 505, 530 EN LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

NIA 500

Su objetivo es diseñar y aplicar procedimientos de auditoria de forma que permita obtener evidencia de auditoria suficiente y adecuada respecto a la existencia y condición del inventario para poder alcanzar conclusiones razonables parar basar su opinión

NIA 505

Su objetivo es que el auditor, use procedimientos de confirmación externa, es diseñar y desempeñar dichos procedimientos para obtener evidencia de auditoria relevante y confiable. La evidencia de auditoria que se obtiene como una respuesta escrita directa al auditor por parte de un tercero (la parte confirmante) en papel, medio electrónico u otro

NIA 530

El objetivo del auditor, al utilizar el muestreo de auditoria, es proporcionar una base razonable a partir de la cual alcanzar conclusiones sobre la población de la que selecciona la muestra.

Si el inventario es un rubro significativo en los estados financieros el auditor deberá de tener evidencia de auditoria suficiente y apropiada, respecto a la existencia y condición del inventario, tener confirmaciones externa de las compras de productos o materia primas que estén ingresadas en el inventario y obtener una muestra de ciertos productos para verificar el inventario.

La toma física de inventarios es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar la existencia real. Esta permite contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieras existir, y proceder los ajustes necesarios según sea el caso.

Uno de los procedimientos de la toma física del inventario son:

• Presencia en el conteo físico del inventario

• La toma del inventario se la debe realizar en tiempos o periodos determinados por la empresa.

• Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administración para registrar y controlar los resultados del conteo físico del inventario.

• Observar la realización de los procedimientos del conteo de la administración

• Inspeccionar el inventario

• Realizar pruebas físicas selectivas al recuento realizado por la compañía

• Realizar procedimientos de auditoria sobre las cifras de los registros finales de inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los resultados reales del conteo de inventario.

POLITICAS Y OBJETIVOS DE GESTION DE TOMA FISICA DE INVENTARIOS

POLÍTICAS

El propósito de contar de contar con un Control Físico de Inventarios, es el de asegurar que información disponible en los diferentes sistemas coincida con las existencias reales en forma confiable. Estos controles le permiten a los diferentes almacenes en su gestión lo siguiente:

• Manejo adecuado del espacio y costos.

• Una adecuada planeación para la reposición de stocks,

• La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los estados financieros.

• Respuesta efectiva a los clientes

El Control Físico de Inventarios:

Se inicia a partir de un inventario físico, que según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una acción integral y programada.

La dirección debe planear las actividades previas antes realizar un conteo físico, es importante tener claro las siguientes políticas para el proceso:

1. Establecer las fechas de cortes de los inventarios

2. Tener claro cuál es el sistema de inventario que maneja.

3. Las políticas contables y financieras

4. Disponer de los recursos tanto equipos, espacios como el talento humano

5. Disponer de los registros y sistemas de información.

6. Analizar los riesgos y planes de emergencia

7. Divulgación del procedimiento de toma física de inventario, previa iniciación del inventario

8. Cronograma de apertura

OBJETIVOS DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

• Cuantificar en valores y unidades los productos de acuerdo a su proceso PT (Producto terminado), PP (Producto en proceso), MP (Materia prima).

• Realizar los ajustes respectivos de acuerdo con la información recolectada en la toma de inventarios.

• Contar con cifras reales de acuerdo con los principios de contabilidad aceptados.

• Tomar medidas de seguridad y control de acuerdo con las anomalías de los inventarios encontrados.

• Ajustar los inventarios de acuerdo con la rotación de los productos.

• Reasignar zonas de ubicación según el comportamiento de los inventarios.

• Verificar los Códigos para en los ingresos y salidas de los productos y subproductos.

• Revisar facturas: Este trabajo, consiste en evaluar las cantidades y el costo de ingreso de los artículos recibidos, a través de la permanente revisión de facturas de compras y la razonabilidad de la descarga realizada por el personal del departamento de Costos.

• Planificar la estrategia operativa a seguir antes de realizar la toma física de los inventarios.

• Realizar la toma Física: Consiste en el conteo definitivo de los artículos existentes en el almacén, bodega o centros de distribución.

• Ajustar el Inventario: La unificación de listas de conteo, dará como resultado un cuadro comparativo que evidencie las cantidades realmente existentes en cada uno de los artículos y el saldo según sistema para ese mismo producto; las diferencias resultantes en la referida comparación permitirá establecer los ajustes necesarios.

• Alistar las paletas andamios y equipos

• Preparar las bodegas o instalaciones para la toma física de inventarios.

EL SISTEMA DE REVISIÓN CONTINUA

Consiste en actualizar el stock registrado de forma inmediata, después de cada transacción. Se maneja la información de entradas y salidas. Estos sistemas llegan incluso a lanzar pedidos a los proveedores de forma automática cuando el nivel de stock de un determinado artículo llega a un tipo establecido. A este nivel de stock es a lo que se denomina punto de pedido.

El sistema de revisión periódica:

En este caso las entradas y salidas de mercancías, no se registran. Para conocer el nivel de stock de cada momento y realizar pedidos se procede a realizar recuentos de cada producto cada cierto tiempo. Independientemente de estos recuentos periódicos, las empresas están obligadas a hacer un recuento de la totalidad de las existencias anuales.

CLASES DE STOCKS

Según las necesidades

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