PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA DE INVENTARIOS

I. Objetivo

Asegurar que los registros de inventario en el sistema ERP-SiMulti concuerden con el inventario físico real, estableciendo un sistema continuo que mantenga o supere el IRA establecido.

II. Vocabulario y/o Abreviaturas

2.1. IRA: Indicador que mide la exactitud de los registros de Inventarios físicos versus los registrados en el sistema (Inventory Record Accuracy)

2.2. Bin: Término genérico utilizado para especificar una ubicación única designada para el almacenamiento de materiales. Puede ser un contenedor de partes, una ubicación en piso, un rack de almacenamiento, por ejemplo.

2.3. Inventario: El inventario incluye todos los materiales utilizados para la venta y/o para producción, además de productos terminados entregados por el área de producción.

2.4. Conteo cíclico: Método de conteo que define zonas dentro del almacén para realizar conteos progresivos una o un conjunto de zonas a la vez.

2.5. Hit: Se considera un hit de inventario, cuando la cantidad física encontrada en la toma coincide con la cantidad esperada.

2.6. Equipo de Exactitud de Inventarios: Equipo formado por todo el personal de Almacén involucrado en el presente procedimiento y que es liderado por el Jefe de Almacén y los Responsable de Piso.

2.7. Inventario Inopinado: Aquella toma de inventario que no se encuentra programado, que se realiza de forma inesperada.

2.8. Toma en control ciego: Aquella toma de inventarios a realizarse sin ningún dato de la cantidad del producto a inventariar.

III. Política

N/A.

IV. Actividades

4.1. Elaboración del Cronograma de toma de Inventarios

Actividades Responsable

A. Elabora el FT-GS.LO.AL.001 "Cronograma de inventarios" teniendo en cuenta la criticidad de los materiales: rotación, forma de almacenaje y costo del producto y los recursos asignados para su la ejecución. El cual deberá ser coordinado con el Jefe de Almacén y Jefe de Logística para su aprobación.

B. El cronograma aprobado de inventario será enviado al Jefe de Almacén y Logística para su respectiva ejecución.

C. Para una toma de inventario inopinada, el Controller de Inventario deberá de comunicar y acompañar a la ejecución de la misma. Controller de Inventarios

4.2. Toma de Inventarios

Actividades Responsable

D. Revisa el cronograma de inventarios establecido y verifica los recursos asignados para su ejecución.

E. Debe de asegurarse que el personal que ejecuta la toma de inventario se encuentre entrenado en este procedimiento y en desarrollar las tareas que en él se detallan. De ejecutarse la capacitación debe quedar registrada en el FT-GG.OD.OD.04 "Acta de capacitación".

Jefe de Almacén

F. Verifica que el mal estado y las devoluciones del turno se hayan procesado (bloqueo de dañados e ingreso de devoluciones en el sistema), y que los movimientos realizados hasta el momento hayan sido registrados en el sistema. (ver procedimiento PR-GS.LO.AL.002"Recepción y despacho de materiales").

Nota: Todas las actividades que a continuación se detalle son las mismas a realizar para una toma de inventarios inopinada.

G. Imprime el FT-GS.LO.AL.002 "Control de Inventarios" y entrega a los Operadores de Piso designados (previo entrenamiento) para realizar la toma física de inventario. Responsable de Piso

H. Se Dirige hacia la zona en el que se encuentre el producto a inventariar según FT-GS.LO.AL.001 “Cronograma de Inventario”. En caso que el producto se encuentre distribuida en más de un almacén o piso, el proceso de toma de inventarios que se describe a continuación tendrá que llevarse a cabo en cada uno de ellos.

I. Identificar el o los “bines” en los que se encuentre la primera categoría perteneciente al primer producto a inventariar.

J. Inicia el conteo de la cantidad del producto a inventariar

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